Fremdsprachenassistenz am Wissenschaftsstandort Dortmund (m/w/d) - in Teilzeit (ca. 50%)

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft.

Sie organisieren gerne? Sie sind fast Profi in der alltäglichen Anwendung der englischen Sprache? Dann wird Ihnen Ihr neues Aufgabengebiet gefallen. Sie unterstützen den leitenden Wissenschaftler am unselbstständigen Betriebs-Standort des CISPA auf dem Campus der TU Dortmund bei den täglichen Herausforderungen organisatorischer und administrativer Art. Dabei gehören Sie einer zentralen Organisationseinheit an, dem Team der Faculty Offices am Hauptsitz des CISPA im Saarland. So arbeiten Sie im Team gleichgesinnter Kolleginnen und Kollegen bei gegenseitiger Vertretung. Dienstort ist Dortmund, jedoch wird in Abständen eine Dienstreise ins Saarland oder zeitweiser Einsatz am Hauptsitz des Großforschungszentrums erforderlich.

• Zuständigkeit für alle anfallenden Koordinations- und Assistenzaufgaben im Back Office des leitenden Wissenschaftlers an der unselbstständigen Betriebsstätte in Dortmund
• Erledigen von Korrespondenz per E-Mail und mittels anderer, meist elektronischer Kommunikationswege
• Dienstreiseplanung, -buchung und -abrechnung für den leitenden Wissenschaftler am Standort
• Organisation und Dokumentation von Prozessen und Abläufen an und zwischen den Standorten und im Team des CISPA Office
• Wahrnehmung einer Schnittstellenrolle zwischen Wissenschaftlern, Science Support und Verwaltungsabteilungen
• Remote-Vertretung für Kolleg:innen im Team der Faculty Offices an anderen Standorten
• Erledigung typischer Rezeptionsaufgaben wie Gäste-Empfang, Raumbuchungen, Post- und Büromaterialorganisation sowie Paketannahme und -versand in geringem Umfang
• Optimierung der standort-, teambezogenen und abteilungsübergreifenden Prozesse und Mitwirken bei der Prozessdokumentation
• Mitwirken bei Implementierung neuer digitaler Anwendungen im Aufgabengebiet der Abteilung und des Teams der Faculty Offices

Abschluss als geprüfte Fremdsprachenassistenz oder gleichwertige Qualifikation

• mehrjährige Erfahrung in einer in hohem Maße fremdsprachlich geprägten, verantwortungsvollen Sekretariats- oder Assistenzrolle
• fließende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute EDV-Kennnisse (MS Office), eine hohe IT-Affinität, und Eigeninitiative bei der Einarbeitung in digitale Anwendungen
• ausgeprägtes Organisationstalent
• sicheres und repräsentatives Auftreten, gute kommunikative Fähigkeiten und gute Umgangsformen
• hohe Serviceorientierung
• Freude an interkultureller Zusammenarbeit
• Akzeptanz der Regeln für steuerfinanzierte Gesellschaften
• Belastbarkeit, Voraussicht und Verlässlichkeit
• die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen stets souverän und strukturiert zu arbeiten

Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet. Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet. Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung in der Entgeltgruppe E8. Eine unbefristete Beschäftigung. Auf Wunsch sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich. Flexible Arbeitszeiten. Betriebliche Altersvorsorge (VBL). Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen. DeutschlandJobticket. Soziale und teambildende Aktivitäten. Betriebliches Gesundheitsmanagement. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.