Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Unternehmensführung und Compliance durch Dokumentenmanagement und Koordination von Meetings.
- Unternehmen: Führendes Unternehmen mit starkem Fokus auf Governance und Compliance.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Arbeiten in einem internationalen Umfeld mit viel Raum für persönliches Wachstum.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte wichtige Entscheidungen mit.
- Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant oder in ähnlichen administrativen Rollen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Der Corporate Governance & Compliance - Administrative Assistant spielt eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung einer starken Unternehmensführung und der Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften. Diese Position kombiniert Governance-Koordination, hochrangige administrative Unterstützung und operative Organisation, um effektive Entscheidungsfindung und Effizienz der Führungskräfte zu ermöglichen.
Verantwortlichkeiten
- Corporate Governance & Compliance (80%):
- Pflege und regelmäßige Aktualisierung aller POC-Unternehmensdokumente in enger Zusammenarbeit mit relevanten internen Stakeholdern und dem Steuerdirektor.
- Verwaltung von Zugriffsrechten und Governance-Materialien innerhalb von SharePoint und anderen Dokumentenmanagementsystemen.
- Koordination der Ausführung von Rechtsdokumenten, einschließlich Unterschriften, Notarisierung, Apostille, Einreichung und Verteilung.
- Agieren als regionaler DocuSign-Koordinator (Europa und Asien), um die ordnungsgemäße Einhaltung der Prozesse und das Tracking sicherzustellen.
- Unterstützung bei der Planung und Koordination von Vorstandssitzungen, operativen Sitzungen und Aktionärsbeschlüssen.
- Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, Teilnahme an Sitzungen und genaue Aufzeichnung sowie Verwaltung von Protokollen und Nachverfolgungsmaßnahmen.
- Sicherstellung einer effektiven logistischen Koordination interner und externer Audits.
- Agieren als wichtige Schnittstelle zur globalen Rechtsabteilung in Fragen der Governance und Compliance.
- Verwaltung und Nachverfolgung eingehender Korrespondenz auf organisierte Weise.
- Unterstützung einer Vielzahl von Aktivitäten und Interaktionen mit Schweizer und nicht-schweizerischen Steuerbehörden.
- Unterstützung von Aktivitäten zur Datenprivatsphäre (Verantwortlichkeiten des Datenschutzbeauftragten, wo zutreffend).
- Executive & Administrative Support (20%):
- Bereitstellung hochwertiger administrativer Unterstützung für ausgewählte POC-Führungskräfte.
- Verwaltung komplexer Kalender, Meetings und internationaler Reisevorbereitungen.
- Koordination und Bearbeitung von Spesenabrechnungen in angemessener Zeit.
- Bearbeitung komplexer Visumanträge und zugehöriger Dokumentation.
- Unterstützung bei der Organisation von Teamevents, Führungstreffen und Büroinitiativen.
Qualifikationen
- Berufserfahrung: 5–10 Jahre Erfahrung in einer Rolle als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer höheren administrativen Funktion. Starke Kenntnisse in den Bereichen Unternehmensführung, Compliance oder rechtliche Verwaltungsumgebungen sind sehr wünschenswert. Kaufmännische Ausbildung (z.B. CFC) oder gleichwertige Berufserfahrung.
- Fähigkeiten & Kompetenzen: Hervorragende organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten. Starke Aufmerksamkeit für Details und Engagement für Genauigkeit. Nachgewiesene Fähigkeit, hochgradig vertrauliche und sensible Informationen diskret zu behandeln. Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, selbstbewusst auf allen Organisationsebenen und mit externen Stakeholdern zu interagieren. Proaktive, lösungsorientierte Denkweise mit einem starken Sinn für Eigenverantwortung und Dringlichkeit. Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv als Teil eines Teams beizutragen. Hoher Grad an Professionalität und Integrität.
- Technische Fähigkeiten: Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Vertrautheit mit Dokumentenmanagement-Tools (z.B. SharePoint) und E-Signatur-Plattformen (z.B. DocuSign).
- Sprachen: Fließend in Englisch (erforderlich). Zusätzliche Sprachen wie Französisch werden als Vorteil angesehen.
Diese Rolle erfordert Flexibilität und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen, internationalen Umfeld zu arbeiten. Erfahrung mit multinationalen Unternehmensführungsstrukturen ist von Vorteil.
Corporate Governance & Compliance - Administrative Assistant Arbeitgeber: Celanese Gruppe
Als Arbeitgeber bietet unser Unternehmen eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Teamarbeit und persönliche Entwicklung setzt. Wir fördern eine Kultur der Offenheit und des kontinuierlichen Lernens, in der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Fähigkeiten im Bereich Corporate Governance und Compliance weiterzuentwickeln. Zudem profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten und einem internationalen Umfeld, das Ihnen wertvolle Einblicke in multinationale Unternehmensstrukturen ermöglicht.
