Sekretär (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit

Aufgaben

• Sekretariatsaufgaben: Korrespondenz, Postbearbeitung, Telefonservice, Ablage, Wiedervorlage, Terminkoordination, Reiseplanung, Vorbereitung und Protokollierung von Besprechungen, Gästebetreuung, Rechnungsprüfung, Führen der Bürokasse etc.
• Bürobetrieb: Organisation und Sicherstellung eines funktionierenden und produktiven Bürobetriebs, wozu u. a. folgende Aufgaben gehören:
  1. Koordination der Wartung und Problembeseitigung im Bereich der IT‑Ausstattung (Hard- und Software) in enger Zusammenarbeit mit dem Systemadministrator und externen Dienstleistern.
  2. Unterstützung der Abteilungsleiter und Personalabteilung bei Personalsuche, Onboarding, Personaleinsatz- und Urlaubsplanung, Arbeitszeiterfassung, Schulungen etc.
  3. Einbindung und Anleitung der anderen Bürostandorte bei übergreifenden, allgemeinen Verwaltungsaufgaben und Pflichten (z. B. hinsichtlich des Arbeits- und Datenschutzes).
  4. Beschaffung von Büromaterial und Einrichtungsgegenständen sowie Beauftragung und Überwachung von Dienstleistern (z. B. Reinigungsunternehmen).
• Unternehmenskommunikation: Mitwirkung an der Pflege der Website und Erstellung von Newslettern, Recherchen zu Markt‑ und Wettbewerbsinformationen sowie Erstellung und Pflege von Präsentationen, Exposees und Datenbanken etc.

Profil

• Sie sollten eine einschlägige Berufsausbildung sowie mindestens zehn Jahre Berufserfahrung in einem Sekretariat oder als Assistenzkraft in einem Architektur‑ oder Bauingenieurbüro mitbringen.
• Daneben setzen wir sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie umfassende und sichere Anwenderkenntnisse in MS‑Office‑Produkten (Word, Excel, PowerPoint und Outlook) voraus.
• Ein ausgeprägtes Organisationsvermögen, ein souveränes Auftreten sowie eine selbstständige, systematische und gründliche Arbeitsweise runden Ihr Profil ab.