Responsable du secrétariat médical et des desks au Service des urgences (12109-AD-225-2025)

Le Service des urgences dispose d'une équipe administrative qui intervient dans les différents desks à l'intérieur des secteurs de soins des urgences, ainsi que dans le secrétariat médical du service pour la gestion du backoffice. Cette équipe est chargée de soutenir les équipes médico-infirmières, de répondre aux sollicitations des patients et de leurs entourages, et d'assurer le secrétariat médical.

Pour renforcer cette équipe administrative, le Service des urgences recherche un-e Responsable du secrétariat médical et des desks.

Le rôle de l’équipe administrative des urgences est crucial pour assurer les interfaces avec les Services partenaires internes ou externes au CHUV, répondre aux demandes administratives des patients ou de leur entourage, assurer la transmission des informations aux médecins traitant et garantir la documentation et l’archivage des rapports de consultations.

• Encadrer et accompagner le personnel du secrétariat dans sa gestion fonctionnelle, organisationnelle et financière.
• Définir les postes, organiser les recrutements, sélectionner les candidats et assurer une bonne intégration du nouveau personnel.
• Gérer les plannings et assurer une continuité de service, notamment en cas d'absences.
• Collaborer avec le contrôle de gestion et le chef de service pour suivre les dotations et prévisions financières, en veillant au respect des normes budgétaires et institutionnelles.
• Être l'interlocuteur privilégié du Service des urgences pour toutes les questions administratives médicales.
• Garantir la traçabilité des dossiers médicaux et assurer le suivi des demandes d'informations médicales auprès des autres partenaires de santé.
• Participer activement aux réponses aux plaintes et aux contestations administratives.
• Gérer les équipements des secrétariats et assurer leur bon fonctionnement, notamment en cas de panne informatique.
• Collaborer avec la Direction des Systèmes d'Information pour garantir un plan de continuité des services administratifs en mode dégradé.
• Collaborer étroitement avec les équipes médicales et infirmières, en garantissant une gestion fluide des aspects administratifs du service.
• Contribuer à la mise à disposition et à l’actualisation des documents médicaux et à l'archivage des informations relatives aux consultations et aux séjours des patients.

Être titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce ou d’un diplôme de secrétaire médical-e, ou d'un titre jugé équivalent. Disposer d'une solide expérience dans le domaine administratif médical, avec une capacité avérée à encadrer et gérer des équipes (environ 15 à 18 personnes). Avoir suivi une formation en conduite d'équipe, vous permettant de manager efficacement. Avoir de bonnes connaissances des outils informatiques médicaux et des systèmes de gestion des dossiers patients. Faire preuve d'une grande rigueur, de capacités organisationnelles et d'un excellent sens de la communication. Être capable de travailler en équipe et de vous adapter à des situations variées, tout en garantissant la confidentialité et le respect des normes institutionnelles. Être force de proposition pour l'amélioration continue des processus administratifs et de la qualité de service.

Selon profil, la classe salariale sera comprise entre les niveaux 7 et 8.

Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier :

• De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement).
• D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités.
• D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année.
• D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud.
• D'un accès facilité à l'un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants pour les personnes qui s'installent en Suisse depuis l'étranger.
• D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène.
• D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques).
• De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.

Contact pour informations sur la fonction : Madame Anouchka Micolis, Directrice RH départementale, 079 556 26 02. Dans la mesure où toutes nos candidatures sont traitées de manière électronique, nous vous remercions de postuler exclusivement par internet, en cliquant sur le bouton POSTULER en bas de l’annonce.

En cas de difficulté pour postuler, vous pouvez consulter notre procédure comment postuler en ligne. Si pour des raisons techniques vous ne parvenez pas à postuler en ligne, nous vous invitons à contacter notre Unité recrutement, qui vous accompagnera dans votre démarche, soit par mail, soit par téléphone au 021 314 85 70.

Le CHUV applique les exigences de qualité les plus élevées dans le cadre de ses processus de recrutement. En outre, soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie et mettons tout en œuvre pour garantir l’égalité de traitement et éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.