Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze bei der Corporate Governance und Compliance durch Dokumentenmanagement und Meeting-Organisation.
- Unternehmen: Multinationales Unternehmen mit Fokus auf Governance und Compliance.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten und internationale Erfahrungen.
- Weitere Informationen: Schnelles, internationales Umfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zur Unternehmensführung bei.
- Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant und Kenntnisse in Governance sind von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Der Corporate Governance & Compliance - Administrative Assistant spielt eine kritische Rolle bei der Gewährleistung einer starken Unternehmensführung und der Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften. Diese Position kombiniert Governance-Koordination, hochrangige administrative Unterstützung und operative Organisation, um effektive Entscheidungsfindung und Effizienz der Führungskräfte zu ermöglichen.
Verantwortlichkeiten
Sie werden an den folgenden Aufgaben beteiligt sein:
Corporate Governance & Compliance (80%):
- Pflege und regelmäßige Aktualisierung aller POC-Unternehmensdokumente in enger Zusammenarbeit mit relevanten internen Stakeholdern und dem Steuerdirektor.
- Verwaltung von Zugriffsrechten und Governance-Materialien innerhalb von SharePoint und anderen Dokumentenmanagementsystemen.
- Koordination der Ausführung von Rechtsdokumenten, einschließlich Unterschriften, Notarisierung, Apostille, Einreichung und Verteilung.
- Agieren als regionaler DocuSign-Koordinator (Europa und Asien) und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Prozessbefolgung und Nachverfolgung.
- Unterstützung bei der Planung und Koordination von Vorstandssitzungen, operativen Sitzungen und Aktionärsbeschlüssen.
- Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, Teilnahme an Sitzungen und genaue Aufzeichnung sowie Verwaltung von Protokollen und Nachverfolgungsmaßnahmen.
- Sicherstellung einer effektiven logistischen Koordination interner und externer Audits.
- Agieren als wichtige Schnittstelle zur globalen Rechtsabteilung in Fragen der Governance und Compliance.
- Verwaltung und Nachverfolgung eingehender Korrespondenz auf organisierte Weise.
- Unterstützung einer Vielzahl von Aktivitäten und Interaktionen mit Schweizer und nicht-schweizerischen Steuerbehörden.
- Unterstützung von Aktivitäten zur Datenprivatsphäre (Verantwortlichkeiten des Datenschutzbeauftragten, wo zutreffend).
Executive Administrative Support (20%):
- Bereitstellung hochwertiger administrativer Unterstützung für ausgewählte POC-Führungskräfte.
- Verwaltung komplexer Kalender, Meetings und internationaler Reisevorbereitungen.
- Koordination und Bearbeitung von Spesenabrechnungen in angemessener Zeit.
- Bearbeitung komplexer Visumanträge und zugehöriger Dokumentation.
- Unterstützung bei der Organisation von Teamevents, Führungstreffen und Büroinitiativen.
Qualifikationen
Was Sie ins Team einbringen werden:
Berufserfahrung:
- 5–10 Jahre Erfahrung in einer Rolle als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer höheren administrativen Funktion.
- Starke Kenntnisse in den Bereichen Unternehmensführung, Compliance oder rechtliche Verwaltungsumgebungen sind sehr wünschenswert.
- Kaufmännische Ausbildung (z.B. CFC) oder gleichwertige Berufserfahrung.
Fähigkeiten und Kompetenzen:
- Ausgezeichnete organisatorische und zeitmanagementtechnische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten.
- Starke Aufmerksamkeit für Details und Engagement für Genauigkeit.
- Nachgewiesene Fähigkeit, hochgradig vertrauliche und sensible Informationen mit Diskretion zu behandeln.
- Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, selbstbewusst auf allen Organisationsebenen und mit externen Stakeholdern zu interagieren.
- Proaktive, lösungsorientierte Denkweise mit einem starken Sinn für Eigenverantwortung und Dringlichkeit.
- Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv als Teil eines Teams beizutragen.
- Hoher Grad an Professionalität und Integrität.
Technische Fähigkeiten:
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Vertrautheit mit Dokumentenmanagement-Tools (z.B. SharePoint) und E-Signatur-Plattformen (z.B. DocuSign).
Sprachen:
- Fließend in Englisch (erforderlich).
- Zusätzliche Sprachen wie Französisch werden als Vorteil angesehen.
Zusätzliche Hinweise (optionale Sektion, falls erforderlich):
- Diese Rolle erfordert Flexibilität und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen, internationalen Umfeld zu arbeiten.
- Erfahrungen mit multinationalen Unternehmensführungsstrukturen sind von Vorteil.
Corporate Governance & Compliance - Administrative Assistant Arbeitgeber: Celanese Gruppe
Als Arbeitgeber bietet unser Unternehmen eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Teamarbeit und individuellem Wachstum basiert. Wir fördern eine Kultur der Offenheit und des Austauschs, in der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Fähigkeiten in einem internationalen Kontext weiterzuentwickeln und an bedeutenden Projekten im Bereich Corporate Governance und Compliance mitzuwirken. Zudem profitieren unsere Mitarbeiter von flexiblen Arbeitszeiten und einer Vielzahl von Weiterbildungsangeboten, die ihre berufliche Entwicklung unterstützen.
