Mitarbeiter*in im Büromanagement am Seminar für Europäische Ethnologie/ Volkskunde, unbefristet

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) ist das wissenschaftliche Zentrum Schleswig-Holsteins. Mehr als 2.000 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und rd. 450 Professuren bilden ca. 25.000 Studierende aus. Insgesamt beschäftigt die CAU rund 3.900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist eine der größten Arbeitgeberinnen der Region.

Am Seminar für Europäische Ethnologie/ Volkskunde der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist ab dem 01.07.2025 eine Stelle als Mitarbeiter*in im Büromanagement unbefristet zu besetzen. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt drei Viertel der einer entsprechenden Vollbeschäftigung (z. Zt. 29,025 Stunden). Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 6 TV-L.

Aufgabengebiete

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, u. a. eigenständige Korrespondenz und Telefonate, Beschaffung von Büromaterial und EDV-Geräten
• Bearbeitung von nationalen und internationalen Rechnungen und Anfertigung von unterschriftsreifen Auszahlungsanordnungen / Reverse Charge, sowie Inventarisierungen
• Vor- und Nachbereitung von Exkursionen, Dienstreiseabrechnungen
• Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln sowie Budgetüberwachung (u. a. mit MachWeb)
• Dateneingaben mit web-basierten Informationssystemen UnivIS, OLAT
• Vorbereitung der Einstellungsanträge für wissenschaftliche Mitarbeiter*innen und stud./wiss. Hilfskräfte
• Ansprechpartner*in für Institutsmitarbeiter*innen, Studierende und Externe
• Mitarbeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen sowie bei der organisatorischen Vorbereitung von Gastbesuchen

Einstellungsvoraussetzungen

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Berufsfeld oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens 3-jährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens 3-jährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU (sofern bei letzterem das Beschäftigungsverhältnis zum Zeitpunkt der Bewerbung noch besteht)
• Sehr gute PC-Kenntnisse (gängige MS-Office-Anwendungen)
• Praktische Erfahrungen im Umgang mit EDV-gestützter Büroorganisation
• Sehr gute Kenntnisse im Rechnungs- und Buchungswesen
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1-Niveau)
• Selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
• Flexibilität, Belastbarkeit und Teamfähigkeit

Persönliche Fähigkeiten

• Sie arbeiten fokussiert und problemlösungsorientiert.
• Sie sind flexibel und zeichnen sich durch sorgfältige, strukturierte und kooperative Arbeitsweise aus.
• Sie sind kommunikativ, haben einen ausgeprägten Sinn für Serviceorientierung sowie organisatorisches Geschick.

Wir bieten

• Eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre in einem teamorientierten Umfeld
• Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum
• Vielfältige Vorzüge des Öffentlichen Dienstes, tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
• Mitarbeiterkonditionen in diversen Einrichtungen (Mensa, Hochschulsport, Jobticket, etc.)
• Einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre
• Zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter. Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein. Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt. Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben. Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.

Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher hiervon abzusehen. Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen, die lediglich einen Lebenslauf erhalten, als unvollständig gelten und im weiteren Verfahren leider nicht berücksichtigt werden können. Bewerbungsunterlagen, die per Post eingehen, werden nicht zurückgesandt, sondern nach Abschluss des Verfahrens vernichtet.

Rückfragen bitte an Prof. Dr. Sonja Windmüller (Email: windmueller(AT)ekw.uni-kiel.de). Ihre aussagekräftige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) senden Sie bitte in elektronischer Form als ein PDF-Dokument bis zum 31.03.2025 per E-Mail an: windmueller(AT)ekw.uni-kiel.de (sowie in cc: an ewald(AT)ekw.uni-kiel.de).