Sales Operations Associate (m/w/d)

CeiliX ist ein Unternehmen mit über 12 Mitarbeitern, mehr als 800.000 € an Vorbestellungen und hat gerade einen Messepreis gewonnen. Wir entwickeln deckenbasierte mobile Roboter für die Lagerlogistik – die ersten ihrer Art, mit Systemen, die in der EU und den USA aktiv sind. Der Inbound-Bereich wächst rasant, und unser Head of BD benötigt eine zweite Unterstützung, damit keine Deals liegen bleiben.

Du bist die erste Anlaufstelle für fast jeden Kunden, der CeiliX findet. E-Mails an sales@ und info@ landen bei dir. Anfragen für Angebote und die Logistik von Messen werden von dir bearbeitet. Du triagierst, antwortest, koordinierst und entlastest unseren Head of BD, damit dieser sich auf den Abschluss von Deals konzentrieren kann. Dies ist eine Junior-Position mit einem echten Entwicklungspfad. Ab dem dritten Monat wirst du CeiliX bei kleineren Veranstaltungen vertreten und selbst einfachere Kundengespräche führen.

Verantwortlichkeiten:

• Triage aller eingehenden Anfragen an sales@ und info@ unter Verwendung bestehender Playbooks sowie KI-Hilfen zur schnellen und genauen Erstellung erster Antworten.
• Umwandlung von Kundenanfragen in saubere Angebote und Layouts mit unserem optimierten internen Tool (in aktiver Entwicklung).
• Durchführung der administrativen Aufgaben hinter Messen und kleineren Veranstaltungen – Buchungen, Transport, Planung, Nachverfolgung – und Teilnahme an einigen von ihnen.
• Einrichtung und Pflege einfacher Pipedrive-Automatisierungen, damit nichts durch die Lappen geht.
• Nach der Einarbeitung: Übernahme erster Kundenpräsentationen und einfacherer Verkaufsgespräche direkt.

Was wir suchen:

• Detailobsession: Du bist die Person, die den Tippfehler bemerkt, den sonst niemand sieht. Du lässt eine eingehende Anfrage nicht über Nacht unbeantwortet.
• Kundeninstinkte: Du kannst eine vage Kundenanfrage lesen und herausfinden, was sie tatsächlich benötigen. Ruhig, professionell und klar in einer Kunden-E-Mail oder einem kurzen Anruf.
• KI als Standardwerkzeug: Du nutzt bereits täglich Claude, ChatGPT oder ähnliche Tools für echte Arbeit – nicht nur aus Neugier.
• Komfortabel im Umgang mit einfachen CRM-Automatisierungen oder KI-Workflows, wenn du dieselbe Aufgabe zweimal siehst.

Must Have:

• Deutsch C1+ und Englisch C1+ (die meisten Kunden sind deutschsprachig; das Team arbeitet auf Englisch).
• Derzeit im Bachelorstudium oder kürzlich abgeschlossen, oder gleichwertige Nachweise, dass du Dinge erledigst (Nebenprojekte, Praktika, Führungspositionen, ein echtes Portfolio).
• Tägliche Nutzung von LLM-Tools, mit mindestens einem Beispiel für einen Workflow, den du damit erstellt oder verbessert hast.

Nice to Have:

• Pipedrive, HubSpot oder praktische Erfahrung mit jedem CRM.
• Erfahrung in der Veranstaltungskoordination, auf Messen oder im Gastgewerbe.
• Erfahrung im Bereich Hardware, Robotik oder industrielles B2B.
• Französisch oder Spanisch.

Warum wir:

• Echte Verantwortung ab dem ersten Tag – du übernimmst eine Funktion, nicht nur eine Assistenzrolle.
• Integrierter Wachstumspfad – starte im operativen Bereich und wechsle in den kundenorientierten Vertrieb, während du dich weiterentwickelst.
• Echte KI-Vorgaben – wir möchten, dass du dich selbst von Routinearbeiten automatisierst, nicht, dass du sie schützt.

Setup: Überwiegend remote. Einige Tage pro Monat in unserem Büro in Euskirchen (Köln-Bonn-Gebiet). Reise zu Messen in ganz Deutschland. Vollzeit. Vergütung wird im ersten Gespräch besprochen.