Leitungsassistenz (d/w/m) Geschäftsbereich Erlösmanagement

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

Als Assistenz des Leitungsteams unterstützen Sie unsere Visionen und es erwartet Sie ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet. Als Leitungsassistenz des Geschäftsbereichs Erlösmanagement (GB EM) sind Sie insbesondere für unsere Abteilungsleitungen zentrale Ansprechperson und übernehmen damit eine wichtige Schnittstellenfunktion.

Ihre Aufgaben im Überblick:

• Sie übernehmen das Terminmanagement inkl. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings, Klausurtagungen und Veranstaltungen.
• Sie unterstützen bei allgemeinen Koordinations- und Organisationsaufgaben (z. B. interne und externe Korrespondenz, Dokumentenablage, Raumbuchungen, Terminanfragen).
• Sie übernehmen die Materialbeschaffung und deren Verwaltung, z. B. Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeiten und Prüfen von Rechnungen sowie deren elektronische Freigabe.
• Sie verwalten kostenpflichtige Software-Lösungen für Mitarbeitende des GB EM.
• Sie aktualisieren On- / Offboardinglisten (z. B. Anpassen Organigramm, Intranetauftritt und Auskunftssystem).
• Sie führen Dokumentationen im Arbeitszeitmanagementsystem (Polypoint PEP) durch.
• Sie erstellen Anträge für EDV-Zugriffsrechte SAP, BW etc. und Schlüsselvergabe und verwalten E-Mailfunktionspostfächer.
• Sie koordinieren organisatorische Maßnahmen und Anfragen im Zusammenhang mit der Verwaltung der GB EM-Ebene im Charité-Standort "Baltic" in der Invalidenstraße.

Wir suchen Mitgestaltende mit Tatkraft, Teamspirit und Empathie. Zu Ihren besonderen Qualitäten gehören ein sicheres, kompetentes Auftreten, ein hohes Maß an Motivation und Selbstständigkeit sowie eine vorausschauende, strukturierte Arbeitsweise. Sie sind zuverlässig, arbeiten gerne im Team und haben ein sehr gutes Organisationstalent sowie Zeitmanagement.

Darüber bringen Sie folgende Voraussetzungen mit:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Sekretärin / Sekretär im Gesundheitswesen oder Bürokauffrau / Bürokaufmann oder vergleichbare Ausbildung.
• Berufserfahrung als Assistenz oder im Büromanagement, idealerweise in einer vergleichbaren Position.
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil.
• Erfahrungen mit an der Charité genutzter Verwaltungssoftware wünschenswert (Polypoint PEP, SRM).
• Gute IT-Affinität und sehr gute Anwenderkenntnisse im Umgang mit MS-Office Anwendungen (z. B. Word, Excel, Outlook, Teams, Power Point).

Wir bieten:

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team.
• Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum.
• Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport.
• Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge.
• Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007.

Die Bewerbungsfrist endet am: 15.07.2025.