Senior Executive Assistant 100%, Zürich, (f/m/d)

Bei Julius Baer feiern und schätzen wir die individuellen Qualitäten, die Sie mitbringen, um wirkungsvoll, unternehmerisch und befähigt zu sein und Werte über den Reichtum hinaus zu schaffen. Lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft des Wealth Management gestalten.

Die Rolle des Executive Assistant, der den Co-Market Head Schweiz unterstützt, ist eine kritische Position, die einen erfahrenen, diskreten und ergebnisorientierten Fachmann erfordert. Diese Person wird umfassende, hochwertige administrative und operative Unterstützung bieten und sicherstellen, dass der tägliche Betrieb reibungslos funktioniert.

Der erfolgreiche Kandidat wird den Co-Market Head Schweiz dabei unterstützen, die betriebliche Effizienz, strategische Initiativen und die Koordination der Führungskräfte im Schweizer Markt voranzutreiben, mit einem besonderen Fokus auf die Entwicklung und das Wachstum der Genfer Niederlassung. Diese Rolle kombiniert hochrangige administrative Unterstützung mit einigen Kernaufgaben im Bereich Geschäftsmanagement und fungiert als vertrauenswürdiger Partner, um die nahtlose Ausführung von Prioritäten sicherzustellen.

Diese Person wird als zentrale Kontaktstelle fungieren und komplexe und vielfältige Aufgaben wie exekutive Unterstützung, Geschäftsmanagement, Unterstützung bei der Entwicklung der Genfer Niederlassung und compliancebezogene Aktivitäten verwalten.

Mit einer proaktiven Denkweise und unerschütterlicher Aufmerksamkeit für Details wird der Executive Assistant als vertrauenswürdiger Partner agieren, Bedürfnisse antizipieren, sensible Informationen vertraulich behandeln und zur Verbesserung der Exekutiv-Effektivität beitragen.

Bei Julius Baer, wo Exzellenz und Kundenorientierung unsere Kultur prägen, erfordert diese Rolle die höchsten Standards an Professionalität, Diskretion und Serviceorientierung in einem schnelllebigen, multistakeholder Umfeld.

IHRE HERAUSFORDERUNG

• Proaktive Verwaltung des Kalenders des Co-Market Head: Meetings planen, Termine priorisieren und Konflikte lösen.
• Vorbereitung von Agenden, Briefingmaterialien, Präsentationen (PowerPoint/Excel) und Gesprächspunkten für interne und externe Meetings.
• Organisation von Reisevorbereitungen, einschließlich Reiseplänen, Visaanforderungen, Unterkünften und Spesenberichten.
• Als Torwächter fungieren, Anrufe und E-Mails filtern, sensible Korrespondenz bearbeiten und rechtzeitige Nachverfolgung sicherstellen.
• Als Verbindung zwischen der Zentrale und dem Genfer Büro agieren und sicherstellen, dass die Richtlinien, Kommunikationen und Änderungsinitiativen abgestimmt sind.
• Zusammenarbeit mit allen wichtigen internen Stakeholdern, einschließlich Compliance- und Rechtsabteilungen, wenn erforderlich, insbesondere in Bezug auf Dokumentation und Genehmigungen.
• Überwachung der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) für die Genfer Niederlassung; wöchentliche/monatliche Berichte erstellen.
• Unterstützung bei der Durchführung interner Governance-Prozesse: Organisation von regionalen Managementausschusssitzungen, Verfolgung von Aktionspunkten und Pflege von Sitzungsprotokollen und Nachverfolgungen.
• Unterstützung bei der Umsetzung lokaler Wachstumsstrategien unter Anleitung des Co-Market Head.
• Identifizierung von Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und digitalen Transformation.
• Strikte Vertraulichkeit aller Angelegenheiten wahren.

IHRE QUALIFIKATIONEN

• Abschluss in Betriebswirtschaft, Internationalen Beziehungen oder einem verwandten Bereich.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer unterstützenden oder geschäftskoordinierten Rolle, vorzugsweise im Private Banking oder Finanzdienstleistungsbereich.
• Bereitschaft zu regelmäßigen Reisen zwischen Zürich und Genf.
• Nachgewiesene Fähigkeit, effektiv in einer Umgebung mit hohen Führungskräften mit Diskretion und Professionalität zu arbeiten.
• Starkes Verständnis der Geschäftsmodelle im Wealth Management, der Organisationsstrukturen und der wichtigsten Leistungsfaktoren.
• Fließend in Englisch und Deutsch (schriftlich und mündlich); Französischkenntnisse sind von großem Vorteil.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Organisatorische Exzellenz: Fähigkeit, effizient zu multitasken und dabei Genauigkeit und Detailgenauigkeit zu wahren.
• Initiative und Problemlösung: Antizipiert Bedürfnisse und schlägt Lösungen ohne ständige Aufsicht vor.
• Kommunikationsfähigkeiten: Klare, prägnante und diplomatische Kommunikation auf verschiedenen Ebenen und Kulturen.
• Teamarbeit: Arbeitet sowohl unabhängig als auch als Teil funktionsübergreifender Teams gut zusammen.
• Diskretion und Integrität: Geht mit vertraulichen Informationen äußerst sensibel und vertrauenswürdig um.

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