Secrétaire de direction

Unbefristeter Vollzeitvertrag 2026-085

Das Centre Hospitalier Neuro-Psychiatrique (CHNP) ist eine öffentliche Referenzeinrichtung im Großherzogtum Luxemburg, die in drei Einrichtungen mit sich ergänzenden Aufgabenbereichen strukturiert ist:

• Die Rehaklinik, die auf die klinische psychiatrische Rehabilitation spezialisiert ist;
• Das Pontalize, spezialisiert auf die Betreuung älterer Menschen;
• Der De Park, mit Schwerpunkt auf der sozialpädagogischen Begleitung von Menschen mit geistiger Behinderung.

Im Rahmen seines Engagements für Qualität und kontinuierliche Verbesserung stützt sich das CHNP auf die Fachkompetenz und das Engagement von mehr als 1.100 Mitarbeitern sowie auf eine strukturierte, bereichsübergreifende Verwaltung, die sämtliche klinischen, sozialmedizinischen und organisatorischen Aufgaben unterstützt. Die Rehaklinik verfügt über 247 stationäre Betten. Zur Erfüllung ihres Auftrags stützt sie sich auf sechs sich ergänzende Kompetenzbereiche:

• Suchterkrankungen (Addiktologie);
• Angst- und affektive Störungen;
• Psychotische Störungen;
• Kinder- und Jugendpsychiatrie;
• Sozial- und forensische Psychiatrie;
• Gerontopsychiatrie.

Diese Fachgebiete werden durch ein vielseitiges Behandlungsangebot ergänzt, insbesondere durch ein gut ausgebautes ambulantes Versorgungsnetz, das eine individuelle, kontinuierliche und bedarfsgerechte Betreuung der Patienten ermöglicht.

Sie arbeiten Montag bis Freitag, mit einer flexiblen Arbeitszeit zwischen 07:00 und 19:00 Uhr (Gleitzeit). Direkt der Pflegedirektion unterstellt, spielen Sie eine zentrale Rolle für das reibungslose administrative und organisatorische Funktionieren des Pflegedepartements. Als wichtige Unterstützung der Pflegedirektion tragen Sie dazu bei, den Informationsfluss zu strukturieren und zu optimieren, die Bearbeitung und Nachverfolgung von Akten und Entscheidungen sicherzustellen und die Koordination zwischen den verschiedenen Ansprechpartnern des Departements zu erleichtern.

Dank Ihres Organisationstalents, Ihrer sorgfältigen und strukturierten Arbeitsweise sowie Ihrer Fähigkeit, vorausschauend zu handeln, gewährleisten Sie einen reibungslosen Ablauf der administrativen Tätigkeiten und leisten einen aktiven Beitrag zur Vorbereitung und Nachverfolgung von Sitzungen, Projekten und Vorgängen des Pflegedepartements. Sie arbeiten in einem Umfeld, in dem Vertraulichkeit, Zuverlässigkeit, Qualität und ausgeprägte Serviceorientierung von wesentlicher Bedeutung sind.

Ihre Aufgaben umfassen unter anderem:

• Sicherstellung der täglichen administrativen und organisatorischen Betreuung des Pflegedepartements;
• Bearbeitung der Post, des E-Mail-Postfachs, der Telefonzentrale sowie der Kommunikation des Departements;
• Verwaltung des Terminkalenders der Pflegedirektion, einschließlich Terminen, Prioritäten und Fristen;
• Ablage, Archivierung, Nachverfolgbarkeit und Verteilung administrativer Dokumente;
• Administrative Betreuung von Praktika, Ausweisen, Schlüsseln, Unterschriften und Bestellungen;
• Planung und Organisation interner und externer Sitzungen einschließlich der dazugehörigen Logistik;
• Vorbereitung von Einladungen, Tagesordnungen, Unterlagen, Präsentationen und sonstigen für Sitzungen erforderlichen Dokumenten;
• Mitwirkung bei der Protokollführung und Erstellung von Sitzungsprotokollen sowie Sicherstellung der Nachverfolgung von Entscheidungen, Aktionsplänen und Fristen;
• Erstellung, Formatierung und Verteilung von Schreiben, Dienstanweisungen, Informationen, Berichten und institutionellen Dokumenten;
• Sicherstellung der Aufbereitung und Weitergabe von Informationen an Mitarbeiter sowie interne und externe Partner;
• Vorbereitung und Aktualisierung von Informationsunterlagen für Patienten sowie Mitwirkung an der internen Kommunikation;
• Vorbereitung und Strukturierung von zusammenfassenden Unterlagen für die Pflegedirektion, Sitzungen und Arbeitsgruppen;
• Sammlung, Strukturierung und Zusammenfassung der für die Bearbeitung von Vorgängen und die Steuerung des Departements erforderlichen Informationen;
• Mitwirkung bei der Pflege von Dashboards, Kennzahlen, Aktionsplänen und Reporting-Instrumenten des Pflegedepartements;
• Mitwirkung bei der Aktualisierung interner Verfahren und Dokumente, bei der kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsabläufe sowie bei der Einhaltung der Qualitäts- und Risikomanagementvorgaben;
• Sicherstellung der Qualität, Zuverlässigkeit, Nachverfolgbarkeit und Vertraulichkeit der bearbeiteten Informationen und Dokumente;
• Enge Zusammenarbeit mit der Pflegedirektion, den leitenden Mitarbeitern, den verschiedenen Abteilungen sowie internen und externen Partnern;
• Teilnahme an Sitzungen, Arbeitsgruppen, Veranstaltungen und Projekten im Zusammenhang mit der Funktion;
• Mitwirkung bei der Einarbeitung und Begleitung neuer Mitarbeiter sowie Praktikanten;
• Je nach Bedarf Übersetzung administrativer Dokumente (Französisch–Deutsch und Deutsch–Französisch).

Ihr Profil:

• Sie verfügen über einen Bac+2 (BTS, Abschluss als Techniker/in auf höherem Niveau oder gleichwertiger Abschluss) in Direktionsassistenz, Verwaltungsmanagement, Organisationsmanagement oder einem verwandten Bereich;
• Sie verfügen über mindestens 3 Jahre Berufserfahrung, idealerweise im Krankenhausbereich oder im medizinischen Sekretariat;
• Sie verfügen über ausgezeichnete schriftliche Ausdrucksfähigkeiten sowie ausgeprägte Analyse- und Synthesefähigkeiten und sind in der Lage, Informationen strukturiert aufzubereiten;
• Sie sind organisiert, sorgfältig und selbstständig und verfügen über ein ausgezeichnetes Gespür für Prioritäten sowie für die Einhaltung von Fristen;
• Sie können mehrere Vorgänge gleichzeitig bearbeiten, handeln vorausschauend und gewährleisten eine effiziente Nachverfolgung;
• Sie beherrschen die MS-Office-Anwendungen und Teams sowie Dashboards und Reporting-Tools; Kenntnisse in SharePoint sind von Vorteil;
• Sie verfügen über ausgezeichnete Fähigkeiten in der Übersetzung Französisch ↔ Deutsch;
• Sie beherrschen Französisch und Deutsch mindestens auf dem Niveau C1 sowie Luxemburgisch mindestens auf dem Niveau B2; Englischkenntnisse sind von Vorteil;
• Sie sind zuverlässig, proaktiv und flexibel und verfügen über Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und eine ausgeprägte Serviceorientierung;
• Sie zeichnen sich durch Diskretion, Verschwiegenheit, ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, Empathie und Wertschätzung aus und arbeiten gerne im Team.

Was wir Ihnen bieten:

• Eine abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit in einem respektvollen, dynamischen und stimulierenden Arbeitsumfeld;
• FHL-Kollektivvertrag;
• 38 Wochenstunden (Vollzeit);
• Vergütung über 13 Monate;
• Kontinuierliche Weiterbildung;
• Urlaubsgeld;
• 36 Urlaubstage (Vollzeit), Sozialurlaub, …;
• Fitnessraum, vergünstigte Verpflegung, …;
• Parkmöglichkeiten auf dem Gelände und in der Nähe.

Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten: Wir informieren Sie darüber, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie im Rahmen des Auswahl- und Einstellungsverfahrens übermitteln, gemäß dem Informationshinweis zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfolgt. Dieser Hinweis kann auf unserer Website www.chnp.lu eingesehen werden. Wir bitten Sie, diesen vor Einreichung Ihrer Bewerbung zur Kenntnis zu nehmen. Die Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben und einen vollständigen Lebenslauf enthalten. Erkennen Sie sich in dieser Stellenanzeige wieder? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!