Leitung Zentrale Services (d/w/m) Netzwerk Universitätsmedizin in Berlin

Die NUM-Koordinierungsstelle bildet den organisatorischen Kern des Netzwerks Universitätsmedizin (NUM), eines bundesweiten Netzwerks der 37 deutschen Universitätsklinika mit hoher Sichtbarkeit in der biomedizinischen Forschungslandschaft. Die Koordinierung des NUM liegt derzeit bei der Charité – Universitätsmedizin Berlin, die die Gesamtprojektleitung innehat und Sitz der Koordinierungsstelle ist. Die Koordinierungsstelle plant und steuert die Aktivitäten des NUM und ist zentrale Ansprechpartnerin für die beteiligten Standorte, Projekte, Wissenschaftlerinnen / Wissenschaftler sowie weitere Stakeholder. Bis voraussichtlich 30.06.2027 wird das NUM weiterhin durch die Charité koordiniert. Parallel werden der Aufbau und die Überführung in eine eigenständige, institutionell durch das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt geförderte Organisationsstruktur mit ca. 100 Mitarbeitenden vorbereitet. Damit verbunden ist der Aufbau des neuen Teams für die zentralen administrativen Servicefunktionen der Organisation.

Die Abteilung Zentrale Services bündelt die Bereiche Personaladministration, IT-Administration sowie Einkauf und Vergabe und schafft die Voraussetzungen für eine leistungsfähige, wirtschaftliche und rechtskonforme Verwaltung. Sie begleitet die Entwicklung der neuen, zukunftsfähigen Organisation durch die Etablierung geeigneter Strukturen, Standards und digitaler Prozesse für den Regelbetrieb. Als Leitung der Zentralen Services übernehmen Sie die fachliche, organisatorische und personelle Verantwortung für die Abteilung und prägen den Aufbau einer modernen, serviceorientierten Administration maßgeblich. Gemeinsam mit Ihrem Team entwickeln und implementieren Sie in der Aufbauphase die erforderlichen Abläufe und Instrumente für den Betrieb der NUM GmbH. Im Zielbetrieb verantworten Sie deren kontinuierliche Weiterentwicklung und stehen der Geschäftsführung sowie den Fachbereichen als zentrale Ansprechperson für administrative Fragestellungen beratend zur Seite.

Ihre konkreten Aufgaben:

• Fachliche, organisatorische und disziplinarische Leitung der Abteilung Zentrale Services mit voraussichtlich drei Mitarbeitenden sowie Weiterentwicklung einer modernen, service- und lösungsorientierten Arbeitskultur
• Strategische Steuerung des Aufbaus sowie kontinuierliche Weiterentwicklung der administrativen Servicebereiche Personal, IT sowie Einkauf und Vergabe
• Aufbau, Steuerung und kontinuierliche Optimierung bereichsübergreifender, effizienter und digital unterstützter Verwaltungsprozesse sowie Förderung eines serviceorientierten Selbstverständnisses innerhalb der Administration
• Operative und strategische Steuerung externer Dienstleister sowie Sicherstellung einer wirtschaftlichen und qualitätsorientierten Leistungserbringung
• Sicherstellung rechtskonformer und wirtschaftlicher Abläufe unter Berücksichtigung arbeits-, vergabe-, datenschutz-, zuwendungs- und haushaltsrechtlicher Anforderungen
• Entwicklung und Einführung von Richtlinien, Standards, Geschäftsprozessen und Servicevereinbarungen für die administrativen Bereiche
• Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsbereichsleitung Administration und Fördermittelmanagement sowie Beratung der Geschäftsführung in strategischen und operativen Fragestellungen
• Planung und Steuerung des Budgets der Zentralen Services sowie Verantwortung für Ressourcen-, Investitions- und Kapazitätsplanung

Danach suchen wir:

• Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master oder vergleichbar), beispielsweise in Rechts-, Wirtschafts- oder Verwaltungswissenschaften, General Managements oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Mehrjährige Führungserfahrung, idealerweise im Aufbau neuer Organisationseinheiten, in Transformationsprozessen oder in der Weiterentwicklung administrativer Strukturen
• Mehrjährige Berufserfahrung in mindestens einem der Bereiche Personal, IT-Management oder Einkauf/Vergabe sowie ein gutes Verständnis der angrenzenden Verwaltungsfunktionen, idealerweise in einer öffentlichen oder öffentlich geförderten Einrichtung
• Ausgeprägte Hands-on-Mentalität sowie Bereitschaft auch operative Prozesse in den Bereichen Einkauf, Personal und IT-Administration zu übernehmen
• Ausgeprägtes analytisches und strategisches Denkvermögen sowie die Fähigkeit, komplexe administrative und regulatorische Fragestellungen in pragmatische und rechtssichere Lösungen zu überführen
• Hohe soziale Kompetenz sowie die Fähigkeit, Mitarbeitende zu gewinnen, interdisziplinäre Teams erfolgreich zu führen und unterschiedliche Fachdisziplinen zu einer leistungsfähigen Einheit zusammenzuführen
• Sehr gutes Verständnis moderner Verwaltungs-, Organisations- und Digitalisierungsprozesse
• Erfahrung in der Einführung und Optimierung digitaler Verwaltungs- und Dokumentationssysteme ist wünschenswert
• Hohe Eigeninitiative, Belastbarkeit und Umsetzungsstärke sowie ein sicheres, verbindliches und überzeugendes Auftreten gegenüber Geschäftsführung, Führungskräften und externen Partnern
• Sie kommunizieren absolut verhandlungssicher in deutscher sowie englischer Sprache (in Wort und Schrift)

Das bringt die Charité mit:

• Eine verantwortungsvolle Führungsposition mit großem Gestaltungsspielraum beim Aufbau einer neuen Organisation
• Die Möglichkeit, zentrale Verwaltungsstrukturen und Prozesse einer bundesweit bedeutenden Organisation aktiv mitzugestalten
• Mitarbeit an einem anspruchsvollen Transformationsprozess hin zu einer eigenständigen, institutionell geförderten Organisation
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung und kurzen Entscheidungswegen
• Zusammenarbeit mit engagierten Kolleg*innen, Führungskräften und externen Partnern
• Ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld im Kontext universitärer Medizin, Forschung und öffentlicher Förderung
• Vergütung nach TVöD VKA-K unter Berücksichtigung der persönlichen Voraussetzungen