Records Manager (OSI-SIS-AL-2026-131-LD)

In enger Zusammenarbeit mit dem Archivaren, dem Archivassistenten und dem Daten-Governance-Beauftragten sind Sie verantwortlich für die Etablierung, Implementierung und Aufrechterhaltung von Best Practices im Dokumentenmanagement bei CERN, um sicherzustellen, dass Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus effektiv verwaltet werden.

Funktionen

• Koordination und Überwachung der Praktiken im Dokumentenmanagement bei CERN, einschließlich des Netzwerks der Abteilungsaktenbeauftragten (DRO).
• Bereitstellung operativer Unterstützung für Aktivitäten im Dokumentenmanagement (Daten-/Metadatenverarbeitung, Qualitätskontrolle, digitale Migration).
• Entwicklung einer Strategie zur Implementierung des Dokumentenmanagements sowie zugehöriger Prozesse und Verfahren und Mitwirkung an der Entwicklung von Richtlinien.
• Entwicklung und Pflege von Aufbewahrungsfristen und zugehörigen Prozessen in Zusammenarbeit mit den Stakeholdern.
• Leitung von Innovations- und kontinuierlichen Verbesserungsinitiativen im Dokumentenmanagement und Überwachung von KPIs.
• Führung von Auszubildenden, Praktikanten und Kollegen im Dokumentenmanagement.
• Durchführung von Schulungen und Bereitstellung von Unterstützung für Benutzer sowie Mitwirkung an Outreach- und Serviceaktivitäten.

Qualifikationen

Master-Abschluss oder gleichwertige relevante Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement, Archivwissenschaft oder Bibliotheks- und Informationswissenschaft oder einem verwandten Bereich.

Nachgewiesene Qualifikation oder formale Ausbildung im Dokumentenmanagement, die entweder Teil des oben genannten Studienprogramms oder eine separate, anerkannte Qualifikation ist.

Erfahrung:

• Nachgewiesene Erfahrung im Dokumentenmanagement in komplexen, digitalen Umgebungen, vorzugsweise in einer großen Organisation oder Institution.
• Tiefgehendes Wissen und Anwendung von Prinzipien, Standards und Lebenszyklusprozessen im Dokumentenmanagement.
• Erfahrung mit digitalen Dokumentensystemen und deren Integration in breitere IT-Ökosysteme.
• Praktische Erfahrung in der Analyse, Handhabung und Verbesserung der Daten-/Metadatenqualität.
• Fähigkeit, Richtlinien und Anforderungen in klare, benutzerorientierte Verfahren zu übersetzen.
• Vertrautheit mit relevanten Werkzeugen (z.B. OpenRefine, CMS, AtoM, Invenio) ist von Vorteil.
• Erfahrung in der Beratung und Einbindung von Stakeholdern, klare Kommunikation mit ihnen.

Technische Kompetenzen:

• Archivierung und Dokumentenmanagement.
• Kundenservice.
• Prozessanalyse, -definition und -verbesserung.
• Change Management.
• Erfassung und Analyse von Anforderungen für ICT-Systeme.

Verhaltenskompetenzen:

• Ergebnisse erzielen: strukturierter und organisierter Ansatz bei der Arbeit; Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Aufgaben mit Blick auf Ergebnisse zu planen.
• Effektiv kommunizieren: Nutzung von Unterstützungsnetzwerken innerhalb der Organisation.
• Vision und strategische Partnerschaften schaffen: umfassende Fahrpläne entwickeln, um die organisatorische Vision auf operativer Ebene umzusetzen; Richtung entsprechend definieren und festlegen.
• Probleme lösen: pragmatischer Ansatz; Verständnis für den Wert generischer statt 'goldplattierter' technischer Lösungen.
• Im Team arbeiten: konstruktive Zusammenarbeit mit anderen zur Verfolgung von Teamzielen; persönliche Ziele mit Teamzielen in Einklang bringen.

Sprachkenntnisse:

Gesprochene und schriftliche Englischkenntnisse mit der Bereitschaft, Französisch zu lernen.

Zusätzliche Informationen

Berechtigung und Frist: Vielfalt ist seit der Gründung ein integraler Bestandteil der Mission von CERN und ein etabliertes Wertprinzip der Organisation. Die Beschäftigung eines vielfältigen Personals ist zentral für unseren Erfolg. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Mitgliedstaaten und assoziierten Mitgliedstaaten.

Diese Stelle wird so schnell wie möglich besetzt, und Bewerbungen sollten normalerweise bis spätestens 23:59 CEST bei uns eingehen.

Beschäftigungsbedingungen

Vertragsart: Befristeter Vertrag (5 Jahre). Unter bestimmten Bedingungen können Inhaber befristeter Verträge sich um eine unbefristete Stelle bewerben.

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche

Jobflexibilität: Hybrid

Stellenbewertung: 6-7

Stellenreferenz: OSI-SIS-AL- -LD

Arbeitsfeld: Unterstützungsdienste (Finanzen, HR, Recht, Beschaffung)

Globale Vorteile

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt (steuerfrei), das mit Ihren Jahren relevanter Erfahrung steigt.
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr plus 2 Wochen jährliche Schließung.
• Deckung durch das umfassende Krankenversicherungssystem von CERN (für Sie, Ihren Ehepartner und Kinder) sowie Mitgliedschaft im Pensionsfonds von CERN.
• Familien-, Kinder- und Säuglingszulagen je nach individueller Situation.
• Ein Umzugspaket (Installationsbeihilfe, Umzug, Reisekosten) je nach individueller Situation.
• Möglichkeit, Ihren Vertrag auf bis zu 8 Jahre zu verlängern + Anspruch auf unbefristete Vertragslaufzeit.

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Bei CERN, der Europäischen Organisation für Kernforschung, erweitern wir die Grenzen von Wissenschaft und Technologie. Unsere bahnbrechende Arbeit vereint nicht nur Physiker, sondern auch eine Vielzahl von Fachleuten aus den Bereichen Ingenieurwesen, Technik, Wissenschaft und Verwaltung. Gemeinsam fördern wir ein Umfeld, in dem Innovation und Zusammenarbeit gedeihen.

Jeden Tag stehen wir vor spannenden neuen Herausforderungen und Möglichkeiten, zur Spitzenforschung beizutragen, die unser Verständnis des Universums prägt. Wir begegnen diesen Herausforderungen durch die unterschiedlichen Perspektiven innerhalb unserer Teams, wobei jeder Beitrag geschätzt wird und unser gemeinsames Gefühl von Inklusion und Zielstrebigkeit vorantreibt. Vielfalt ist seit der Gründung ein Grundwert von CERN und bleibt zentral für unsere Mission und unseren fortwährenden Erfolg.

Wenn Sie bereit sind, Teil einer dynamischen, inklusiven Gemeinschaft zu sein, die die Grenzen des Wissens verschiebt, ist CERN der Ort, an dem Ihre Neugier und Fähigkeiten gedeihen können. Seien Sie Teil unserer Mission, das zu entdecken, was im Herzen des Universums liegt! NEHMEN SIE TEIL!

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