### Office Management & Kanzleikoordination Du bist der Dreh- und Angelpunkt unserer Kanzlei – organisieren, koordinieren und behältst auch in turbulenten Zeiten den Überblick. Als Kanzleimanager übernimmst Du eigenverantwortlich die administrative Führung unseres Büros und wirst zum unverzichtbaren Rückgrat unseres Teams in Großmehring. ### **Deine Aufgaben** **Empfang & Mandantenkommunikation** - Empfang und Betreuung von Mandanten – als erste Visitenkarte der Kanzlei - Telefonzentrale: erste Anlaufstelle für Mandantenanfragen und Weiterleitung an die Fachkraft - Korrespondenz mit Behörden und Mandanten **Terminkoordination & Fristenwesen** - Koordination aller Termine für Team und Mandanten - Fristenkontrolle und Wiedervorlagen **Post, Akten & Archivierung** - Bearbeitung des gesamten Posteingangs und -ausgangs - Belege scannen und im digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) ablegen - Aktenverwaltung und Archivierung (physisch und digital) inkl. Aufbewahrungsfristen **Kanzleiverwaltung & Organisation** - Stammdatenpflege in DATEV - Pflege der Vollmachtsdatenbank - Bürobedarf organisieren und beschaffen - Schnittstelle zu externen Dienstleistern (z. B. IT-Support) - Mandantenneuanlage und Mandatsbeendigung organisieren und durchführen **Rechnungswesen & Controlling** - Monatliche Kontrolle der DATEV-Rechnungen - Vorbereitung der internen Rechnungsschreibung - Jährliche Gebührenübersichten für die Kanzleileitung **Personal & Team** - Organisation interner Fortbildungen sowie Betriebsveranstaltungen - Administrative und organisatorische Unterstützung des Teams **Digitalisierung & Prozessoptimierung** - Unterstützung der Kanzleileitung bei Prozessoptimierungen – auch mit modernen KI-Tools - Unterstützung bei der Pflege der Homepage sowie der Social-Media-Kanäle (Instagram, Facebook) - Elektronischer automatisierter Versand Mandantennewsletter **Optional / Erweiterbar** - *Selbständiges Buchen kleinerer Finanzbuchhaltungen* - *Selbständige ESt-Bearbeitung* - *Unterstützung von Mandanten in DUO-Fragen* - *Fortbildung zum Fachassistenten Digitalisierung und IT-Prozesse (FAIT)* ### **Dein Profil** - Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation - Erfahrung im Kanzlei- oder Büromanagement von Vorteil - Sicherer Umgang mit MS365 (Outlook, Word, Excel) - Kenntnisse in DATEV wünschenswert - Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise - Freundliches und professionelles Auftreten gegenüber Mandanten - Diskretion und Verschwiegenheit mit sensiblen Daten - Offenheit gegenüber digitalen Tools und KI-gestützten Prozessen
