Legacies Officer

Rejoignez MSF OCG en tant que Legacies Officer ! Nous cherchons des personnes passionnées et prêtes à contribuer à notre mission humanitaire. Découvrez ci-dessous les détails du poste et les qualifications que nous recherchons.

Inclusivité et Diversité chez MSF

Vos qualifications et votre expérience ne correspondent pas exactement à toutes les exigences ? À MSF OCG, nous nous engageons à promouvoir une culture inclusive qui soutient et amplifie les voix diverses de nos collaborateurs. Nous nous efforçons de créer des environnements de travail où des équipes de personnes aux parcours, caractéristiques, perspectives, idées et expériences variés collaborent pour faire avancer la mission sociale de MSF et améliorer les résultats pour nos patients et les communautés avec lesquelles nous travaillons.

Nous comprenons que certaines personnes peuvent hésiter à postuler si elles ne répondent pas à toutes les exigences du poste. Les recherches montrent que cela est particulièrement vrai pour les femmes. Si vous pensez que votre profil correspond bien à ce poste, nous vous invitons à postuler, même si vous ne remplissez pas toutes les qualifications listées. Nous encourageons les candidatures de personnes de tous genres, âges, orientations sexuelles, ethnies, origines, religions, croyances, situations de handicap et toutes autres caractéristiques de diversité.

MSF ne tolère aucune exploitation ou abus sexuels, aucune forme de discrimination ou de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel. Tous les candidats sélectionnés feront l'objet de vérifications de références.

Principales responsabilités

• Vous êtes le garant.e d'une gestion administrative et juridique rigoureuse des dossiers de legs.
• Vous êtes en lien avec les différents partenaires tels que les notaires, les avocats, les administrations et pouvez intervenir auprès de testateurs potentiels lors d'un premier contact par téléphone.
• Vous collaborez avec les notaires et avocats pour administrer les dossiers legs et héritages en Français et Allemand et participez à la cultivation de la relation avec les testateurs en suisse romande et alémanique.
• Vous êtes en charge aussi de renseigner la base de données concernant tous les nouveaux cas de succession ainsi que toutes les personnes intéressées par les successions.
• Vous veillez à ce que tous les legs faits à MSF soient reçus et optimisés en toute sécurité, appliquez les processus et procédures liés aux héritages (acceptation, décisions judiciaires, etc.), assurez le suivi financier avec le/la Legacies Coordinateur.trice.
• Vous veillerez que les processus liés à l'envoi des brochures legs, des courriers à l'externe, des lettres de remerciements, de la numérisation des courriers entrants, la validation des dons, l'ouverture de nouveaux dossiers ainsi que le classement et l'archivage des dossiers clôturés soit bien réalisés de manière hebdomadaire par vous-même et avec le legacies assistant.
• Dans vos responsabilités, vous serez aussi amené à participer à la phase préparatoire des événements donateurs et serez en charge de l'organisation de l'évènement (location de salle, gestion du catering...).
• Collaborer avec le service des finances de MSF Suisse pour la gestion des dossiers de legs et héritages mais aussi lors de la phase des provisions annuelles pour les dossiers dont vous êtes en charge.
• Participer à l'élaboration et en œuvre la stratégie définie au préalable en collaboration avec le.la Legacies Coordinateur.trice et le/la Responsable de l'Unité Recherche de fonds grand public.
• Participer à l'implémentation du plan d'action pour développer les legs et les héritages comme source de financement privé pour MSF Suisse.
• Contribuer activement au suivi des objectifs des recettes provenant des legs et le plan d'action annuel avec le.la Legacies Coordinateur.trice et le/la responsable de l'Unité Recherche de fonds grand public.

Relationnel et représentation auprès des parties prenantes externes

• Selon accord préalable avec le/la Legacies Coodinateur.trice, représente MSF lors des suivis de dossiers de legs et héritages sans complexité particulière.
• Établir et maintenir des relations avec un portefeuille de contacts identifiés en accord avec le/la Legacies Coordinateur.tricer (légataires potentiels et professionnels du domaine juridique).
• Établir et assurer des relations de premier choix avec des publics professionnels dans le domaine des successions, notamment les exécuteurs testamentaires et autres intermédiaires tiers.
• Favoriser le développement de partenariats avec des prescripteurs cibles (notaires, avocats, gestionnaires de patrimoine, etc.).

Relation donateurs

• Cultiver la relation avec les testateurs et handraisers, les fidéliser en assurant le suivi de la relation avec ce public grâce aux outils mis en place.
• Rendre visite au handraiser ou confirmer bequesteur pour cultiver la relation et apporter des réponses juridiques aux besoins des interlocuteurs dans premier niveau d'information.
• Organiser et préparer la logistique des évènements liés aux legs et héritages.
• Être support à l'équipe Legs et Héritages pour les dossiers legs et héritages pour un premier niveau de complexité des dossiers.
• Assurer une collaboration étroite avec nos conseillers juridiques externes pour les cas contentieux ou complexes.
• Gérer le suivi des legs du point de vue administratif après le décès des testateurs en respectant le cadre légal et en assurant le respect des délais prévus par la loi.
• Par délégation et/ou sous supervision du responsable de l'Unité Recherche de fonds grand public, prendre en charge des dossiers spécifiques.

Profil recherché

• Diplôme universitaire ou formation équivalente.
• Connaissance du droit de successions est un atout.
• Expérience préalable dans des fonctions similaires ou administrative dans les domaines du marketing, de la communication, de la comptabilité ou du droit.
• Expérience préalable avec MSF ou une autre ONG/Organisation internationale est un plus.

Compétences Techniques

• Grande attention aux détails.
• Excellentes connaissances en informatique, navigation Internet, logiciels de bureau.
• Connaissances du système juridique et politique suisse, notamment dans le domaine du droit de la succession est un atout.
• Bilingue Allemand/Français, Anglais niveau B2, Italien un atout.

Qualités personnelles

• Capacité à respecter les délais.
• Autonome, enthousiaste, dévoué(e), motivé(e), orienté(e) résolution de problèmes, intègre facilement une équipe.
• Capacité à s'adapter à des situations variées et être souple, agile, s'adapter à une situation imprévue.
• Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue.
• Capacité à être proactif, à initier, à imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou pour améliorer une situation.
• Flexibilité, capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
• Intérêt, compréhension et engagement vis-à-vis des principes humanitaires et des valeurs MSF.

Conditions de travail

• Poste à temps partiel 80% (32h/semaine).
• Contrat à durée déterminée de 12 mois.
• Lieu de travail : Genève.
• Date de début idéale : dès que possible.
• Salaire mensuel brut (à 80%) : de CHF 5'824 à CHF 6'707 (salaire en fonction de l'expérience équivalente et de la grille salariale interne).
• Vacances payées : 25 jours par an, pro rata temporis, plus les jours fériés suisses tombant pendant la durée du contrat.
• Caisse de pension : contribution à la caisse de pension (2e pilier-LPP) couverte à raison de 3/4 par MSF et 1/4 par l'employé.
• Aide à la relocalisation en cas de déménagement d'un autre pays vers la Suisse.

Les candidats sont invités à soumettre leur candidature via uniquement notre plateforme de recrutement en respectant les conditions suivantes : Lettre de motivation (maximum 1 page). Les documents doivent être rédigés en français ou en anglais. La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 8 mars 2026. Veuillez noter que nous nous réservons le droit de clore cette offre plus tôt si nous recevons un nombre suffisant de candidatures de qualité. Les candidatures seront traitées de manière confidentielle. Seules les personnes présélectionnées seront contactées. Nous ne souhaitons pas utiliser les services d'agences de recrutement ou de placement.