Kaufmännische*r Mitarbeiter*in / Sachbearbeiter*in (m/w/d)

Im Zuge unseres kontinuierlichen Wachstums suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine qualifizierte, verantwortungsbewusste und engagierte Persönlichkeit für die Position als Kaufmännische*r Mitarbeiter*in / Sachbearbeiter*in (m/w/d).

In dieser Funktion tragen Sie maßgeblich zur Qualitätssicherung und Einhaltung sämtlicher förderrechtlicher und interner Vorgaben im Bereich der kaufmännischen Abwicklung von Nachunternehmerleistungen bei.

Sie sind das Bindeglied zwischen operativem Projektmanagement, Nachunternehmer*innen sowie den prüfenden und genehmigenden Stellen.

Ihr Wirken sichert die ordnungsgemäße und transparente Abwicklung von Rechnungsprüfungs- und Dokumentationsprozessen gemäß den aktuellen gesetzlichen, förderrechtlichen und auftraggeberspezifischen Bestimmungen.

• Ihre Aufgaben
• Eigenverantwortliche kaufmännische Prüfung sämtlicher eingehender Nachunternehmerrechnungen (NU-Rechnungen) auf formale, rechtliche und inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit sowie Plausibilität gemäß den geltenden Regularien und Verträgen.
• Freigabe geprüfter Rechnungen für die weitere Bearbeitung und Auszahlung unter Einhaltung der internen und externen Kontrollmechanismen.
• Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit Projektleitung, Bauleitung und den verantwortlichen Fachabteilungen zur Sicherstellung reibungsloser Prozessabläufe und zur Klärung etwaiger Rückfragen oder Unstimmigkeiten.
• Prüfung und Sicherstellung der Förderfähigkeit der Rechnungen im Einklang mit den spezifischen Vorgaben des Landes sowie den individuellen Anforderungen des jeweiligen Auftraggebers.
• Erstellung, systematische Pflege und strukturierte Verwaltung förderkonformer digitaler Dokumentationen unter Berücksichtigung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.
• Dokumentation sämtlicher rechnungs- und prüfungsrelevanter Vorgänge in digitalen Systemen, um eine revisionssichere Nachvollziehbarkeit für interne und externe Prüfungen zu gewährleisten.
• Aktive Mitwirkung bei der Vorbereitung und Begleitung von Audits, Fördermittelkontrollen und externen Überprüfungen durch zuständige Behörden oder Auftraggebervertreter*innen.
• Kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung der eigenen Arbeitsprozesse im Hinblick auf Effizienz, Transparenz und Qualitätssicherung.
• Verantwortungsvolle Einhaltung aller einschlägigen Gesetze, Verordnungen sowie interner Dienstanweisungen und Richtlinien bei der Erledigung des Aufgabenbereichs.
• Ihr Profil
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z.

Industriekaufmann*frau, Bürokaufmann*frau) oder eine gleichwertige, einschlägige Qualifikation.

Weiterführende Qualifikationen (z.

Fachwirt*in, Betriebswirt*in) sind von Vorteil.

• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Rechnungsprüfung, kaufmännische Sachbearbeitung oder im Projektgeschäft, vorzugsweise im Bauwesen, der öffentlichen Verwaltung oder in fördermittelgestützten Projekten.
• Nachweisbare Kenntnisse im Umgang mit digitalen Dokumentationsplattformen, ERP-Systemen und eine routinierte Anwendung der gängigen MS-Office-Programme.
• Vertrautheit mit den rechtlichen und förderrechtlichen Vorgaben öffentlicher Auftraggeber und/oder Landesbehörden sowie ein ausgeprägtes Bewusstsein für die Bedeutung förderkonformer Nachweisführung.
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Gewissenhaftigkeit und Integrität sowie eine sehr ausgeprägte Fähigkeit, komplexe Sachverhalte strukturiert und nachvollziehbar aufzubereiten.
• Souveräne Kommunikationsfähigkeit, Serviceorientierung sowie ein sicheres Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartner*innen auf allen Ebenen.
• Eigenständige, lösungsorientierte und proaktive Arbeitsweise, verbunden mit Teamgeist und der Bereitschaft, sich in neue Themenfelder einzuarbeiten und weiterzubilden.
• Wir bieten Ihnen
• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen mit flachen Hierarchien und kollegialem Arbeitsklima.
• Moderne IT- und Arbeitsausstattung sowie die Möglichkeit zur Mitgestaltung und Verbesserung von Prozessen und Systemen.
• Individuelle Einarbeitung, gezielte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Unterstützung bei der beruflichen Entwicklung.
• Leistungsgerechtes Vergütungspaket und attraktive Sozialleistungen.
• Flexible Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
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