Beschaffungsorganisationsmanager:in (BOM) (m/w/d)

Beschaffungsorganisationsmanager:in (BOM) (m/w/d)

Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Alexander Weyland per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

• Selbständige und eigenverantwortliche Umsetzung des einschlägigen Berichtswesens in der Abteilung.
• Insbesondere selbständige Erstellung von komplexen Zahlen, Daten, Fakten für die Abteilungsleitung, selbständige Erstellung von Quartals- und Jahresabschlussberichten.
• Selbständige Erledigung von anfallenden Prozessänderungen.
• Eigenverantwortliche Beantwortung von Anfragen rund um die Vielzahl der Prozesse innerhalb der Abteilung.
• Fachspezifische Büroorganisation (u.a. fachspezifische Vor- und Nachbereitung von Terminen), Prozessdokumentationen mit expliziter vergaberechtlicher Ausprägung. Organisatorische Vorbereitung von externen Terminen und Ausschüssen.
• Pflege sämtlicher Datenschnittstellen zu Drittsystemen (VMS, CMS, SAP, OTRS, Veenion als dezentrale Einkaufsplattform, XSuite zur Rechnungsfreigabe etc.).
• Mit- und Zuarbeit im Rahmen eines breiten Aufgabengebietes in der Abteilung Beschaffungen und Vergabestelle, Unterstützung des Teams und der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft, insbesondere bei Verwaltungs- und Organisationsaufgaben.
• Unterstützung und Koordination bei Ad-hoc-Themen für die Abteilungsleitung.
• Verlässlicher Blick für Qualität und Kernbotschaften.

Ihr Anforderungsprofil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation (m/w/d) oder gleichartige Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Organisationsverantwortung.
• Kommunikative und organisationsstarke Persönlichkeit.
• Prozessuales Denken und die Fähigkeit, zu antizipieren.
• Absolute Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und eine sympathische Ausstrahlung.
• Bereitschaft, sich in das Themengebiet des öffentlichen Auftragswesens einzuarbeiten.
• Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen zur Darlegung komplexer Sachverhalte sowie Dienstleistungskompetenz.
• Hohe Motivation, strukturierte Arbeitsweise sowie kundenorientierte Umgangsformen.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil.
• Routinierter Umgang mit der MS-Office-Palette auch über die Grundfunktionalitäten hinaus sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent.
• Gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten, Teamgeist und Eigeninitiative.
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufwand stets souverän und strukturiert zu arbeiten.

Was wir bieten

• Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet.
• Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit feste Bestandteile unserer Personalpolitik. Dahingehin sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet.
• Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) – Vergütungabhängig von Qualifikation bis Entgeltgruppe 8.
• Die Stelle ist unbefristet.
• Betriebsbedingt sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL).
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen.
• Soziale und teambildende Aktivitäten.
• Betriebliches Gesundheitsmanagement.

CISPA setzt sich dafür ein, den Anteil von Frauen, Minderheiten, Menschen mit Behinderungen und neurodivergenten Personen in der Informatik zu erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, neurodivergenten Eigenschaften, Alter, sexueller Orientierung oder Identität.