Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei der Organisation und Verwaltung im Büroalltag.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit offener Unternehmenskultur.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, moderne Arbeitsmittel und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Regelmäßige Team-Events und ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet.
- Warum dieser Job: Gestalte einen positiven Büroalltag und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und erste Erfahrung im Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 30000 - 40000 € pro Jahr.
Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir einen engagierten und organisationsstarken Office & Operations Assistant (m/w/d) in Vollzeit oder Teilzeit (mindestens 30 Stunden pro Woche), der mit einer strukturierten, eigenständigen und serviceorientierten Arbeitsweise unser Tagesgeschäft aktiv unterstützt. In dieser vielseitigen Rolle sorgst du für reibungslose Abläufe im Office, unterstützt das Management-Team bei organisatorischen Themen und trägst dazu bei, Mitarbeitenden sowie Gästen eine positive Erfahrung zu bieten. Darüber hinaus organisierst du interne und externe Veranstaltungen, koordinierst administrative Prozesse und übernimmst eigenverantwortlich vielfältige organisatorische Aufgaben. Dabei behältst du auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, arbeitest zuverlässig und sorgst dafür, dass Dinge erledigt werden.
DEINE ROLLE
- Verantwortung für die Organisation unseres Büroalltags sowie Sicherstellung reibungsloser Abläufe
- Unterstützung des Management-Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, insbesondere Termin-, Reise- und Kommunikationsmanagement
- Organisation, Buchung und Nachbereitung von Geschäftsreisen einschließlich Reisekostenabrechnung
- Planung, Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen, Teamevents, Messen und weiterer externer Veranstaltungen
- Unterstützung in der Personaladministration, insbesondere bei Krankmeldungen, Zeiterfassung, Onboarding und operativen Personalprozessen
- Betreuung des operativen Fuhrparkmanagements
DAS BRINGST DU MIT
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Schwerpunkt Office Management, Assistenz oder Administration
- Erste Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder einer vergleichbaren Position
- Organisationsstärke sowie eine strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohe Serviceorientierung und Freude daran, unterschiedliche Themen parallel zu koordinieren
- Kommunikationsstärke sowie ein professionelles und freundliches Auftreten
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
WAS DICH ERWARTET
- Ein abwechslungsreiches und vielseitiges Aufgabengebiet
- Kurze Entscheidungswege und eine offene Unternehmenskultur
- Flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsmittel
- Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Regelmäßige Team- und Unternehmensevents
Office Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: cisbox GmbH
Als Arbeitgeber bieten wir ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld, in dem Teamarbeit und individuelle Entwicklung großgeschrieben werden. Unsere flexible Arbeitszeitgestaltung und modernen Arbeitsmittel ermöglichen es dir, Beruf und Privatleben optimal zu vereinbaren. Zudem fördern wir deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch regelmäßige Schulungen und spannende Teamevents, die den Zusammenhalt stärken und eine positive Unternehmenskultur schaffen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Assistant (m/w/d) erhalten könntest
✨Lokale Branchenveranstaltungen nutzen
Mach dich auf die Suche nach Messen und Branchenevents in der Einkaufs- und Beschaffungsbranche. Diese Veranstaltungen sind super, um mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch zu kommen und Kontakte zu knüpfen. Wir von StudySmarter empfehlen, auch bei den Vorträgen und Workshops aktiv teilzunehmen – so bleibst du im Gedächtnis!
✨Netzwerk mit Gleichgesinnten
Tritt regionalen Netzwerkgruppen oder Online-Communities für Einkauf und Beschaffung bei. Hier kannst du nicht nur von anderen lernen, sondern auch Stellenangebote und interessante Jobmöglichkeiten entdecken. Vielleicht hört jemand von einer offenen Stelle, bevor sie offiziell veröffentlicht wird!
✨Sei aktiv auf sozialen Medien
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich in der Einkaufs-Community sichtbar zu machen – teile Artikel, kommentiere Beiträge oder veröffentliche eigene Inhalte. Viele Unternehmen schauen sich die Social-Media-Präsenz ihrer potenziellen Mitarbeiter an. Zeig, dass du ein echter Einkaufsexperte bist!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website
Vergiss nicht, die Karriereseite von cisbox GmbH zu besuchen und dort direkt zu bewerben. Oft finden sich dort Stellenanzeigen, die nicht über andere Kanäle verbreitet werden. Wir von StudySmarter stehen dir gerne zur Seite, wenn du Fragen hast – sprich uns an!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Einkaufskompetenzen hervor!:Im Bereich Einkauf und Beschaffung ist es wichtig, deine Verhandlungsgeschick und Kenntnisse in der Lieferantenanalyse zu betonen. Zeige in deinem Lebenslauf konkrete Beispiele, wie du Kosten gesenkt oder Prozesse optimiert hast, um uns von deinem Talent zu überzeugen.
Zeige deine Teamfähigkeit!:Da die Arbeit im Einkauf oft kooperative Projekte mit anderen Abteilungen erfordert, ist es wichtig, Beispiele für erfolgreiche Teamarbeit in deinem Anschreiben zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Informiere dich über den Markt!:Füge aktuelle Informationen über Markttrends oder relevante Entwicklungen in dein Anschreiben ein. Das zeigt uns, dass du dich nicht nur für die Stelle, sondern auch für die Branche interessierst und dich proaktiv mit Trends auseinandersetzt.
Gehe auf unsere Unternehmenswerte ein!:Wenn du dich bei cisbox GmbH bewirbst, schau dir unsere Werte und Ziele an. Betone in deiner Bewerbung, wie deine persönlichen Überzeugungen und Erfahrungen zu unserer Unternehmensphilosophie passen. Das macht einen großen Unterschied und zeigt, dass du wirklich zu uns passen möchtest!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei cisbox GmbH vorbereitet
✨Forschung zu Lieferanten und Märkten
Im Einkauf ist es entscheidend, dass wir über aktuelle Markttrends und potenzielle Lieferanten Bescheid wissen. Verschaffe dir einen Überblick über die Hauptanbieter in deinem Bereich und über deren Preisstrategien. So kannst du im Interview gezielt zeigen, dass du proaktiv grundlegende Kenntnisse zur Branche hast.
✨Kenne deine Verhandlungstechniken
In einer Vollzeitstelle im Einkauf wirst du oft verhandeln müssen. Bereite dich darauf vor, Beispiele dafür zu nennen, wie du erfolgreich Preise oder Vertragskonditionen optimiert hast. Seien es Einsparungen oder Qualitätsverbesserungen – solche Geschichten nutzen wir, um unsere Verhandlungsfähigkeiten zu unterstreichen.
✨Portfolio mit Erfolgen
Obwohl der Einkauf oft weniger greifbare Ergebnisse bietet, kannst du Erfolge durch konkrete KPIs oder Projekte präsentieren. Hast du Einsparungen in der Vergangenheit erzielt oder Lieferanten gewechselt, um die Effizienz zu steigern? Stelle sicher, dass dein Lebenslauf diese Punkte klar hervorhebt.
✨Verstehe die Tools im Einkauf
Wir sollten uns auch mit den Tools und Softwareanwendungen, die im Einkauf verwendet werden, vertraut machen. Systeme wie SAP oder andere Beschaffungssoftwares könnten Teil des Gesprächs sein. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast oder bereit bist zu lernen.
