(Junior) HR Administrator & Office Manager:in Teilzeit (m/f/d)

Hi! Coffee Circle ist Deutschlands führende Spezialitätenkaffeerösterei mit Sitz in Berlin. Wir kaufen die besten Kaffees der Welt ein, verarbeiten sie mit höchster Sorgfalt und verkaufen sie online sowie in unseren Cafés – begleitet von hochwertigem Kaffeezubehör. Unser Anspruch geht über Qualität hinaus: Wir pflegen direkte Handelsbeziehungen mit Kaffeebauern weltweit, zahlen faire Preise weit über dem Weltmarkt und behandeln alle Beteiligten in der Lieferkette mit Respekt. Für jedes verkaufte Kilogramm Kaffee investieren wir zudem 1 EUR über die Coffee Circle Foundation e.V. in Kaffeeanbauregionen – in sauberes Trinkwasser, Hygieneschulungen und nachhaltige Kaffee Aufbereitungsanlagen. Seit Gründung haben wir so über 5 Millionen Euro in diese Gemeinschaften zurückgegeben. Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit dir im Team unsere positive Wirkung weiter zu vergrößern. Eine Tasse Kaffee nach der anderen.

Deine Aufgaben:

• Du betreust den gesamten Lebenszyklus unserer Mitarbeitendendokumentation – von Vertragsänderungen über Benefits bis hin zur Pflege aktueller Daten in unseren physischen und digitalen Akten sowie in unseren HR-Tools Leapsome und e2n.
• Du bereitest alle relevanten Payroll‑Informationen für unsere Lohnbuchhaltung vor und sorgst dafür, dass Abwesenheiten sauber dokumentiert sind – inklusive Krankmeldungen, eAU‑Bescheinigungen und monatlicher Systempflege.
• Du hältst unseren physischen Arbeitsplatz am Laufen: Du bestellst Office Supplies, koordinierst Dienstleister:innen und kümmerst dich um grundlegende Themen der Arbeitssicherheit, damit unser Büro ein sicherer, gut organisierter und angenehmer Ort bleibt.
• Du unterstützt außerdem bei einfachen IT‑Helpdesk‑Themen, behältst unseren Laptop‑Bestand im Blick und verwaltest Tool‑Zugänge für Mitarbeitende, wenn sie starten, die Rolle wechseln oder das Unternehmen verlassen.
• Du wirst das dritte Teammitglied unseres People‑Teams und unterstützt gemeinsam mit uns eine Organisation mit aktuell rund 120 Mitarbeitenden.

Dein Profil:

• Du hast bereits mindestens 1‑2 Jahre Erfahrung in HR‑Administration, Office Management oder einer vergleichbaren operativen Rolle gesammelt.
• Du bemerkst, wenn ein Komma verrutscht, eine Zahl nicht stimmt oder ein Prozess noch runder laufen könnte.
• Du kannst deine Aufgaben gut strukturieren, Prioritäten setzen und sorgst dafür, dass kein Deadline‑Krümel vom Tisch fällt.
• Du gehst mit Menschen und sensiblen Informationen aufmerksam, respektvoll und diskret um.
• Du bringst eine technische Affinität mit und hast keine Berührungsängste, wenn es darum geht, einen Laptop zurückzusetzen oder herauszufinden, warum sich jemand gerade nicht in ein Tool einloggen kann.
• Da Englisch unsere Unternehmenssprache ist, fühlst du dich wohl, täglich auf Englisch zu arbeiten und zu kommunizieren, und bringst gleichzeitig Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau für lokale HR‑ und Office‑Themen mit.
• Du arbeitest 5 Tage pro Woche, jeweils 5–6 Stunden, davon 3 Tage vor Ort in unserem Berliner Office. Die Rolle ist bewusst als Teilzeitposition auf 5 Tage verteilt gedacht.

Und das bekommst du von uns:

• Hybrid‑Arbeit für unsere Büro‑Teammitglieder: Wir haben eine gute Balance aus mobiler Arbeit und Büro‑Tagen, Berlin ist dabei unser und dein Basecamp.
• Flexible Arbeitszeiten, Kernarbeitszeit ist von 9.30 Uhr bis 15.30 Uhr.
• Deutschland‑Ticket (Berliner Verkehrsbetriebe) wird nach deiner Probezeit vollständig bezahlt.
• Möglichkeit zur Teilnahme an unserem betrieblichen Altersvorsorgeplan nach der Probezeit.
• Rabatte auf unseren Kaffee und unsere Ausrüstung sowie auf Online‑Gutscheinplattformen wie Corporate Benefits und FutureBens.
• Zugang zu Plattformen für mentale und körperliche Gesundheit, wie nilo. Nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit erhalten Mitarbeitende zusätzlich Zugang zur Benefit‑Plattform pxtra, die unter anderem die Nutzung von Urban Sports Club Business M ermöglicht.
• Bester Kaffee steht vor Ort immer für dich zur Verfügung, zudem gibt es vierteljährliche Kaffee‑Gutscheine, um dein Lieblingsgetränk auch zu Hause mit deinen Lieben zu genießen.
• Freundliche und angenehme Arbeitsumgebung sowie regelmäßige interdisziplinäre Teamveranstaltungen.

Egal welche ethnische Herkunft, Hautfarbe, Abstammung, Religion, Geschlecht, nationale Herkunft, sexuelle Orientierung, Alter, Staatsbürgerschaft, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität du hast – wenn die Stellenbeschreibung auf dich zutrifft, können wir es kaum erwarten, dich kennenzulernen.