Ihre Aufgaben Kommunikation und Gatekeeping Eigenverantwortliche Führung von E-Mail-Postfach, Telefon und allen weiteren Kanälen des Geschäftsführers Anfragen vorsortieren, priorisieren, selbst beantworten oder an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten Korrespondenz mit Partnern, Kunden, Dienstleistern und Behörden im Namen des Geschäftsführers Daily Check-in: täglicher Überblick über offene Anliegen, Entscheidungsbedarf und Fristen Koordination von Presse-, Medien- und Vortragsanfragen Termine und Organisation Kalenderführung und Terminkoordination intern wie extern Vor- und Nachbereitung von Meetings: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Nachhalten der vereinbarten Aufgaben Planung und Buchung von Geschäftsreisen Organisation von Teamveranstaltungen Schnittstelle zum Team Erste Ansprechperson für Mitarbeitende mit Anliegen an den Geschäftsführer Abstimmung von Personalthemen: Terminierung von Bewerbungsgesprächen, Organisation des Onboardings, Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen Nachhalten von Aufgaben und Fristen aus den Führungsrunden Projekte und Administration Recherchen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen vorbereiten Vertrags-, Fristen- und Wiedervorlagemanagement Prüfung und Vorbereitung von Rechnungen und Belegen aus seinem Verantwortungsbereich Wiederkehrende Aufgaben konsequent mit KI und Automatisierungen lösen und die Abläufe rund um den Geschäftsführer laufend effizienter machen Private Organisation Organisation ausgewählter privater Angelegenheiten des Geschäftsführers, etwa Termine, Reisen, Buchhaltung und Korrespondenz Ihr Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen geschäftlichen und privaten Informationen Souveräne Kommunikation in Wort und Schrift, sehr gutes Deutsch, gutes Englisch Eigenständige Arbeitsweise: Sie denken voraus, statt Aufgaben nur abzuarbeiten Entscheidungsfreude: Sie treffen Entscheidungen im Sinne des Geschäftsführers und stehen dazu Ausgeprägte IT- und KI-Affinität: Sie arbeiten routiniert mit Google Workspace, Slack und CRM und haben bereits Abläufe mit KI-Tools oder Automatisierungen vereinfacht Organisationstalent, Belastbarkeit und eine Hands-on-Mentalität: Sie sind sich für keine Aufgabe zu schade Warum wir? Dich erwartet: Eine Schlüsselrolle direkt am Geschäftsführer mit echtem Gestaltungsspielraum Auf Wunsch: Hybrides Arbeiten: 2 bis 3 Tage im Büro in Köln, die übrigen Tage Homeoffice Unbefristete Festanstellung 30 Tage Urlaub Moderne Arbeitsmittel inklusive KI-Werkzeugen Flache Hierarchien, kurze Wege, schnelle Entscheidungen Steueroptimierte Zusatzleistungen wie wahlweise eine betriebliche Krankenversicherung oder eine Fitness-Mitgliedschaft
Persönliche Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d) in Köln Arbeitgeber: CERTA
Certa ist ein dynamisches Unternehmen in Köln, das sich durch eine innovative und technologiegetriebene Arbeitsweise auszeichnet. Wir bieten unseren Mitarbeitern nicht nur die Möglichkeit, in einer schnell wachsenden Branche zu arbeiten, sondern auch ein inspirierendes Arbeitsumfeld, in dem Teamarbeit und persönliche Entwicklung gefördert werden. Mit einem klaren Fokus auf Effizienz und Qualität schaffen wir Raum für kreative Lösungen und bieten zahlreiche Wachstumschancen innerhalb eines engagierten Teams.
