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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Assist in planning, coordinating, and managing administrative tasks for the Institute of Medical Immunology.
- Arbeitgeber: Join Charité, one of Europe's largest university hospitals, known for its research and patient care.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy extensive training opportunities, employee discounts, and a family-friendly work environment.
- Warum dieser Job: Be part of a motivated team, gain responsibility, and contribute to impactful medical research.
- Gewünschte Qualifikationen: A completed commercial training or degree in management is preferred; excellent English skills are essential.
- Andere Informationen: 30 days of vacation and a competitive salary package await you!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
DIE CHARITÉ – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.
Assistenz (d/w/m) Institutsleitung Medizinische Immunologie Campus Virchow-Klinikum, Wedding
Kennziffer: 4295 Arbeitszeit: Vollzeit (38,5 Std./Wo.) Eintrittsdatum: Ab sofort Dauer der Anstellung: Unbefristet Bewerbungsfrist: 10.03.2025
Das Institut für Medizinische Immunologie (IMI) mit dem Schwerpunkt klinisch translationale Forschung und Patientenversorgung bietet ein diverses Umfeld aus Wissenschaftlerinnen / Wissenschaftlern und Fachärztinnen / Fachärzten unterschiedlicher Disziplinen, MFA und Study Nurses. Geforscht wird in nationalen und internationalen Projekten in mehreren dem Institut zugeordneten Forschungsgruppen. Das Institut beteiligt sich an der Lehre insbesondere im Modellstudiengang Medizin.
Ihr Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen die Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle der administrativen Vorgänge des Institutssekretariates, insbesondere die Unterstützung der Institutsleitung im operativen Bereich.
Die Stelle im Überblick
- Erledigung von Korrespondenzen in Deutsch und Englisch / Verwaltung von Postein- und -ausgang
- Planung, Koordination und Administration von Dienstreisen und Terminen
- Koordination der Lehrplanung
- Mithilfe bei der dezentralen Personalverwaltung, insbesondere Koordination der Arbeitszeiterfassung und der Urlaubsplanung
- Kommunikationszentrale für interne / externe sowie nationale / internationale Kontakte des Instituts
- Büromaterialbeschaffung und -verwaltung sowie Wartung der Bürogeräte
- Adressenverwaltung / Kontaktdatenbankpflege
- Anlaufstelle für administrative Fragen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Instituts
- Veranstaltungsmanagement bei nationalen und internationalen Veranstaltungen, Kongressen, Tagungen und Seminarreihen
- Budgetverwaltung und Kontrolle von universitären Forschungsmitteln und Spendenkonten
Danach suchen wir
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaft, Management oder vergleichbare Qualifikation (Bachelor oder Master) von Vorteil
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgezeichnete schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- Hohe Eigenständigkeit und die Fähigkeit, proaktiv mitzuarbeiten und Lösungen zu entwickeln
- Strukturierte Arbeitsweise sowie eine hohe Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Gewissenhaftigkeit
- Sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit mit der Fähigkeit, in verschiedenen Kontexten klar und effizient zu kommunizieren
- Erfahrung im Projekt- und Veranstaltungsmanagement sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren
- Sehr gute Kenntnisse der MS Officeanwendungen (insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Erfahrung im Umgang mit SAP oder vergleichbaren ERP-Systemen wünschenswert
- Professionelles, zuvorkommendes und gepflegtes Auftreten sowie sehr gute Umgangsformen auch in stressigen und herausfordernden Situationen
Das bringt die Charité mit
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E9a / E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung angegeben.
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:
Dr. Svenja Rühland
Über unsere Online-Bewerbung können Sie sich schnell und unkompliziert bewerben.
Charité – Universitätsmedizin Berlin
Erfahren Sie mehr über die Charité – Universitätsmedizin Berlin als Ihren Arbeitgeber: jobs.charite.de
Informationen über das Institut für Medizinische Immunologie finden Sie unter: immunologie.charite.de
Hier finden Sie weitere Informationen zur Charité als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen: familie.charite.de
DIE CHARITÉ – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN
trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Gleichzeitig wird eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen angestrebt und dies bei gleichwertiger Qualifikation im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten berücksichtigt. Ebenso ausdrücklich erwünscht sind Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Ein erweitertes Führungszeugnis ist vorzulegen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.
DATENSCHUTZHINWEIS: Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.
Assistenz (d/w/m) Institutsleitung Medizinische Immunologie Arbeitgeber: Charité - Universitätsmedizin Berlin
Kontaktperson:
Charité - Universitätsmedizin Berlin HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (d/w/m) Institutsleitung Medizinische Immunologie
✨Tip Number 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits in der Charité oder im Bereich Medizinische Immunologie arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Number 2
Informiere dich über aktuelle Projekte und Forschungsthemen des Instituts für Medizinische Immunologie. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein echtes Interesse an deren Arbeit hast und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Number 3
Bereite dich auf Fragen zur Teamarbeit und Kommunikation vor. Da die Stelle viel Interaktion erfordert, solltest du Beispiele parat haben, die deine Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke unter Beweis stellen.
✨Tip Number 4
Sei bereit, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir konkrete Situationen, in denen du erfolgreich mehrere Aufgaben gleichzeitig koordiniert hast, um deine Eignung für das Veranstaltungsmanagement zu zeigen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (d/w/m) Institutsleitung Medizinische Immunologie
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Qualifikationen heraus: Betone in deinem Anschreiben und Lebenslauf deine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder dein Studium im Bereich Wirtschaft oder Management. Zeige auf, wie deine Qualifikationen zu den Anforderungen der Stelle passen.
Sprache und Ausdruck: Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf sowohl in Deutsch als auch in Englisch verfasst sind, da sehr gute Englischkenntnisse gefordert sind. Verwende klare und präzise Formulierungen, um deine schriftliche Ausdrucksfähigkeit zu demonstrieren.
Erfahrungen im Projekt- und Veranstaltungsmanagement: Falls du Erfahrungen im Projekt- und Veranstaltungsmanagement hast, führe diese detailliert auf. Beschreibe spezifische Projekte oder Veranstaltungen, an denen du beteiligt warst, und welche Rolle du dabei gespielt hast.
Motivation und Eigenverantwortung: Formuliere in deinem Anschreiben, warum du dich für die Charité interessierst und was dich motiviert, in einem interdisziplinären Team zu arbeiten. Hebe deine Fähigkeit zur Eigenverantwortung und proaktiven Mitarbeit hervor.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Charité - Universitätsmedizin Berlin vorbereitest
✨Bereite dich auf die spezifischen Anforderungen vor
Informiere dich über die Aufgaben der Assistenz der Institutsleitung und über die Struktur des Instituts für Medizinische Immunologie. Zeige, dass du die administrativen Abläufe verstehst und bereit bist, diese effizient zu unterstützen.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Da die Stelle eine Kommunikationszentrale für interne und externe Kontakte ist, solltest du während des Interviews deine Fähigkeit zur klaren und effizienten Kommunikation unter Beweis stellen. Übe, wie du komplexe Informationen einfach und verständlich vermitteln kannst.
✨Proaktive Problemlösungsansätze präsentieren
Die Charité sucht nach jemandem, der proaktiv mitarbeitet und Lösungen entwickelt. Bereite Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung vor, in denen du Herausforderungen erfolgreich gemeistert hast, um deine Eigenständigkeit und Problemlösungsfähigkeiten zu zeigen.
✨Kenntnisse in MS Office und ERP-Systemen hervorheben
Stelle sicher, dass du deine sehr guten Kenntnisse in MS Office-Anwendungen und eventuell auch in SAP oder ähnlichen ERP-Systemen während des Interviews betonst. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
