Administrationsassistenz Legal & Compliance (m/w/d) – Elternzeitvertretung, befristet auf 18 Monate

Über uns

Chiesi verfolgt die Mission, die Lebensqualität der Menschen zu verbessern und dabei verantwortungsvoll gegenüber Gesellschaft und Umwelt zu handeln. Als forschungsorientiertes, biopharmazeutisches Unternehmen entwickelt und vermarktet Chiesi innovative medikamentöse sowie nicht-medikamentöse Lösungen. Dabei unterscheiden wir die drei Unternehmensbereiche: AIR, Produkte und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Atemwegserkrankungen; RARE, die Behandlung von Patient*innen mit seltenen oder sehr seltenen Erkrankungen und CARE, Medikamente für transplantierte Menschen. Der Bereich Care beinhaltet ebenfalls Produkte für die Selbstmedikation, wie apothekenpflichtige Arzneimittel und Kosmetika. Seit 2019 ist Chiesi als B Corp zertifiziert. Diese Zertifizierung stellt sicher, dass Chiesis nachhaltige Unternehmensführung anhand unabhängiger globaler Standards gemessen, bewertet sowie stetig verbessert wird. Das Unternehmen setzt sich zum Ziel, bis 2035 Net-Zero-Emissionen entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu erreichen.

Über die Rolle

In der Rolle Assistant Legal & Compliance unterstützt du unser Legal‑ & ‑Compliance‑Team dabei, rechtssichere, transparente und integre Prozesse im Unternehmen sicherzustellen. Du übernimmst administrative, organisatorische und fachnahe Aufgaben und trägst so aktiv zur Weiterentwicklung unseres Compliance‑Management‑Systems bei. Dabei arbeitest du eng mit internen Stakeholder*innen sowie externen Partnern zusammen und behältst auch bei komplexen Themen den Überblick. Die Rolle verbindet Struktur, Verantwortung und Sinnhaftigkeit in einem regulierten, dynamischen Umfeld. Die Rolle ist je nach Lebenssituation und Wunsch in Vollzeit zu besetzen, mit mindestens 24 Stunden/Woche. Da es sich um eine Elternzeitvertretung handelt, ist diese Position auf 18 Monate befristet.

Die Rolle könnte zu dir passen, wenn du Freude daran hast, proaktiv mit Struktur und Sorgfalt dazu beizutragen, dass Regeln, Prozesse und ethische Standards im Arbeitsalltag gelebt und weiterentwickelt werden.

Das sind deine Aufgaben

• Du unterstützt die Legal‑ & ‑Compliance‑Manager*innen bei der Pflege, Weiterentwicklung und Dokumentation des Compliance‑Management‑Systems, inklusive Richtlinien, Trainings und Audits.
• Du koordinierst und bearbeitest selbstständig Themen rund um Parallelimporte, inklusive Prüfung, Aktenführung, Terminüberwachung und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner*innen.
• Du übernimmst Aufgaben im Bereich Transparency & Monitoring, insbesondere die Koordination und Vorbereitung von Transparenzveröffentlichungen nach geltenden Vorgaben.
• Du führst Vorprüfungen von Spenden und Zuwendungen gemäß interner und externer Richtlinien durch und stellst eine saubere Dokumentation sicher.
• Du begleitest bereichsübergreifende Projekte und sorgst für eine nachvollziehbare Aufbereitung compliance‑relevanter Inhalte.
• Du übernimmst klassische Assistenztätigkeiten wie Rechnungsabwicklung, Reiseorganisation und Terminkoordination sowie die Erstellung und Bearbeitung administrativer Unterlagen.

Das bringst du mit

• Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder rechtlich orientierte Ausbildung und bringst ca. 2-5 Jahre einschlägige Berufserfahrung mit.
• Du bringst idealerweise erste Vorkenntnisse oder Interesse an rechtlichen oder compliance‑nahen Fragestellungen mit.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und selbstständig und behältst auch bei mehreren Themen parallel den Überblick.
• Du verstehst dich als Teamplayer*in und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Fachbereichen und internationalen Schnittstellen zusammen.
• Du gehst verantwortungsbewusst mit sensiblen Informationen um und handelst zuverlässig sowie diskret.
• Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in gängigen MS‑Office‑Anwendungen und bringst eine hohe digitale Affinität mit.
• Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.

Was bringen wir mit:

Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von Offenheit, Herzlichkeit und Ehrlichkeit. Es ist uns wichtig, einen Raum zu schaffen, in dem sich jede und jeder entfalten kann. Neben einer positiven Arbeitsatmosphäre und einem kollegialen Zusammenhalt bieten wir zahlreiche Benefits:

• Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten;
• Ein breites Weiterbildungsangebot;
• Wertschätzende und entwicklungsorientierte Teamarbeit über alle Abteilungen hinweg;
• Company Events und Sportangebote (EGYM Wellpass);
• Solides Paket an Sozialleistungen & betrieblichem Gesundheitsmanagement;
• 30 Tage Urlaub plus Sonderurlaubstage;
• Monatliche Pluxee-Essensgutscheine;
• Business-Bike-Leasing;
• u.v.m.

Interesse? Chiesi nutzt Vielfalt und Inklusion als Quellen für Innovation und Kreativität. Deshalb freuen wir uns auf alle Bewerbungen unabhängig von ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Identität, Weltanschauung oder Religion. Wir freuen uns über deine Bewerbung über unseren Online-Bewerbungsbogen am Ende dieser Stellenanzeige. Hier findest du bei Bedarf Informationen zum Datenschutz: chiesi.de/datenschutz