Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den CEO und die Familie in einem abwechslungsreichen, verantwortungsvollen Umfeld.
- Unternehmen: Privates Investmentunternehmen mit direkter Entscheidungsfindung in Zürich.
- Vorteile: Wettbewerbsfähige Vergütung, direkte Zusammenarbeit mit Führungskräften und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Klein, dynamisches Team mit hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Erlebe eine vertrauensvolle Rolle mit direktem Einfluss auf Unternehmens- und Familienangelegenheiten.
- Qualifikationen: Erfahrung als persönliche/r Assistent/in und fließend in Englisch und Deutsch.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 63000 - 77000 € pro Jahr.
Über das Unternehmen
Ein privat geführtes Investmentholding mit Sitz in Zürich. Durch seine Tochtergesellschaften entwickelt es strategische Ressourcen am Ursprung und investiert in aufstrebende Technologien. Das Zürcher Team ist klein und senior, mit kurzen Entscheidungswegen — diese Rolle hat direkte Sichtbarkeit und Einfluss.
Wir suchen einen organisierten, verantwortungsbewussten und proaktiven Assistenten, der klassische Unterstützung für unseren Vorsitzenden & CEO mit Unternehmens- und Bürosupport für das Zürcher Team kombiniert — und, besonders, mit privater und familiärer Unterstützung für den Hauptverantwortlichen. Dies ist eine echte rechte Hand-Rolle, die sowohl den professionellen als auch den privaten Bereich umfasst und sich an jemanden richtet, der Abwechslung genießt, echte Verantwortung übernimmt und Diskretion als zweite Natur betrachtet.
Hauptverantwortlichkeiten
- Executive Assistance zum CEO
- Buchung und Verwaltung internationaler Reisen (Flüge, Hotels, Visa), sowohl europäisch als auch global
- Proaktive Verwaltung des Kalenders des CEO über Zeitzonen hinweg, Antizipation von Konflikten und Schutz der Fokuszeit
- Vorbereitung von Besprechungsbriefings, Agenden und Nachverfolgungen; Verfolgung von Aktionspunkten bis zur Vollständigung
- Verfolgung und Bearbeitung von Ausgaben gemäß der Ausgabenrichtlinie der Gruppe
- Erster Ansprechpartner für den Kalender und die Korrespondenz des CEO, wobei ein gesundes Urteilsvermögen bei der Priorisierung und dem Zugang ausgeübt wird
- Unterstützung bei Corporate & Governance
- Unterstützung bei der Logistik von Vorstandssitzungen (Terminplanung, Vorstandspakete, Beschlüsse)
- Aufrechterhaltung der Dokumentenaufbewahrung und Archivierung über die Gruppengesellschaften hinweg
- Verfolgung gesetzlicher Fristen und Einreichungen
- Kommunikation mit externen Dienstleistern (Treuhänder, Versicherungsbroker, externe Berater, Banken) zu administrativen Angelegenheiten
- Private & Familiäre Unterstützung
- Planung und Verfolgung persönlicher Termine für den Hauptverantwortlichen und die Familie (medizinisch, zahnärztlich und ähnliches), einschließlich Erinnerungen und Nachverfolgungen
- Koordination der Schulverwaltung und Kommunikation der Kinder, außerschulische Aktivitäten und damit verbundene Logistik — größtenteils auf Deutsch
- Planung und Buchung von privaten und familiären Reisen und Urlauben
- Bearbeitung der Haushaltsverwaltung: Versicherungen, Fahrzeugangelegenheiten (Zulassung, Wartung, Termine), papierliche Angelegenheiten im Zusammenhang mit Immobilien und Koordination von Auftragnehmern und Dienstleistern
- Verwaltung persönlicher Erledigungen, Einkäufe, Geschenke sowie Reservierungen in Restaurants und für Veranstaltungen
- Als zuverlässiger Koordinationspunkt zwischen Büro, Haushalt und Familie fungieren
- Büroverwaltung & grenzüberschreitende Koordination
- Unterstützung des täglichen Betriebs des Zürcher Büros (Büromaterial, Einrichtungen, Besucher, Post)
- Unterstützung bei der administrativen Koordination über die internationalen Gesellschaften der Gruppe hinweg
Profil des Kandidaten
Erforderlich
- Erfahrung als Persönlicher/Exekutiv-Assistent, Private PA oder in einer vergleichbaren Rolle zur Unterstützung der Führungsebene, eines Hauptverantwortlichen oder einer Familie
- Fließendes Englisch und Deutsch (schriftlich und mündlich) — Deutsch ist für Schulen, medizinische Anbieter und die Schweizer Verwaltung unerlässlich
- Erfahrung in der Organisation komplexer internationaler Reisen
- Hohe Diskretion; in der Lage, vertrauliche rechtliche, HR-, finanzielle, familiäre und haushaltsbezogene Informationen verantwortungsbewusst zu behandeln
- Komfortables Arbeiten eng mit einer Familie sowie einem Führungsteam und die Fähigkeit, natürlich zwischen beiden zu wechseln
- Proaktiv, praktisch, lösungsorientiert; wohlfühlend in einem kleinen, schlanken Team ohne schwere Bürokratie
- Starke MS Office-Kenntnisse; bereit, neue Tools zu erlernen
- Gültige Schweizer Arbeitsbewilligung oder EU/EFTA-Staatsbürgerschaft
Vorteilhaft
- Frühere Erfahrung in einem Familienbüro, privaten Haushalt oder unternehmerisch geführtem Umfeld
- Vertrautheit mit dem Schweizer Schulsystem und lokalen Verwaltungsprozessen
- Zusätzliche Sprachen (z.B. Französisch)
Arbeitsbedingungen
Dies ist eine Vor-Ort-Rolle mit Sitz im Zentrum von Zürich während der normalen Bürozeiten. Angesichts der privaten Unterstützungsdimension wird gelegentliche Flexibilität außerhalb der regulären Arbeitszeiten für zeitkritische persönliche oder Reiseangelegenheiten erwartet; dies wird angemessen verwaltet und mit Flexibilität im Gegenzug belohnt.
Was wir bieten
- Direkte, tägliche Exposition gegenüber dem Vorsitzenden/CEO, dem COO und den Vorstandsbetrieb in einer unternehmerischen, internationalen Holdinggruppe
- Eine wirklich abwechslungsreiche Rolle, die klassische PA/EA-Arbeit, Einblicke in Unternehmensoperationen und private/familiäre Unterstützung kombiniert
- Eine Position des echten Vertrauens mit bedeutender Autonomie und kurzen Entscheidungswegen
- Ein kleines, erfahrenes, nicht bürokratisches Team
- Zentrale Lage des Büros in Zürich
- Wettbewerbsfähige Vergütung, die dem Umfang und der Seniorität der Rolle entspricht
Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und behandeln alle Bewerbungen streng vertraulich.
Executive Assistant & Private PA to the Chairman & CEO Arbeitgeber: Chiffre
Der Kreisboten-Verlag bietet eine hervorragende Arbeitsumgebung für Fleißige Frührentner, die handwerkliche Fähigkeiten in einem freundlichen und unterstützenden Team einbringen möchten. Mit einer attraktiven Bezahlung und der Möglichkeit, auf Minijob-Basis zu arbeiten, fördern wir eine ausgewogene Work-Life-Balance und bieten unseren Mitarbeitern die Chance, ihre Talente in einem dynamischen Umfeld weiterzuentwickeln. Unsere Lage in Fürstenfeldbruck ermöglicht zudem eine gute Erreichbarkeit und ein angenehmes Arbeitsumfeld.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant & Private PA to the Chairman & CEO erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Chiffre, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Chiffre im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Chiffre echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Chiffre zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant & Private PA to the Chairman & CEO mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Chiffre reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Chiffre vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Chiffre tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
