Auf einen Blick
- Aufgaben: Empfang, Büroorganisation und Eventplanung in einem dynamischen Team.
- Unternehmen: Führende digitale Investitionsplattform mit internationalem Team.
- Vorteile: Karrierechancen, regelmäßiges Feedback und ein attraktives Vergütungspaket.
- Weitere Informationen: Vielfältige, inklusive Kultur mit Fokus auf Zusammenarbeit.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Finanzwelt in einem unterstützenden Umfeld.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
CEPRES ist die führende digitale Investitionsplattform für private Kapitalmärkte, welche als institutionelle Anlageklasse in den globalen Portfolios von Staatsfonds, Versicherungen, Pensionskassen und anderen Anlegern zunehmend an Bedeutung gewonnen haben. Diese globalen, institutionellen Kunden profitieren von unseren Plattformlösungen, welche Tausende von Experten Zugang zum weltweit größten Netzwerk für private Investitionen bietet. Die CEPRES GmbH / Corp hat ihren Hauptsitz in München und New York sowie weitere Niederlassungen in Denver, Heidelberg und an mehreren Standorten im Nahen Osten. Unser Team besteht aus über 20 Nationalitäten weltweit. Wir schätzen kluge und innovative Teamplayer, die effektiv im Team arbeiten und global agieren.
Ihre Aufgaben im Überblick
- Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Kund:innen und Lieferanten
- Verwaltung der Telefonzentrale sowie des allgemeinen E-Mail-Postfachs
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Kurierdienstleistungen
- Terminkoordination und Bewirtung bei internen und externen Meetings
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Verbrauchsgütern und Getränken
- Führung von Bestands- und Inventarlisten (Büromaterial, Ausstattung)
- Verwaltung von Postfächern, Schließfächern und Schlüsseln
- Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Planung und Durchführung von internen Firmenevents – Teamevents, Feiern, Kick-offs
- Koordination von Caterings, Locations und externen Dienstleistern für Veranstaltungen
- Organisation von Meetingräumen inkl. Technik und Verpflegung
- Unterstützung bei der Planung externer Kundentermine und Workshops
- Sicherstellung der Ordnung, Sauberkeit und Betriebsbereitschaft aller Bürobereiche
- Koordination und Beauftragung von Handwerks- und Wartungsleistungen
- Durchführung kleiner Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen
- Schnittstelle zum Vermieter – Meldung von Mängeln, Abstimmung bei baulichen Maßnahmen
- Verwaltung von Mietverträgen, Nebenkostenabrechnungen und Versicherungsunterlagen
- Koordination externer Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste und Pflanzenbetreuung
- Sicherstellung der Einhaltung von Brandschutz- und Sicherheitsvorschriften
- Vorbereitung und Einrichtung von IT-Equipment für neue Mitarbeitende – Laptop, Monitor, Headset, Zubehör in Zusammenarbeit mit unserem externen Dienstleister
- Durchführung der IT-Ersteinweisung – Zugänge, Tools, Netzwerk, Drucker
- Koordination mit IT-Dienstleistern oder interner IT bei komplexeren Anfragen
- Verwaltung des Hardware-Inventars sowie Ausgabe und Rücknahme von Geräten
- Erstellung und Pflege von Onboarding-Unterlagen und Checklisten
- Erster Ansprechpartner für allgemeine IT-Fragen im Büroalltag
Requirements
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion – Office Management, Assistenz, Facility
- Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams)
- Grundkenntnisse in gängiger IT-Infrastruktur und Hardware (Windows/macOS)
- Kenntnisse in der Beauftragung und Koordination externer Dienstleister
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und freundliches Auftreten
- Hohe Eigeninitiative und selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
- Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich)
- Hands-on-Mentalität – anpacken, wenn es nötig ist
Benefits
- Karriereweg: Werden Sie Teil einer der derzeit gefragtesten und spannendsten Branchen der Finanzwelt. Bei uns erwarten Sie beispiellose Möglichkeiten für berufliches Wachstum und Aufstieg, regelmäßiges Feedback sowie die enge Begleitung durch ein internationales Team.
- Eine Kultur, die den Erfolg vorantreibt: Unser Handeln wird von Grundwerten geleitet, die Unternehmergeist fördern, Ergebnisse vorantreiben und Eigenverantwortung stärken. In unserem Unternehmen stehen Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung im Mittelpunkt.
- Engagement für unsere Mitarbeiter: Unser Team liegt uns sehr am Herzen. Wir bieten hervorragende Benefits und Möglichkeiten, sich in einem vielfältigen, inklusiven und internationalen Arbeitsumfeld zu entfalten.
- Vergütung: ein attraktives Paket, das Ihre Fähigkeiten, Ihren Beitrag und Ihr Wachstumspotenzial widerspiegelt.
Spezialist:in für Office- und Standortservices (m/w/d) Arbeitgeber: Cepres GmbH
CEPRES ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in einem dynamischen, internationalen Umfeld außergewöhnliche Wachstums- und Entwicklungsmöglichkeiten bietet. Mit einem starken Fokus auf Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung fördert die Unternehmenskultur eine unternehmerische Denkweise und Transparenz, sodass jeder Mitarbeiter Teil des großen Ganzen ist. Zudem profitieren die Mitarbeiter von attraktiven Vergütungspaketen und einer Vielzahl von Vorteilen, die das Wohlbefinden und die berufliche Entfaltung unterstützen.
