Medical Department Support Officer

Verantwortlichkeiten

Planung, Koordination und Unterstützung der Abteilung

• Aktive Mitwirkung an der Entwicklung, Konsolidierung und Nachverfolgung von jährlichen und mehrjährigen medizinischen Plänen, Fahrplänen und strategischen Orientierungen, um Konsistenz und Übereinstimmung der Dokumente sicherzustellen.
• Vorbereitung und Strukturierung von Präsentationen, Berichten, Informationsnotizen und Synthesedokumenten zur Unterstützung der Entscheidungsfindung und Kommunikation auf Abteilungs- und Institutionsebene.
• Organisation, Koordination und Nachverfolgung von Abteilungs- und intersektoralen Sitzungen, einschließlich der Vorbereitung von Agenden, Dokumentation und Protokollverfolgung.
• Koordination der Organisation von Workshops, Seminaren und strategischen Sitzungen in Genf, um logistische und administrative Bereitschaft sicherzustellen.
• Sicherstellung des ordnungsgemäßen Funktionierens von transversalen Plattformen und Foren, die medizinische, operationale und strategische Themen behandeln.

Information und Management medizinischer Kenntnisse

• Koordination der systematischen Sammlung, Organisation und Archivierung der Projektbesuchsberichte der medizinischen Berater, um eine strukturierte Speicherung und Zugänglichkeit sicherzustellen.
• Koordination des jährlichen medizinischen Berichtswesens, einschließlich der Planung von Beiträgen, Zusammenstellung von Eingaben, Strukturierung von Inhalten und Sicherstellung der Qualitätskontrolle.
• Pflege und Aktualisierung gemeinsamer Repositories, Datenbanken und Werkzeuge, die mit medizinischen Prioritäten, Projekten, Missionen und Feldaktivitäten verbunden sind.
• Organisation und Koordination der Briefings und Debriefings des medizinischen Personals im Feld, um einen angemessenen Informationsfluss mit relevanten medizinischen Ansprechpartnern sicherzustellen.
• Unterstützung der Einarbeitungsprozesse neuer Mitarbeiter innerhalb der medizinischen Abteilung aus administrativer und koordinierender Perspektive.

Transversale Projekte und Analysen

• Nachverfolgung von transversalen Dossiers und Initiativen, die vom medizinischen Direktor oder stellvertretenden medizinischen Direktor delegiert wurden, um rechtzeitigen Fortschritt und Koordination sicherzustellen.
• Sammlung, Analyse und Synthese quantitativer und qualitativer Daten zu medizinischen Aktivitäten, Prioritäten und operationale Trends.
• Vorbereitung analytischer Ergebnisse wie Notizen, Zusammenfassungen und Dashboards zur Unterstützung der strategischen und operationale Entscheidungsfindung.
• Mitwirkung an der Entwicklung, Verbesserung und Überwachung von Werkzeugen zur Unterstützung der Umsetzung medizinischer Strategien.

Humanressourcen – Administrative Unterstützung

• Koordination von HR-bezogenen administrativen Prozessen innerhalb der medizinischen Abteilung, einschließlich Positionsmanagement und Vertragsnachverfolgung.
• Kontaktaufnahme mit HR für Stellenanzeigen, Vorauswahl von Kandidaten und Organisation von Interviews.
• Sicherstellung der Nachverfolgung von Abwesenheiten, Urlaubsanträgen, Reiseplanung und anderen administrativen Anforderungen.
• Überwachung und Validierung von Abwesenheitsaufzeichnungen, Ausgaben und administrativen Dokumenten gemäß internen Verfahren.

Finanzen und Budgetüberwachung

• Mitwirkung an der Vorbereitung und Überwachung des Budgets der medizinischen Abteilung.
• Verfolgung des Budgetverbrauchs und proaktive Identifizierung von Inkonsistenzen oder potenziellen Risiken.
• Kontrolle, Überprüfung und Validierung von Rechnungen und Ausgaben im Zusammenhang mit den Aktivitäten der Abteilung.

Lernen, Veranstaltungen und externe Kontakte

• Funktion als Ansprechpartner für die Organisation, Koordination und Nachverfolgung medizinischer Konferenzen, Seminare und Lernveranstaltungen.
• Sicherstellung der Zusammenarbeit mit internen MSF-Abteilungen und, wenn erforderlich, externen Interessengruppen, Beratern und Institutionen.
• Unterstützung der Zusammenarbeit mit den Teams für Lernen und Entwicklung bei medizinischen Einarbeitungsprozessen, Schulungsaktivitäten und strategischen Initiativen.