Event Specialist

Der Event Specialist ist verantwortlich für die Koordination und Durchführung von kundenorientierten und internen Firmenevents, die die Geschäftsziele von Chartwell Law in den Bereichen Geschäftsentwicklung, Marketing und Mitarbeiterengagement unterstützen. Diese Rolle verwaltet alle Aspekte der Veranstaltungslogistik, einschließlich der Auswahl von Veranstaltungsorten, der Koordination von Anbietern, der Erfüllung von Sponsorenverpflichtungen, der Reiseverwaltung, der Registrierung, der Budgetüberwachung und der Nachberichterstattung.

In enger Zusammenarbeit mit Anwälten, der Unternehmensführung, Mitgliedern des Marketingteams und externen Anbietern stellt der Event Specialist sicher, dass die Veranstaltungen professionell, im Budgetrahmen und im Einklang mit der Marke und den strategischen Zielen der Firma durchgeführt werden. Die Position verwaltet auch eventbezogene Daten innerhalb des CRM-Systems und der Marketingplattformen der Firma, bewertet die Leistung der Veranstaltungen und den Return on Investment und entwickelt Prozesse sowie Best Practices, die die Effizienz, Konsistenz und Ergebnisse der Veranstaltungen im gesamten Unternehmen verbessern.

Hauptaufgaben:

• Koordination der Umsetzung von kundenorientierten Veranstaltungen, einschließlich Konferenzen, Networking-Events, Kundenreisen usw.
• Koordination der Umsetzung interner Firmenevents, einschließlich Feiertags- und Sommerpartys, Firmen-Retreats und Sonderveranstaltungen.
• Zusammenarbeit mit internen Abteilungen - Marketing, Geschäftsentwicklung, Einrichtungen, IT, Recht, Beschaffung, Buchhaltung und anderen, um Veranstaltungen durchzuführen.
• Recherche, Bewertung und Empfehlung von Veranstaltungsorten, Catering, Dekoration, Unterhaltung, Werbematerialien und anderen dienstleistenden Anbietern.
• Pflege von Beziehungen zu externen Anbietern und Identifizierung neuer Anbieter, wenn nötig.
• Koordination von Vertragsprüfungen zur Bestätigung von Genauigkeit, Zahlungsplänen und Fristen der Anbieter.
• Führung von Aufzeichnungen zur Einhaltung, Genehmigungen und Veranstaltungsdokumentation.
• Verwaltung von Sponsorenleistungen, einschließlich Teilnehmerlisten, Teilnehmermanagement, Standanforderungen, Sponsorenverpflichtungen, Materialversand, Aufbau und Abbau.
• Verwaltung des Marketing-Veranstaltungskalenders und Verfolgung wichtiger Daten, Fristen, Sponsorenverpflichtungen und Meilensteine.
• Zusammenarbeit mit dem Content Specialist zur Erstellung von Veranstaltungseinladungen, Erinnerungs-E-Mails, Registrierungsmitteilungen, Follow-up-Nachrichten und persönlicher Kontaktaufnahme mit Kunden.
• Zusammenarbeit mit dem Marketing Specialist zur Entwicklung von Veranstaltungsgrafiken für Social-Media-Beiträge und zur Veröffentlichung von Redemöglichkeiten für Anwälte auf der Website der Firma.
• Pflege von Veranstaltungsunterlagen innerhalb des CRM-Systems und der Marketingdatenbanken der Firma, einschließlich RSVP-Status und Follow-up-Aktivitäten.
• Verwaltung des Uber-Kontos und der Administrationsseite für das Navan-Reiseprogramm.
• Verfolgung und Berichterstattung über den ROI von Veranstaltungen, einschließlich Teilnahme, Kundenbeteiligung, generierte Leads, Follow-up-Aktivitäten und Ergebnisse der Geschäftsentwicklung.
• Verfolgung von Ausgaben und Abstimmung von Rechnungen zur Genehmigung.
• Fähigkeit und Bereitschaft, zu Veranstaltungen zu reisen, um logistische Unterstützung zu bieten.
• Verwaltung mehrerer Projekte gleichzeitig bei gleichzeitiger Beachtung von Details, Einhaltung von Fristen und Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen, Effizienz, Veranstaltungsqualität und messbaren Ergebnissen.
• Entwicklung, Dokumentation und Pflege von Verfahren zur Veranstaltungsplanung, Effizienzen und Best Practices zur Unterstützung einer konsistenten Durchführung aller Veranstaltungen.

Wichtige Kompetenzen:

• Kommunikation: Juristische Fachkräfte geben die erforderlichen Informationen klar, direkt und unmissverständlich weiter.
• Konfliktmanagement: Juristische Fachkräfte gehen Probleme offen und objektiv an und bringen Konflikte konstruktiv zur Sprache.
• Professionalität: Juristische Fachkräfte setzen hohe Standards und dienen als Vorbilder für Arbeitsleistung und ethisches Verhalten.
• Planung und Prioritätensetzung: Juristische Fachkräfte identifizieren Prioritäten und entwickeln detaillierte Aktionspläne.

Weitere Aufgaben: Bitte beachten Sie, dass diese Stellenbeschreibung nicht dazu gedacht ist, eine umfassende Liste von Aktivitäten, Aufgaben oder Verantwortlichkeiten zu enthalten, die von dem Mitarbeiter für diese Stelle verlangt werden. Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Aktivitäten können jederzeit mit oder ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Diese Position kann je nach den Anforderungen der Rolle, dem Standort des Büros und den Anforderungen der Firma als remote, hybrid oder vollständig im Büro bezeichnet werden.

Anforderungen:

• Abschluss in Marketing, Kommunikation oder einem verwandten Bereich.
• 3-5 Jahre Erfahrung in der Veranstaltungsplanung, im Marketing, in der Geschäftsentwicklung oder in einem verwandten Bereich.
• Bereitschaft zu reisen, einschließlich gelegentlicher Abende und Wochenenden.
• Wohnort in der Nähe eines großen Flughafen-Hubs, vorzugsweise an der Ostküste.
• Erfahrung mit Monday.com, Nexl, Canva oder ähnlichen MarTech-Plattformen bevorzugt, aber nicht erforderlich.
• Erfahrung in der Verwaltung von Veranstaltungsbudgets, Anbieter-Verträgen und Sponsorenverpflichtungen bevorzugt.
• Erfahrung in einem professionellen Dienstleistungsumfeld. Juristische Erfahrung ist bevorzugt, aber nicht erforderlich.
• Starke organisatorische und Projektmanagementfähigkeiten.
• Kenntnisse der Microsoft Office Suite erforderlich.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.