Senior Executive Assistant 60-100%, Genève (or Zurich), (f/m/d)

Bei Julius Baer feiern und schätzen wir die individuellen Qualitäten, die Sie mitbringen, um wirkungsvoll, unternehmerisch und befähigt zu sein und Werte über den Reichtum hinaus zu schaffen. Lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft des Wealth Management gestalten.

Die Rolle des Executive Assistant, der den Market Head Intermediaries Western Switzerland Americas unterstützt, ist eine strategische Position, die einen erfahrenen, diskreten, ergebnisorientierten und sehr enthusiastischen Fachmann erfordert. Der Senior Executive Assistant wird umfassende, hochwertige administrative und operative Unterstützung bieten und sicherstellen, dass der tägliche Betrieb reibungslos funktioniert.

Der erfolgreiche Kandidat wird den Market Head Intermediaries Western Switzerland Americas dabei unterstützen, die betriebliche Effizienz, strategische Initiativen und die Koordination der Führungsebene im Markt voranzutreiben sowie die Organisation und Aufsicht interner und externer Veranstaltungen zusammen mit unserer Marketingabteilung zu übernehmen. Diese Rolle kombiniert hochrangige administrative Unterstützung mit einigen Kernaufgaben im Bereich Geschäftsmanagement und fungiert als vertrauenswürdiger Partner, um die nahtlose Ausführung von Prioritäten sicherzustellen.

Diese Person wird als zentrale Kontaktstelle fungieren und komplexe und vielfältige Aufgaben wie Unterstützung der Führungsebene, Geschäftsmanagement, Entwicklungshilfe und compliancebezogene Aktivitäten verwalten.

Mit einer proaktiven Denkweise und unerschütterlicher Aufmerksamkeit für Details wird der Executive Assistant als vertrauenswürdiger Partner agieren, Bedürfnisse antizipieren, sensible Informationen vertraulich behandeln und zur Verbesserung der Effektivität der Führungsebene beitragen.

Bei Julius Baer, wo Exzellenz und Kundenorientierung unsere Kultur prägen, erfordert diese Rolle die höchsten Standards an Professionalität, Diskretion und Serviceorientierung in einem schnelllebigen, multistakeholder Umfeld.

IHRE HERAUSFORDERUNG

• Proaktive Verwaltung des Kalenders des Market Head Intermediaries Western Switzerland Americas: Meetings planen, Termine priorisieren und Konflikte lösen.
• Agenden, Briefingmaterialien, Präsentationen (PowerPoint/Excel) und Gesprächspunkte für interne und externe Meetings vorbereiten.
• Reisevorbereitungen organisieren, einschließlich Reiseplänen, Visaanforderungen (falls zutreffend), Unterkünften und Spesenabrechnung.
• Interne und externe erstklassige Veranstaltungen für Teammitglieder und Kunden mit Liebe zum Detail und herausragendem Professionalismus organisieren.
• Als Torwächter fungieren, Anrufe und E-Mails filtern, sensible Korrespondenz bearbeiten und rechtzeitige Nachverfolgung sicherstellen.
• Als Verbindung zwischen der Zentrale und dem Büro in Genf agieren und sicherstellen, dass die Richtlinien, Kommunikationen und Änderungsinitiativen abgestimmt sind.
• Mit allen wichtigen internen Stakeholdern, einschließlich Finanz-, HR-, Compliance- und Rechtsabteilungen, zusammenarbeiten, wenn erforderlich, insbesondere in Bezug auf Dokumentation und Genehmigungen.
• Wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für den Markt überwachen; wöchentliche/monatliche Berichte erstellen.
• Interne Governance-Prozesse erleichtern: regionale Managementausschusssitzungen organisieren, Aktionspunkte verfolgen und Protokolle sowie Nachverfolgungen führen.
• Bei der Umsetzung lokaler Wachstumsstrategien unter Anleitung des Market Head unterstützen.
• Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und digitalen Transformation identifizieren.
• Strikte Vertraulichkeit aller Angelegenheiten wahren.

IHRE QUALIFIKATIONEN

• Abschluss in Betriebswirtschaft, Internationalen Beziehungen oder einem verwandten Bereich.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer unterstützenden oder geschäftlichen Koordinationsrolle, vorzugsweise im Private Banking oder Finanzdienstleistungsbereich.
• Bereitschaft zu regelmäßigen Reisen zwischen Zürich und Genf.
• Nachgewiesene Fähigkeit, effektiv in einer Umgebung für Führungskräfte mit Diskretion und Professionalität zu arbeiten.
• Starkes Verständnis von Geschäftsmodellen im Wealth Management, Organisationsstrukturen und wesentlichen Leistungsfaktoren.
• Fließend in Englisch und Französisch; Spanisch- und Deutschkenntnisse sind von großem Vorteil.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Organisatorische Exzellenz: Fähigkeit, effizient zu multitasken und dabei Genauigkeit und Detailgenauigkeit zu wahren.
• Initiative und Problemlösung: Antizipiert Bedürfnisse und schlägt Lösungen ohne ständige Aufsicht vor.
• Kommunikationsfähigkeiten: Klare, prägnante und diplomatische Kommunikation auf verschiedenen Ebenen und Kulturen.
• Teamarbeit: Arbeitet sowohl unabhängig als auch als Teil funktionsübergreifender Teams gut zusammen.
• Diskretion und Integrität: Geht mit vertraulichen Informationen äußerst sensibel und vertrauenswürdig um.

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