Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Biete administrative Unterstützung und sorge für einen reibungslosen Büroablauf.
- Arbeitgeber: Gemeinnützige Organisation, die jüdische Opfer des Nationalsozialismus vertritt.
- Mitarbeitervorteile: Angenehmes Arbeitsumfeld, Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Gesundheitsförderung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines motivierten Teams und unterstütze wichtige Anliegen.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Sekretariat und starke Kommunikationsfähigkeiten.
- Andere Informationen: Flexible Arbeitsumgebung mit guter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wer wir sind: Die Conference on Jewish Material Claims Against Germany, Inc., eine gemeinnützige Organisation mit Hauptsitz in New York, vertritt Ansprüche jüdischer Opfer des Nationalsozialismus. Seit mehr als 70 Jahren führt die Claims Conference Verhandlungen mit der Deutschen Bundesregierung für Überlebende der Shoah und deren Nachfahren.
Wir suchen für unseren Standort in Berlin zum nächstmöglichen Termin, befristet für ein Jahr in Vollzeit ein(e) Sekretär(in). Die Sekretariatskraft bietet wesentliche administrative und organisatorische Unterstützung, um einen reibungslosen täglichen Büroablauf sicherzustellen. Dazu gehören:
- Bearbeitung von Kommunikation
- Pflege von Bürostrukturen
- Management von Terminen
- Unterstützung des Teams bei verschiedenen administrativen und organisatorischen Aufgaben
Die Sekretariatskraft ist eine zentrale Ansprechperson für interne Mitarbeitende und externe Partner und sorgt für ein professionelles und effizientes Arbeitsumfeld.
Ihre Aufgaben:
- Administrative Unterstützung
- Verwaltung von Kalendern, Terminplanung und Organisation von Meetings
- Bearbeitung ein- und ausgehender Korrespondenz, einschließlich E-Mails, Briefen und Telefonanrufen
- Pflege und Organisation von physischen und digitalen Ablagesystemen
- Bürokoordination
- Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
- Überwachung des Bürobedarfs und Koordination von Bestellungen
- Unterstützung im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender
- Kommunikation
- Erste Anlaufstelle für Besucher innen und Anrufer innen
- Koordination der Kommunikation zwischen Abteilungen und externen Partnern
- Verfassen und Korrekturlesen von Korrespondenz und internen Mitteilungen
- Unterstützung bei Meetings und Veranstaltungen
- Erstellung von Agenden, Protokollführung und Verteilung von Zusammenfassungen
- Unterstützung bei der logistischen Planung von Meetings, Workshops und internen Veranstaltungen
- Assistenz bei Reiseplanung und Reiseunterlagen
Ihre Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Zertifizierung im Bereich Büroorganisation, Sekretariat oder einem verwandten Feld
- Berufserfahrung in administrativen oder Tätigkeiten im Sekretariat
- Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Sehr gute englische Sprachkenntnisse
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und hohe Genauigkeit
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
- Professionelles, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren und zu bearbeiten
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeiten
- Anpassungsfähigkeit und souveränes Arbeiten in dynamischen Umgebungen
Wir bieten:
- Ein angenehmes Arbeitsumfeld in einem aufgeschlossenen, hochmotivierten Team
- Kompetente und hilfsbereite Kolleginnen und Kollegen
- Weiterentwicklung & Trainings: Immer auf dem neusten Stand mit persönlichen und fachlichen Weiterentwicklungsmöglichkeiten
- Gelebte Vielfalt
- Gesundheitsförderung
- Vermögenswirksame Leistungen
- Sehr gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
Bei Interesse senden Sie bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihres Gehaltswunsches und des frühestmöglichen Eintrittstermins an: Claims Conference, jobsffm@Claimscon.org
Secretary Arbeitgeber: Claims Conference
Kontaktperson:
Claims Conference HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Secretary
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Sekretär(in) interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Ein kurzes, freundliches Anschreiben oder eine E-Mail kann einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in ähnlichen Bereichen arbeiten. Vielleicht können sie dir wertvolle Einblicke geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Claims Conference und überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Stelle passen. Zeige, dass du die Organisation und ihre Mission verstehst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und deine Motivation. Außerdem hast du so die besten Chancen, dass deine Bewerbung schnell gesehen wird.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Secretary
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu unserem Team passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Achte auf Details!: Stelle sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles sorgfältig zu überprüfen, bevor du es abschickst.
Pass deine Unterlagen an!: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe dein Anschreiben sowie deinen Lebenslauf an die Anforderungen an. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die für die Sekretariatsposition wichtig sind.
Bewirb dich über unsere Website!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Claims Conference vorbereitest
✨Informiere dich über die Organisation
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Claims Conference verschaffen. Informiere dich über ihre Mission, aktuelle Projekte und die Rolle, die du spielen würdest. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Kommunikationskompetenzen unter Beweis stellen. Sei bereit, diese während des Interviews zu teilen, um deine Eignung für die Position zu untermauern.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, den Herausforderungen der Position oder den Erwartungen an die Sekretariatskraft sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Rolle interessiert bist.
✨Präsentiere dich professionell
Achte auf ein gepflegtes Erscheinungsbild und eine freundliche Ausstrahlung. Dein Auftreten ist wichtig, da du als erste Anlaufstelle für Besucher und Anrufer fungieren wirst. Ein professionelles Auftreten hinterlässt einen positiven Eindruck.