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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Sekretariat, koordiniere Termine und unterstütze bei Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist die größte Hochschule in Schleswig-Holstein.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Fortbildungen und ein tolles Sportprogramm warten auf dich!
- Warum dieser Job: Erlebe eine kollegiale Atmosphäre und trage zur Lösung wichtiger gesellschaftlicher Herausforderungen bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Erfahrung erforderlich.
- Andere Informationen: Wir begrüßen Bewerbungen aller Hintergründe und fördern Gleichberechtigung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist die Landesuniversität und mit rund 26.000 Studierenden und 3.700 Beschäftigten auch die größte Hochschule in Schleswig-Holstein. Sie trägt durch Forschung, Lehre und Wissenstransfer zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit auf den Gebieten Gesundheit, Umwelt und Kultur im Wandel, Ernährung und Energie bei.
Am Institut für Psychologie (Professur für Klinische Psychologie und Psychotherapie II - Prof. Bettina Doering) der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Mitarbeiter*in im Büromanagement unbefristet mit 50 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit einer entsprechenden Vollbeschäftigung (z. Zt. 19,35 Stunden) zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen der tarifrechtlichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 6 TV-L.
Ihr Aufgabengebiet umfasst:
- Allgemeine Sekretariatsverwaltung einschließlich Betreuung des Vorzimmers, Korrespondenz, Terminverwaltung und Reisekoordination
- Verwaltung von Dritt- und Haushaltsmitteln einschließlich digitaler Aufbereitung der Buchhaltung und Budgetüberwachung (u. a. im MachWeb)
- Bearbeitung von Personal- und Studierendenangelegenheiten
- Organisatorische Unterstützung bei der Durchführung von Lehr- und anderen Veranstaltungen
- Verwaltung und Beschaffung von Bürobedarfsmitteln
Ihre Qualifikationen und Kompetenzen:
- Abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*mann für Büromanagement oder vergleichbarer qualifizierender kaufmännischer Berufsabschluss oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens 3-jährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens 3-jährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU (das Beschäftigungsverhältnis muss zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen)
- Sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen in der Text- und Datenverarbeitung (insbesondere Excel und Word) sowie im Umgang mit dem Internet
- Sehr gute Kenntnisse im Bestell-, Rechnungs- und Buchungswesen, vorzugsweise im Hochschulbereich
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1 Niveau)
- Bereitschaft und Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten und zur Übernahme von Verantwortung
- Organisationsfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
Wir bieten Ihnen:
- Eine wertschätzende und kollegiale Arbeitsatmosphäre in einem teamorientierten Umfeld
- Ein abwechslungsreiches und interessantes Aufgabenspektrum an der größten Hochschule des Landes Schleswig-Holstein
- Als familienfreundliche Arbeitgeberin bietet die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel eine flexible Arbeitszeitgestaltung und sehr gute Voraussetzungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf (bspw. durch zeitweises Arbeiten im Home-Office)
- Attraktive Fort- und Weiterbildungen, Gesundheitsmanagement, Jobticket und ein attraktives Sportprogramm zu vergünstigten Konditionen
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig ihres Alters, ihres Geschlechts, ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter. Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein. Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt. Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen. Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher, hiervon abzusehen. Bewerbungen, die lediglich einen Lebenslauf enthalten, gelten als unvollständig und können im weiteren Verfahren leider nicht berücksichtigt werden.
Schriftliche Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen werden bis zum 26.03.2025 unter Angabe der Kennziffer 01/2025 – ausschließlich in elektronischer Form - erbeten an Frau Prof. Dr. Bettina Doering, Klinische Psychologie und Psychotherapie II, Christian-Albrechts-Universität zu Kiel, Neufeldtstr. 4a, 24118 Kiel. Bitte schicken Sie uns Ihre Unterlagen in einer zusammengefügten PDF-Datei an.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Mitarbeiter*in im Büromanagement - ['Vollzeit', 'Homeoffice'] Arbeitgeber: Christian-Albrechts-Universität zu Kiel
Kontaktperson:
Christian-Albrechts-Universität zu Kiel HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter*in im Büromanagement - ['Vollzeit', 'Homeoffice']
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel und das Institut für Psychologie. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Werte und Ziele der Universität verstehst und schätzt.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, spezifische Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten im Büromanagement unter Beweis stellen. Dies könnte die Verwaltung von Terminen oder die Bearbeitung von Rechnungen umfassen.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Arbeitskultur und die Erwartungen an die Position zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der bereits an der CAU arbeitet oder gearbeitet hat.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zur digitalen Aufbereitung von Buchhaltungsunterlagen zu beantworten. Informiere dich über gängige Softwarelösungen, die in Hochschulen verwendet werden, um einen kompetenten Eindruck zu hinterlassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter*in im Büromanagement - ['Vollzeit', 'Homeoffice']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe darauf ein, warum du gut ins Team der Christian-Albrechts-Universität passt.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Betone relevante Erfahrungen im Büromanagement und deine Kenntnisse in der Text- und Datenverarbeitung, insbesondere in Excel und Word.
Vollständige Unterlagen einreichen: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Unterlagen einreichst, einschließlich eines vollständigen Lebenslaufs, Anschreibens und gegebenenfalls weiterer Nachweise. Achte darauf, alles in einer zusammengefügten PDF-Datei zu senden.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Christian-Albrechts-Universität zu Kiel vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben im Büromanagement, die in der Stellenanzeige erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich bewältigt hast.
✨Kenntnisse in Excel und Word betonen
Da sehr gute Kenntnisse in der Text- und Datenverarbeitung gefordert sind, solltest du konkrete Beispiele nennen, wie du Excel und Word in deinen vorherigen Positionen genutzt hast. Bereite dich darauf vor, deine Fähigkeiten in diesen Programmen zu demonstrieren.
✨Englischkenntnisse hervorheben
Da gute Englischkenntnisse erforderlich sind, sei bereit, Fragen auf Englisch zu beantworten oder sogar ein kurzes Gespräch in Englisch zu führen. Dies zeigt deine Sprachkompetenz und deine Bereitschaft, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten.
✨Flexibilität und Selbstständigkeit betonen
Die Stelle erfordert Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit Verantwortung übernommen und flexibel auf Veränderungen reagiert hast.
