Office Manager

Arbeitsort: Düsseldorf, Deutschland

Aufgaben:

• Internationale Marktentwicklung (Gewichtung 40%):
  • Verantwortung für die Markeninhaltsoperationen in der DACH-Region, einschließlich der Planung und Veröffentlichung von Inhalten auf deutschsprachigen sozialen Medien (Facebook, LinkedIn usw.) – mindestens 3 Beiträge pro Woche, davon mindestens 1 Originalbeitrag;
  • Planung und Durchführung von Offline-Marketingveranstaltungen, Workshops und Messen – mindestens 2 Workshops pro Monat organisieren und dabei mindestens 20 qualifizierte Leads pro Monat sammeln;
  • Sammlung und Nachverfolgung von Kundenfeedback, Einrichtung eines Mechanismus zur Verfolgung von Kundenfeedback und vierteljährliche Einreichung von Kundenfeedbackberichten;
  • Unterstützung der Kommunikation und Koordination zwischen der Zentrale und dem Büro in Deutschland in marktbezogenen Angelegenheiten.
• Unterstützung im Bereich Commercial & Operations (Gewichtung 30%):
  • Verwaltung der Vermögenswerte und Bestände des Büros in Deutschland von Anfang bis Ende, Pflege von Aufzeichnungen über Vermögenswerte/Bestände zur Sicherstellung der Genauigkeit, wöchentliche Einreichung von Bestandsberichten;
  • Regelmäßige Bestandsprüfungen durchführen, um eine 100%ige Abschluss- und Genauigkeitsrate sicherzustellen;
  • Management der Beschaffungsprozesse, strikte Durchsetzung einer Wettbewerbsgebotsrichtlinie (mindestens 3 Anbieterangebote), Sicherstellung einer 100%igen Beschaffungskonformität;
  • Zusammenarbeit mit den Abteilungen Commercial und Finance, Bereitstellung von Dienstleistungen zur Verwaltung von Vermögenswerten und Beschaffung, Aufrechterhaltung einer internen Zufriedenheitsbewertung von ≥4,5/5.
• HR & Büroverwaltung (Gewichtung 30%):
  • Überwachung der täglichen Büroabläufe, einschließlich der Wartung der Einrichtungen, des Lieferantenmanagements und der Beschaffung von Büromaterialien;
  • Verwaltung der Anwesenheitsaufzeichnungen der Mitarbeiter, Sicherstellung einer 100%igen pünktlichen Einreichung der Anwesenheitsberichte;
  • Unterstützung bei Rekrutierungsbemühungen für das Büro in Deutschland in Abstimmung mit der Zentrale, Koordination von Vorstellungsgesprächen und Onboarding-Prozessen;
  • Planung und Organisation von Teambuilding-Aktivitäten und Initiativen zur Mitarbeiterbetreuung zur Verbesserung des Teamzusammenhalts;
  • Zusammenarbeit mit lokalen Buchhaltern, Steuerberatern und Behörden, um sicherzustellen, dass die Büroabläufe den deutschen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen;
  • Pflege und Aktualisierung der Personalakten der Mitarbeiter, Bearbeitung von Onboarding-, Offboarding-, Versetzungs- und anderen HR-Verfahren.

Anforderungen:

• Abschluss (Bachelor oder höher), vorzugsweise in Verwaltung, Personalmanagement, Marketing, Wirtschaftsenglisch oder verwandten Bereichen;
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Büromanagement, in der Verwaltung oder in verwandten Rollen in Deutschland;
• Nachweisliche Erfahrung in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, vertraut mit den Abläufen in sozialen Medien (Facebook, LinkedIn usw.);
• Kenntnis der deutschen bürobezogenen Vorschriften (Arbeitsrecht, Datenschutz usw.);
• Starke organisatorische Fähigkeiten und interkulturelle Kommunikationsfähigkeiten, in der Lage, effektiv zwischen der Zentrale und dem Team in Deutschland zu koordinieren;
• Detailorientiert, selbstmotiviert und in der Lage, komplexe Angelegenheiten unabhängig zu bearbeiten;
• Sprachkenntnisse: Muttersprache oder nahezu muttersprachliches Niveau in Chinesisch, fließendes Deutsch (in der Lage, nahtlos mit deutschen Kollegen, Anbietern und Behörden zu kommunizieren), Englisch als Arbeitssprache;
• Gültige deutsche Arbeitserlaubnis.