Werkstudent Empfang & Standortorganisation (m/w/d) in Erfurt

Als Werkstudent:in im Empfang & Office Management unterstützt du unser Lokationsteam am Standort Erfurt und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag. Du bist erste Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeitende und übernimmst vielseitige organisatorische und administrative Aufgaben rund um Empfang und Büroorganisation.

Dabei erhältst du Einblicke in die Abläufe eines internationalen Business- und IT-Dienstleisters und kannst eigene Ideen einbringen, um unsere Standortprozesse weiterzuentwickeln und zu digitalisieren. Ein Mentoringprogramm begleitet deinen Einstieg und unterstützt dich dabei, dich schnell bei CGI zurechtzufinden.

Aufgaben

• Betreuung unseres Empfangs als erste Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeitende inklusive Begrüßung, Bewirtung, Telefonannahme sowie Ausgabe und Dokumentation von Besucherausweisen
• Organisation des Büroalltags durch Verwaltung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Betreuung und Vorbereitung unserer Meetingräume
• Koordination von Post, Lieferungen und Warensendungen sowie Unterstützung bei weiteren administrativen Aufgaben des Lokationsteams
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen, Meetings und Kundenbesuche
• Bearbeitung von Rechnungen sowie Pflege von Lieferanten- und Kundendaten und Kommunikation mit den jeweiligen Ansprechpersonen
• Mitwirkung bei der Digitalisierung und Optimierung interner Standortprozesse mit der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen

Qualifikation

• Laufendes Studium, idealerweise in Betriebswirtschaft, Office Management, Kommunikation oder einer vergleichbaren Fachrichtung; erste praktische Erfahrungen im Office-, Projekt-, Gebäude- oder Eventmanagement sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office sowie idealerweise erste Erfahrung mit digitalen Office- und Verwaltungstools
• Interesse an digitalen Tools sowie an der Weiterentwicklung und Optimierung interner Prozesse
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Ansprechpersonen
• Freundliches und professionelles Auftreten, Teamfähigkeit und Empathie sowie eine zuverlässige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) und gute Englischkenntnisse (mindestens B1) in Wort und Schrift

Was wir bieten:

• Flexible Arbeitszeiten: Deine Arbeitszeiten lassen sich gut mit deinem Studium vereinbaren.
• Guter Einstieg: Unser Mentoringprogramm unterstützt dich dabei, dich schnell bei CGI zurechtzufinden und erste Kontakte zu knüpfen.
• Lernen und Weiterentwickeln: Mit Trainings und unserer E-Learning-Plattform Academia kannst du dich fachlich und persönlich weiterentwickeln – flexibel und in deinem eigenen Tempo.
• Gestaltungsspielraum: Du übernimmst abwechslungsreiche Aufgaben und kannst eigene Ideen einbringen, beispielsweise bei der Digitalisierung und Optimierung unserer Standortprozesse.
• Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Wir duzen uns über alle Positionen hinweg, arbeiten offen zusammen und setzen auf kurze Wege statt starrer Hierarchien und Silos.
• Moderner Standort: Dich erwartet ein modernes Arbeitsumfeld an unserem zentral gelegenen Standort in Erfurt.
• Gemeinsame Aktivitäten: Events und Freizeitaktivitäten bieten dir die Möglichkeit, deine Kolleg:innen auch außerhalb des Arbeitsalltags kennenzulernen.
• Weitere Vorteile: Du profitierst von attraktiven Angeboten bekannter Marken und Anbieter über unsere CGI Corporate Benefits.
• Zusätzlich erhältst du einen Firmen-Laptop und ein Firmenhandy, die du auch privat nutzen kannst.