Recruiting Coordinator (m/w/d) in Vollzeit in St. Ingbert

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler des CISPA forschen auf dem Gebiet der Informationssicherheit, KI und Datenschutz. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung und arbeiten an Lösungen für die drängendsten Herausforderungen unserer digitalen Welt. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands und Europas. Darüber hinaus fördert das CISPA gezielt Talente und bildet hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte für Wirtschaft und Forschung aus – und trägt so sein Know-how nachhaltig in die Zukunft.

Im Zuge einer Elternzeitvertretung ist im Application Management Team eine Stelle als Recruiting Coordinator befristet bis Februar 2028 zu besetzen. Als Teil der Abteilung Scientific Talent Acquisition & Management werden Du und Deine Kolleg:innen das Bewerbungsgeschehen begleiten und so zur effizienten Personalgewinnung in den Bereichen Wissenschaft/Forschung, Forschungssupport und Verwaltung beitragen. Du bist damit die erste Ansprechperson für Bewerber:innen sowie für die CISPA-Kolleg:innen mit Personalbedarf.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet:

• Gestaltung, Prüfung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen unter Berücksichtigung gesetzlicher, interner und bereichsspezifischer Vorgaben (Wissenschaft, Forschungssupport, Verwaltung)
• Erfassung, Screening und Bearbeitung von Bewerbungen (inkl. formaler Prüfung, Zuordnung von Assessor:innen, Nachforderung von Unterlagen)
• Schriftliche und mündliche Kommunikation mit Bewerber:innen in deutscher und englischer Sprache (u. a. Erstkontakt, Rückfragen, Zu- und Absagen)
• Kommunikation mit Behörden (z. B. Arbeitsagentur)
• Koordination und Bearbeitung aller vorvertraglichen Schritte bis zur Übergabe an die Personalabteilung (u.a. Sanktionslistenprüfung, Koordination von Einstellungsaufträgen und Tätigkeitsdarstellungen mit den jeweiligen Bedarfsträger:innen, Anforderungen weiterer Unterlagen)
• Aktive Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Dokumentation der Bewerbungsprozesse
• Vorbereitung, Begleitung und Moderation von Bewerbungsgesprächen in deutscher und englischer Sprache
• Beratung bei der Personalauswahl sowie ordnungsgemäße Dokumentation der Gespräche und Entscheidungen

Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Peter Haffke per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.

Ihr Anforderungsprofil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Weiterbildung im Personalbereich, ggf. ein entsprechendes Hochschulstudium
• Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung im HR-Umfeld, insbesondere in der Personalgewinnung und -verwaltung; idealerweise HR-Erfahrungen im wissenschaftlichen Kontext
• Freude an einer koordinierenden und serviceorientierten Funktion mit einem ausgewogenen Mix aus eigenständiger Arbeit und Teamarbeit sowie eine kommunikative, vertrauenswürdige und kultursensible Persönlichkeit
• Strukturierte, zuverlässige und effiziente Arbeitsweise mit hoher Serviceorientierung
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr sicherer Umgang mit MS Office, hohe IT-Affinität sowie Eigeninitiative bei der Einarbeitung in digitale HR-Anwendungen
• Bereitschaft zur kontinuierlichen fachlichen Weiterentwicklung, z. B. auch in angrenzenden Bereichen wie HTML/CSS

Was wir bieten:

• Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet.
• Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit feste Bestandteile unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet.
• Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) - Vergütung abhängig von Qualifikation bis Entgeltgruppe 9b.
• Die Stelle ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung befristet bis Februar 2028.
• Betriebsbedingt sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich.
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Soziale und teambildende Aktivitäten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

CISPA setzt sich dafür ein, den Anteil von Frauen, Minderheiten, Menschen mit Behinderungen und neurodivergenten Personen in der Informatik zu erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, neurodivergenten Eigenschaften, Alter, sexueller Orientierung oder Identität. Bitte beachten Sie, dass Fahrtkosten für Vorstellungsgespräche nicht erstattet werden. Weitere Informationen finden Sie in unseren FAQ.