Auf einen Blick
- Aufgaben: Empfang und Betreuung von Besuchern, Büroorganisation und Eventplanung.
- Unternehmen: Führende digitale Investitionsplattform mit internationalem Team.
- Vorteile: Karrierechancen, regelmäßiges Feedback und hervorragende Mitarbeiterbenefits.
- Weitere Informationen: Werde Teil eines unterstützenden Teams mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Finanzwelt in einem dynamischen, globalen Umfeld.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
CEPRES ist die führende digitale Investitionsplattform für private Kapitalmärkte, welche als institutionelle Anlageklasse in den globalen Portfolios von Staatsfonds, Versicherungen, Pensionskassen und anderen Anlegern zunehmend an Bedeutung gewonnen haben. Diese globalen, institutionellen Kunden profitieren von unseren Plattformlösungen, welche Tausende von Experten Zugang zum weltweit größten Netzwerk für private Investitionen bietet. Die CEPRES GmbH / Corp hat ihren Hauptsitz in München und New York sowie weitere Niederlassungen in Denver, Heidelberg und an mehreren Standorten im Nahen Osten. Unser Team besteht aus über 20 Nationalitäten weltweit. Wir schätzen kluge und innovative Teamplayer, die effektiv im Team arbeiten und global agieren.
In dieser Rolle werden Sie:
- Empfang & Kommunikation
- Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Kund:innen und Lieferanten
- Verwaltung der Telefonzentrale sowie des allgemeinen E-Mail-Postfachs
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Kurierdienstleistungen
- Terminkoordination und Bewirtung bei internen und externen Meetings
- Büroorganisation & Verwaltung
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Verbrauchsgütern und Getränken
- Führung von Bestands- und Inventarlisten (Büromaterial, Ausstattung)
- Verwaltung von Postfächern, Schließfächern und Schlüsseln
- Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Eventorganisation
- Planung und Durchführung von internen Firmenevents – Teamevents, Feiern, Kick-offs
- Koordination von Caterings, Locations und externen Dienstleistern für Veranstaltungen
- Organisation von Meetingräumen inkl. Technik und Verpflegung
- Unterstützung bei der Planung externer Kundentermine und Workshops
- Facility Management & Räumlichkeiten
- Sicherstellung der Ordnung, Sauberkeit und Betriebsbereitschaft aller Bürobereiche
- Koordination und Beauftragung von Handwerks- und Wartungsleistungen
- Durchführung kleiner Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen
- Schnittstelle zum Vermieter – Meldung von Mängeln, Abstimmung bei baulichen Maßnahmen
- Verwaltung von Mietverträgen, Nebenkostenabrechnungen und Versicherungsunterlagen
- Koordination externer Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste und Pflanzenbetreuung
- Sicherstellung der Einhaltung von Brandschutz- und Sicherheitsvorschriften
- IT-Ausstattung & Onboarding neuer Mitarbeitender
- Vorbereitung und Einrichtung von IT-Equipment für neue Mitarbeitende – Laptop, Monitor, Headset, Zubehör in Zusammenarbeit mit unserem externen Dienstleister
- Durchführung der IT-Ersteinweisung – Zugänge, Tools, Netzwerk, Drucker
- Koordination mit IT-Dienstleistern oder interner IT bei komplexeren Anfragen
- Verwaltung des Hardware-Inventars sowie Ausgabe und Rücknahme von Geräten
- Erstellung und Pflege von Onboarding-Unterlagen und Checklisten
- Erster Ansprechpartner für allgemeine IT-Fragen im Büroalltag
Requirements
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion – Office Management, Assistenz, Facility
- Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams)
- Grundkenntnisse in gängiger IT-Infrastruktur und Hardware (Windows/macOS)
- Kenntnisse in der Beauftragung und Koordination externer Dienstleister
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und freundliches Auftreten
- Hohe Eigeninitiative und selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
- Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich)
- Hands-on-Mentalität – anpacken, wenn es nötig ist
Benefits
- Karriereweg: Werden Sie Teil einer der derzeit gefragtesten und spannendsten Branchen der Finanzwelt. Bei uns erwarten Sie beispiellose Möglichkeiten für berufliches Wachstum und Aufstieg, regelmäßiges Feedback sowie die enge Begleitung durch ein internationales Team.
- Eine Kultur, die den Erfolg vorantreibt: Unser Handeln wird von Grundwerten geleitet, die Unternehmergeist fördern, Ergebnisse vorantreiben und Eigenverantwortung stärken. In unserem Unternehmen stehen Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung im Mittelpunkt.
- Engagement für unsere Mitarbeiter: Unser Team liegt uns sehr am Herzen. Wir bieten hervorragende Benefits und Möglichkeiten, sich in einem vielfältigen, inklusiven und internationalen Arbeitsumfeld zu entfalten.
- Vergütung: ein attraktives Paket, das Ihre Fähigkeiten, Ihren Beitrag und Ihr Wachstumspotenzial widerspiegelt.
Office Manager (f/m/x) Arbeitgeber: CEPRES
CEPRES ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einer dynamischen und internationalen Umgebung zu arbeiten. Mit einem starken Fokus auf berufliches Wachstum, regelmäßiges Feedback und eine unterstützende Teamkultur fördern wir Ihre Karriere in der spannenden Finanzbranche. Unsere attraktiven Benefits und das Engagement für Vielfalt und Inklusion machen CEPRES zu einem einzigartigen Arbeitsplatz in München.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (f/m/x) erhalten könnten
✨Schau dir aktuelle Stellenmessen an!
In der Bankenbranche gibt's regelmäßig Karriere-Events und Messen. Nimm die Chance wahr, um direkt mit Unternehmen in Kontakt zu treten, die potenziell nach neuen Talenten wie dir suchen. So kannst du einen persönlichen Eindruck hinterlassen und dich vom Rest der Bewerber abheben!
✨Nutze Fachnetzwerke in der Finanzwelt
Schau dir spezielle Plattformen oder Gruppen an, die sich auf die Finanz- und Bankenbranche konzentrieren. Communities wie Xing oder relevante LinkedIn-Gruppen bieten oft Stellenangebote oder interne Empfehlungen an, die nicht auf den großen Jobbörsen zu finden sind.
✨Informiere dich über aktuelle Trends
Das Bankwesen verändert sich ständig, vor allem mit dem Aufkommen von FinTechs. Halte dich über neue Technologien und Trends auf dem Laufenden, damit du in Gesprächen mit Recruitern glänzen kannst. Es zeigt Leidenschaft und Engagement für das Feld!
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Hier bei StudySmarter haben wir viele wertvolle Ressourcen und Jobangebote im Bankwesen. Schau regelmäßig vorbei und bewirb dich direkt über unsere Plattform. So hast du die beste Chance auf den Job deiner Träume und bist immer auf dem neuesten Stand!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (f/m/x) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Qualifikationen hervor:Im Bankwesen sind quantitative Fähigkeiten und relevante Abschlüsse von großer Bedeutung. Stelle sicher, dass du deinen Hochschulabschluss in Wirtschaft, Finanzen oder einem ähnlichen Bereich klar und ansprechend in deinem Lebenslauf präsentierst. Eventuelle Zertifikate wie CFA oder Bankwesen-spezifische Schulungen können ebenfalls einen großen Pluspunkt darstellen!
Verwende konkrete Erfolge:Wenn du bereits Erfahrung im Bankbereich hast, zögere nicht, konkrete Ergebnisse in deinem Lebenslauf zu kommunizieren. Zeige, wie du zum Beispiel die Effizienz eines bestimmten Prozesses steigern oder zur Gewinnmaximierung deines vorherigen Unternehmens beitragen konntest. Zahlen sagen mehr als Worte!
Motivation klar kommunizieren:Da dies eine Vollzeitstelle ist, solltest du in deinem Bewerbungsschreiben deutlich machen, warum du gerade bei CEPRES arbeiten möchtest. Erkläre, was dich an der Bank und der Position als Office Manager (f/m/x) besonders interessiert und wie deine Ziele mit denen des Unternehmens übereinstimmen.
Netzwerk und Verbände nutzen:Im Bankwesen ist es oft hilfreich, Netzwerke zu nutzen. Erwähne in deinem Bewerbungsschreiben etwaige Verbindungen zu Branchenverbänden oder spezielle Netzwerke, zu denen du gehörst. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern kann dir auch einen Vorteil verschaffen. Wenn du Begeisterung für den Sektor zeigen kannst, finden wir das super!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei CEPRES vorbereitet
✨Verstehe die Finanzinstrumente
Im Bankenbereich ist es super wichtig, ein gutes Verständnis für verschiedene Finanzinstrumente wie Aktien, Anleihen und Derivate zu haben. Bereite dich darauf vor, technische Fragen über deren Funktionsweise sowie die aktuellen Markttrends bei CEPRES zu beantworten.
✨Analytische Fähigkeiten zeigen
Stelle sicher, dass du deine analytischen Fähigkeiten durch konkrete Beispiele demonstrieren kannst. Bereite dich auf Fallstudien vor, die typischerweise in Interviews im Bankenbereich vorkommen. Zeige, wie du vergangene Probleme gelöst hast und welche Tools du dabei verwendet hast.
✨Erstelle ein starkes Portfolio
Auch wenn es sich um eine Vollzeitstelle handelt, kann ein Portfolio von Projekten oder Erfahrungen im Finanzbereich sehr hilfreich sein. Zeige deine theoretischen Kenntnisse und praktischen Erfahrungen, um zu zeigen, was du für CEPRES leisten kannst.
✨Soft Skills im Fokus
Vergiss nicht, auch über deine Soft Skills zu sprechen! Teamarbeit und Kommunikationsfähigkeit sind im Bankenwesen unerlässlich. Bereite Anekdoten vor, die zeigen, wie du im Team gearbeitet hast oder schwierige Situationen mit Kunden gemeistert hast.
