Senior Administration Manager in Genf

ClimateWorks Association of Switzerland (CWAS) ist eine Schweizer Vereinigung mit Sitz in Genf, die als steuerbefreit anerkannt ist und innerhalb des ClimateWorks-Netzwerks gegründet wurde, um nicht-US-amerikanisches philanthropisches Kapital in Klimaschutzmaßnahmen zu lenken. Wir befinden uns in unserer Gründungsphase: ein kleines, schnelllebiges Team, das die Strukturen, Partnerschaften und Prozesse aufbaut, die in den kommenden Jahren bedeutende Zuschüsse ermöglichen werden. Dies ist eine seltene Gelegenheit, eine neue Klimaphilanthropie von Grund auf mitzugestalten.

Wir suchen einen erfahrenen Senior Administration Manager, der die rechte Hand des Geschäftsführers sein wird. Dies ist eine breite, leitende Rolle in einem schlanken Team. Sie werden praktische Unterstützung für den Geschäftsführer mit Verantwortung für den täglichen Betrieb und die Koordination unserer Zuschussflüsse kombinieren. Sie sind ein Macher, der sich wohlfühlt, Prozesse zu schaffen, wo noch keine existieren, Urteilsvermögen und Diskretion ausübt und am selben Tag zwischen strategischen und praktischen Aufgaben wechselt.

Diese Rolle ist absichtlich kombiniert. In der Gründungsphase wird das Element der persönlichen Assistenz erheblich sein; während die Organisation wächst und Mitarbeiter einstellt, wird dieses Element voraussichtlich abnehmen und der Bereich Betrieb und Zuschüsse wird zunehmen. Wir sind ehrlich darüber, damit die Rolle jemanden anzieht, der durch diese Breite motiviert und nicht frustriert ist.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Unterstützung des Geschäftsführers: Verwaltung des Kalenders, der Reisen, der Korrespondenz und der Prioritäten des Geschäftsführers, als vertrauenswürdiger Gatekeeper agieren. Vorbereitung von Briefings, Agenden und Materialien für Meetings sowie Nachverfolgung von Maßnahmen. Umgang mit sensiblen Informationen mit vollständiger Diskretion.
• Betrieb: Durchführung des täglichen Betriebs, einschließlich Büro- und Coworking-Vereinbarungen, Anbieter und Koordination der Werkzeuge und Systeme der Organisation. Entwicklung und Pflege interner Prozesse, Richtlinien und Verwaltung, während die Organisation reift. Koordination von Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung und Einrichtungen, während das Team wächst, in Zusammenarbeit mit unserem externen Treuhänder.
• Koordination von Zuschüssen: Koordination der Zuschussverwaltung mit unserem gehosteten Donor-Advised Fund (DAF)-Anbieter, der die Due Diligence der Begünstigten durchführt und einen reibungslosen Prozess, Aufzeichnungen und Zeitpläne sicherstellt. Verwaltung von Regranting und Pass-Through-Zuschussvereinbarungen innerhalb des ClimateWorks-Netzwerks, Verfolgung von Flüssen, Dokumentation und Berichterstattung. Als zuverlässiger Ansprechpartner für Geldgeber und Begünstigte in administrativen Angelegenheiten fungieren.
• Unterstützung bei Governance, Finanzen und Compliance: Unterstützung bei der Logistik von Vorstandssitzungen, Unterlagen, Protokollen und der Pflege von Registern. Unterstützung der Finanzverwaltung, einschließlich Rechnungen, Ausgaben und Budgetverfolgung, in Abstimmung mit dem Treuhänder und dem Prüfer. Hilfe für den Geschäftsführer, um die Anforderungen an die Schweizer Verwaltung, Compliance und grenzüberschreitende Koordination im Blick zu behalten.

Vertragsart: Angestellter (unbefristet und befristet)
Erfahrungsgrad: Senior Professional, mehr als 5 Jahre
Arbeitsbereich: Umwelt, Katastrophenrisikomanagement, Energie- und Ressourceneffizienz
Art der Organisation: Stiftungen und Privatsektor
Eintrittsdatum: Ende Januar / Anfang Februar 2027

Erforderliche Fähigkeiten:

• Vorhandenes Recht auf Arbeit in der Schweiz (Schweizer oder EU/EFTA-Bürger oder gültige Schweizer Arbeitsgenehmigung). Es wird keine Sponsoring- oder Umzugsunterstützung angeboten.
• Ansässig im Kanton Genf oder bereit und willens, innerhalb einer angemessenen Reisezeit zu unserem Büro in Genf zu pendeln.
• Die Rolle bietet die Flexibilität, sowohl von zu Hause als auch im Büro zu arbeiten, wobei der Zeitplan mit dem Geschäftsführer abgestimmt wird.
• Mehrere Jahre Erfahrung in einer leitenden Assistenz-, Chief-of-Staff- oder Betriebsrolle zur Unterstützung eines Vorgesetzten oder Leiters, idealerweise in einem Gründungs- oder schlanken Umfeld.
• Hintergrund im Non-Profit- oder Stiftungssektor.
• Erfahrung in der Zuschuss- und Finanzverwaltung.
• Erfahrung in einer grenzüberschreitenden oder internationalen Organisation.
• Fließendes Englisch, unsere Arbeitssprache.
• Ein Selbststarter, der in einem Start-up-Umfeld mit Autonomie, Unklarheit und Prozessaufbau gedeiht.
• Französisch ist von Vorteil; Deutsch ist von Vorteil für die Bundes- und Bern-seitige Verwaltung.
• Vertrautheit mit der Verwaltung von Schweizer Vereinen, Schweizer Lohn- und Sozialversicherungen oder dem Betrieb von steuerbefreiten Einrichtungen.
• Erfahrung mit Donor-Advised Funds, Regranting oder Pass-Through-Zuschussstrukturen.
• Erfahrung in einer US-affiliierten oder multi-entity philanthropischen Struktur.

Was wir bieten:

• Eine Gründungsrolle mit echtem Umfang, Verantwortung und Einfluss darauf, wie eine neue Organisation aufgebaut wird.
• Direkte Partnerschaft mit und Zugang zum Geschäftsführer.
• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt, das der Erfahrung und dem Schweizer Non-Profit-Sektor entspricht.
• Die Chance, etwas zu schaffen, das für das Klima von Bedeutung ist.