Ihre Aufgaben
Kommunikation und Gatekeeping
- Eigenverantwortliche Führung von E-Mail-Postfach, Telefon und allen weiteren Kanälen des Geschäftsführers
- Anfragen vorsortieren, priorisieren, selbst beantworten oder an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten
- Korrespondenz mit Partnern, Kunden, Dienstleistern und Behörden im Namen des Geschäftsführers
- Daily Check-in: täglicher Überblick über offene Anliegen, Entscheidungsbedarf und Fristen
- Koordination von Presse-, Medien- und Vortragsanfragen
Termine und Organisation
- Kalenderführung und Terminkoordination intern wie extern
- Vor- und Nachbereitung von Meetings: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Nachhalten der vereinbarten Aufgaben
- Planung und Buchung von Geschäftsreisen
- Organisation von Teamveranstaltungen
Schnittstelle zum Team
- Erste Ansprechperson für Mitarbeitende mit Anliegen an den Geschäftsführer
- Abstimmung von Personalthemen: Terminierung von Bewerbungsgesprächen, Organisation des Onboardings, Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen
- Nachhalten von Aufgaben und Fristen aus den Führungsrunden
Projekte und Administration
- Recherchen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen vorbereiten
- Vertrags-, Fristen- und Wiedervorlagemanagement
- Prüfung und Vorbereitung von Rechnungen und Belegen aus seinem Verantwortungsbereich
- Wiederkehrende Aufgaben konsequent mit KI und Automatisierungen lösen und die Abläufe rund um den Geschäftsführer laufend effizienter machen
Private Organisation
- Organisation ausgewählter privater Angelegenheiten des Geschäftsführers, etwa Termine, Reisen, Buchhaltung und Korrespondenz
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium
- Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle
- Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen geschäftlichen und privaten Informationen
- Souveräne Kommunikation in Wort und Schrift, sehr gutes Deutsch, gutes Englisch
- Eigenständige Arbeitsweise: Sie denken voraus, statt Aufgaben nur abzuarbeiten
- Entscheidungsfreude: Sie treffen Entscheidungen im Sinne des Geschäftsführers und stehen dazu
- Ausgeprägte IT- und KI-Affinität: Sie arbeiten routiniert mit Google Workspace, Slack und CRM und haben bereits Abläufe mit KI-Tools oder Automatisierungen vereinfacht
- Organisationstalent, Belastbarkeit und eine Hands-on-Mentalität: Sie sind sich für keine Aufgabe zu schade
Warum wir?
Dich erwartet:
- Eine Schlüsselrolle direkt am Geschäftsführer mit echtem Gestaltungsspielraum
- Auf Wunsch: Hybrides Arbeiten: 2 bis 3 Tage im Büro in Köln, die übrigen Tage Homeoffice
- Unbefristete Festanstellung
- 30 Tage Urlaub
- Moderne Arbeitsmittel inklusive KI-Werkzeugen
- Flache Hierarchien, kurze Wege, schnelle Entscheidungen
- Steueroptimierte Zusatzleistungen wie wahlweise eine betriebliche Krankenversicherung oder eine Fitness-Mitgliedschaft
Über uns
Wir sind ein wachsendes Unternehmen an der Schnittstelle von Immobilien, Digitalisierung und Innovation. Mit einem klaren Fokus auf Qualität, Effizienz und Kundenorientierung gestalten wir moderne Lösungen rund um das Thema Immobilienbewertung. Unser Team vereint Unternehmergeist, digitale Kompetenz und Hands-on-Mentalität – wir suchen Menschen, die mitdenken, mitgestalten und mit uns wachsen wollen.
Persönliche Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d) in Köln Arbeitgeber: CERTA GmbH
Die CERTA GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Köln nicht nur ein dynamisches und innovatives Arbeitsumfeld bietet, sondern auch die Möglichkeit, aktiv an der digitalen Transformation der Immobilienbewertung mitzuwirken. Unser engagiertes Team fördert eine offene Kommunikation und Zusammenarbeit, während wir gleichzeitig individuelle Entwicklungschancen und eine strukturierte Einarbeitung in neue Softwareumgebungen bieten. Bei uns erwartet dich ein motiviertes Team, das gemeinsam an einem Strang zieht und dir die Chance gibt, deine Fähigkeiten im Vertrieb weiter auszubauen und echte Erfolge zu erzielen.
