Program Associate

Das Center for International Private Enterprise stärkt die Demokratie weltweit durch private Unternehmen und marktorientierte Reformen. CIPE ist eines der vier Kerninstitute der National Endowment for Democracy und ist mit der U.S. Chamber of Commerce verbunden. Seit 1983 arbeitet CIPE mit Wirtschaftsführern, politischen Entscheidungsträgern und der Zivilgesellschaft zusammen, um Institutionen aufzubauen, die für die demokratische Regierungsführung und wirtschaftliche Chancen unerlässlich sind. Die Programmgebiete von CIPE umfassen Unternehmensökosysteme, demokratische Regierungsführung, Unternehmensvertretung, Integrität und Compliance sowie Handel.

Position: Program Associate

Berichtet an: Regional Hub Director

Standort: Wien, Österreich (Regional Hub Europa und Eurasien)

Umfang: CIPE sucht eine Vollzeitstelle in Wien, Österreich, für einen Program Associate für die Region Europa und Eurasien (E&E) (Osteuropa, Westbalkan, Südkaukasus, Zentralasien). Diese Position ist verantwortlich für die Unterstützung des regionalen Führungsteams bei der Verfolgung der finanziellen, strategischen, administrativen und rechtlichen Aufgaben, die mit der Durchführung programmatischer Arbeiten verbunden sind.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Administrative Aufgaben
• Koordination von nationalen und internationalen Reisevorbereitungen und Logistik.
• Entwicklung und Pflege programmatischer, finanzieller, Korrespondenz- und Vertragsakten.
• Organisation der Microsoft SharePoint-Seite der Abteilung gemäß den Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung.
• Vorbereitung von Tagesordnungen und unterstützenden Materialien für wöchentliche Abteilungsbesprechungen. Protokollierung und Verteilung von Notizen für Abteilungsbesprechungen.
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen in Abstimmung mit der regionalen Leitung, einschließlich der Erstellung von Ankündigungen und Einladungen, Koordination von Gästen, Öffentlichkeitsarbeit in sozialen Medien und technischer Unterstützung während der Veranstaltung.
• Planung von Abteilungsbesprechungen, Vorstellungsgesprächen und Veranstaltungen.
• Übersetzung von Partnerdokumenten oder anderen programmatischen oder administrativen Materialien nach Bedarf.
• Einhalten der entsprechenden CIPE- und Spenderrichtlinien und -verfahren.
• Verfolgung der administrativen Ausgaben der Abteilung und Erstellung von Spesenabrechnungen für die regionale Leitung.
• Überwachung und Verfolgung von Zahlungsanfragen, Burn Rates, Buchhaltungsunterlagen, Reisekostenabrechnungen und Dokumenten zur Unterschrift in enger Abstimmung mit den Teams für Zuschüsse und Finanzen.
• Programmatische Verantwortung
• Koordination abteilungsweiter Initiativen und Projekte. Zusammenarbeit mit mehreren CIPE-Abteilungen zur Erreichung programmatischer Ziele, einschließlich Global Technical Network, Feldmitarbeiter in der Region Europa und Eurasien, Kommunikation, Zuschüsse und Finanzen sowie anderen regionalen Teams.
• Unterstützung von Programmmanagern und anderen regionalen Mitarbeitern bei der Koordination von Projektmanagementleistungen und -aktivitäten für das Portfolio.
• Überwachung der Leistung von Stipendiaten, Auftragnehmern und Beratern zur Sicherstellung der Qualitätskontrolle in vollem Einklang mit den Beschaffungsrichtlinien, den Anforderungen an die finanzielle Berichterstattung und den Evaluierungsplänen.
• Koordination regelmäßiger Mitarbeiterversammlungen, einschließlich der Moderation von Diskussionen, der Erstellung von Tagesordnungen und der Verfolgung von Aktionspunkten für nationale und internationale Mitarbeiter.
• Überwachung der Vertragserfüllung auf internationaler Ebene in Abstimmung mit dem Vorgesetzten oder dem zuständigen Programmmanager.
• Erstellung, Überprüfung und Bearbeitung von Berichten, Vorschlägen und anderen Dokumenten zur Einreichung bei Geberagenturen.
• Unterstützung bei der Rekrutierung, Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeiter in Abstimmung mit der regionalen Teamleitung.
• Durchführung von rechtlichen und fachspezifischen Recherchen nach Bedarf.
• Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation, einschließlich der Verwaltung von Social-Media-Konten, dem Schreiben von Blogs und der Erstellung von Werbematerialien in Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung.
• Unterstützung neuer Geschäftsentwicklungsmöglichkeiten in Abstimmung mit der regionalen Teamleitung.
• Bereitstellung administrativer Unterstützung für Außenstellen nach Bedarf.
• Erledigung anderer zugewiesener Aufgaben.

Qualifikationen:

• Abschluss eines Bachelor-Studiums oder gleichwertige Erfahrung in einem der folgenden Bereiche: Internationale Beziehungen, Internationales Geschäft, Wirtschaftliche Entwicklung, Politikwissenschaft oder öffentliche Politik.
• Mindestens 1-2 Jahre Erfahrung im administrativen Bürobereich sind von Vorteil, aber nicht erforderlich.
• Professionelle Sprachkenntnisse in Englisch in Wort und Schrift.
• Fließende oder fortgeschrittene Kenntnisse in Russisch, Ukrainisch und/oder Deutsch sind von Vorteil.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche, koordinierende und kommunikative Fähigkeiten.
• Hervorragende Schreib-, Forschungs- und Analysefähigkeiten.
• Fähigkeit, Initiative zu ergreifen, Prioritäten zu setzen und mehrere detailorientierte Aufgaben gleichzeitig mit minimaler Aufsicht zu verwalten.
• Starke Computerkenntnisse, insbesondere in MS-Office, insbesondere Word, Excel und Outlook.
• Nachgewiesene starke kritische Denk- und Analysefähigkeiten.
• Starkes finanzielles Verständnis und die Fähigkeit, Projektbudgets zu entwickeln und zu überwachen.
• Fähigkeit, in einem vielfältigen Teamumfeld über Zeitzonen hinweg und in hybriden Einstellungen zu arbeiten.
• Flexibilität, um mit einem vielfältigen Team zusammenzuarbeiten oder unabhängig zu arbeiten und konsistente, zuverlässige Ergebnisse zu liefern.
• Hohe kulturelle Kompetenz.
• Beitrag zu einer organisationsweiten Kultur der Innovation, Integrität, Inklusion und des Respekts.
• Starke konzeptionelle, verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, Initiative zu ergreifen, Aufgaben zu organisieren und effektiv in einem schnelllebigen, zeitkritischen Umfeld zu priorisieren, um sicherzustellen, dass Fristen mit Liebe zum Detail eingehalten werden.
• Fähigkeit, starke, vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen, um Unterstützung zu gewinnen und gewünschte Ergebnisse zu erzielen.
• Fähigkeit, mehrere konkurrierende Prioritäten gleichzeitig zu verwalten.
• Komfortable Arbeit in einem Umfeld mit internationalen Zielen.
• Flexibel und in der Lage, mit Personen auf allen Ebenen zu interagieren, mit starken zwischenmenschlichen Fähigkeiten.
• Kenntnisse in MS Word, Excel, PowerPoint und Outlook erforderlich.