Corporate Governance & Compliance - Administrative Assistant

Corporate Governance & Compliance - Administrative Assistant spielt eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung einer starken Unternehmensführung und der Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften. Diese Position kombiniert Governance-Koordination, administrative Unterstützung auf hohem Niveau und operative Organisation, um effektive Entscheidungsfindung und Effizienz der Führungskräfte zu ermöglichen.

Verantwortlichkeiten

Corporate Governance & Compliance (80%)

• Pflege und regelmäßige Aktualisierung aller POC-Unternehmensdokumente in enger Zusammenarbeit mit relevanten internen Stakeholdern und dem Steuerdirektor.
• Verwaltung von Zugriffsrechten und Governance-Materialien innerhalb von SharePoint und anderen Dokumentenmanagementsystemen.
• Koordination der Ausführung von Rechtsdokumenten, einschließlich Unterschriften, Notarisierung, Apostille, Einreichung und Verteilung.
• Agieren als regionaler DocuSign-Koordinator (Europa und Asien), um die ordnungsgemäße Einhaltung der Prozesse und das Tracking sicherzustellen.
• Unterstützung bei der Planung und Koordination von Vorstandssitzungen, operativen Sitzungen und Aktionärsbeschlüssen.
• Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, Teilnahme an Sitzungen und genaue Aufzeichnung sowie Verwaltung von Protokollen und Nachverfolgungsmaßnahmen.
• Sicherstellung einer effektiven logistischen Koordination interner und externer Audits.
• Agieren als wichtige Schnittstelle zur globalen Rechtsabteilung in Fragen der Governance und Compliance.
• Verwaltung und Nachverfolgung eingehender Korrespondenz auf organisierte Weise.
• Unterstützung einer Vielzahl von Aktivitäten und Interaktionen mit Schweizer und nicht-Schweizer Steuerbehörden.
• Unterstützung von Aktivitäten zur Datenprivatsphäre (Verantwortlichkeiten des Datenschutzbeauftragten, wo zutreffend).

Executive Administrative Support (20%)

• Bereitstellung hochwertiger administrativer Unterstützung für ausgewählte POC-Führungskräfte.
• Verwaltung komplexer Kalender, Meetings und internationaler Reisevorbereitungen.
• Koordination und Bearbeitung von Spesenabrechnungen in angemessener Zeit.
• Bearbeitung komplexer Visumanträge und zugehöriger Dokumentation.
• Unterstützung bei der Organisation von Teamevents, Führungstreffen und Büroinitiativen.

Qualifikationen

Berufserfahrung

• 5–10 Jahre Erfahrung in einer Rolle als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer höheren administrativen Funktion.
• Starke Kenntnisse in den Bereichen Unternehmensführung, Compliance oder rechtliche Verwaltungsumgebungen sind sehr wünschenswert.
• Kaufmännische Ausbildung (z.B. CFC) oder gleichwertige Berufserfahrung.

Fähigkeiten und Kompetenzen

• Ausgezeichnete organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten.
• Starke Aufmerksamkeit für Details und Engagement für Genauigkeit.
• Nachgewiesene Fähigkeit, hochgradig vertrauliche und sensible Informationen mit Diskretion zu behandeln.
• Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, selbstbewusst auf allen Organisationsebenen und mit externen Stakeholdern zu interagieren.
• Proaktive, lösungsorientierte Denkweise mit einem starken Sinn für Eigenverantwortung und Dringlichkeit.
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv im Team beizutragen.
• Hoher Grad an Professionalität und Integrität.

Technische Fähigkeiten

• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Vertrautheit mit Dokumentenmanagement-Tools (z.B. SharePoint) und E-Signatur-Plattformen (z.B. DocuSign).

Sprachen

• Fließend in Englisch (erforderlich).
• Zusätzliche Sprachen wie Französisch werden als Vorteil angesehen.

Zusätzliche Hinweise

• Diese Rolle erfordert Flexibilität und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen, internationalen Umfeld zu arbeiten.
• Erfahrungen mit multinationalen Unternehmensführungsstrukturen sind von Vorteil.