Billing Specialist

Die Genauigkeit der Verkaufsverträge und deren Rechnungen durch die Abrechnungsabteilung ermöglicht es dem Unternehmen, die Verkaufsumsätze effizient zu sammeln. Darüber hinaus bietet es Vorhersehbarkeit für die Treasury, sichert einen gesunden Cashflow und reduziert finanzielle Risiken.

Der Billing Specialist ist verantwortlich für die Überwachung von Kunden, Verkaufsverträgen, Rechnungsstellung sowie Kredit-/Debittransaktionen für ein spezifisches Portfolio, das Europa und den Nahen Osten abdeckt.

Diese Rolle umfasst die Erstellung und Pflege von Kundensystemen in Zusammenarbeit mit den Compliance- und Kreditrisikoteams, um eine ordnungsgemäße Einrichtung für automatisierte Kommunikationen sicherzustellen.

Diese Position dient als wichtige Unterstützung für das Vertriebsteam, indem sie bei der Eingabe von Verträgen und Promotionen im System hilft. Darüber hinaus identifizieren und validieren sie Rechnungsberichtigungsanfragen innerhalb der Unternehmensrichtlinien, eskalieren Fehler, die die Rechnungsstellung verhindern, und bearbeiten ad-hoc Rechnungsanforderungen.

Hauptverantwortlichkeiten

• Folgen Sie dem Verfahren zur Erstellung oder Reaktivierung von Kunden, um sicherzustellen, dass die Antragsteller alle erforderlichen Informationen ausgefüllt haben. Führen Sie notwendige Kontrollen durch, überprüfen Sie die Details mit dem Vertriebsteam und verifizieren Sie die Rollen des Kundenvertrags, der Rechnungs-/Zahlungseinheit sowie der Lieferungseinheit. Stellen Sie die Genauigkeit der E-Mail-Kontakte für die Rechnungsübermittlung sicher.
• Aktualisieren Sie die Daten im Entitätsregister und eskalieren Sie alle Probleme im Zusammenhang mit Kreditrisiken oder Compliance, bevor Sie neue Kunden aktivieren. Aktualisieren Sie regelmäßig die Aufzeichnungen, um inaktive Kunden jährlich zu deaktivieren. Überprüfen Sie Fälle, die verschiedene Rechnungsstellen betreffen, mit Kollegen und dem Billing Manager.
• Schulen und unterstützen Sie das Vertriebsteam bei der Eingabe von Geschäften im MCS-Portal und stellen Sie sicher, dass die Preisdetails den Managementrichtlinien entsprechen (genehmigtes Angebotsblatt, Verkaufsvertrag oder wöchentliche Spotpreise pro Region und Produktfamilie). Dienen Sie als primärer Ansprechpartner für vertragsbezogene Probleme und eskalieren Sie ungelöste Probleme an den Billing Manager, bevor Sie an die IT eskalieren.
• Überprüfen Sie die Details neuer Angebotsblätter und stellen Sie die Genauigkeit der Maßeinheiten, Rabattbedingungen, Daten, Lieferadressen, Rechnungsstellung, Edocs, EDI usw. sicher.
• Stellen Sie eine zeitnahe Rechnungsbearbeitung sicher, sobald die Sendungen abgeschlossen sind. Überwachen und berichten Sie über unbestätigte in-transit Sendungen, um zu verstehen, was diese jeden Monat am Ende des Monats daran hindert, bestätigt zu werden. Kommunizieren Sie ungelöste Fehler konsequent an den Billing Manager.
• Überprüfen, genehmigen oder eskalieren Sie Kredittransaktionen, die von MCS generiert werden. Überprüfen Sie manuelle Kredit- und Debit-Anfragen und führen Sie diese gemäß den Unternehmensrichtlinien aus. Eskalieren Sie nicht konforme Anfragen mit entsprechender Dokumentation. Überprüfen Sie die Bedingungen der Verkaufsunterstützung im Vergleich zu den tatsächlichen Verkäufen im Laufe des Jahres, überprüfen Sie Rechnungen von Drittanbietern zur Verkaufsunterstützung und dokumentieren und eskalieren Sie Abweichungen.
• Arbeiten Sie mit dem Team zusammen, indem Sie Wissen teilen und Kollegen Anleitung geben. Dienen Sie als Vertretung während der Abwesenheiten des Teams und tragen Sie zur Prozessverbesserung bei.
• Teilnehmen an der Aktualisierung von SOPs, Anfrageformularen und Berichtsprozessen des Teams.

Bildungs- und Erfahrungsvoraussetzungen

• Hochgradig organisiert und detailorientiert.
• Proaktive, dynamische und praktische Herangehensweise.
• Geschäftsorientiert mit starken Teamfähigkeiten.
• Analytische Denkweise zur Identifizierung von Preisabweichungen zwischen dem System und dem Deal oder dem AP des Kunden, mit der Fähigkeit, Ergebnisse klar zu kommunizieren.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, effektiv in einem multikulturellen und geografisch vielfältigen Umfeld zu arbeiten und kritische Probleme bei Bedarf zu eskalieren.
• Flexibel und in der Lage, sich an ein sich schnell entwickelndes Arbeitsumfeld und sich ändernde Verfahren anzupassen.
• Versiert in MS Excel, ERP-Systemen, Master Data Management, Word, PowerPoint, Outlook usw.
• Sprachkenntnisse: Englisch erforderlich, jede andere Sprache wird als Vorteil angesehen.

Wichtige Eigenschaften

• Starkes Verständnis von Rechnungen und deren Komponenten.
• Systemorientierte Denkweise – ERP-Logik, Datenintegrität und logisches Denken.
• Geschäftssinn, Verständnis des Verkaufsflusses von Früchten und verwandten Transaktionen.
• Fähigkeit, Autonomie mit angemessenem Urteilsvermögen zu balancieren, um Unterstützung zu eskalieren.
• Geduld und Toleranz bei der Unterstützung von Systembenutzern mit wiederholten Anfragen.
• Teamplayer, der Unterstützung während Abwesenheiten bietet und zum Wissensaustausch beiträgt.

Was wir bieten:

• Wettbewerbsfähiges Vergütungs- und Leistungspaket.
• Die Möglichkeit, in einem dynamischen, internationalen Umfeld innerhalb der Lebensmittelversorgungskette zu arbeiten.
• Eine kollaborative Teamkultur, die sich Qualität, Nachhaltigkeit und Wachstum verpflichtet hat.
• Einblick in globale Märkte und internationale Handelsprozesse.