HR Services Hub Analyst II

Verantwortlichkeiten

• Verantwortlich für die Bereitstellung moderater transaktionaler und informativer Dienstleistungen für interne und externe Kunden.
• Überwacht die effektive Lösung aller Anfragen, die über das Ticketing-Tool eingehen, sowie Transaktionen innerhalb des definierten Serviceumfangs.
• Reagiert auf die Lösung moderater Mitarbeiteranfragen und arbeitet mit dem HR Services Hub Manager oder dem Leiter der Region HR Service Hub, HRBPs / lokalen HR-Partnern und HR-Anbietern zusammen.
• Umfasst Aufgaben im Zusammenhang mit der Datenpflege von HR-Systemen und der Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen, Zeit-/Abwesenheits-, Leistungs- und Rentenaktivitäten.
• Eine der Hauptanforderungen ist die Japanischkenntnis, da die Rolle hauptsächlich für Japan verantwortlich ist.

Bearbeitung von Tickets, Mitarbeiteranfragen und Unterstützung

• Bearbeitet moderate Mitarbeiteranfragen, die im Ticketing-Tool zugewiesen sind.
• Stellt zeitnahe Lösungen bereit oder leitet mitarbeiterbezogene Fragen an die jeweilige Warteschlange weiter.
• Informiert den Anfragenden über den Status der Anfrage.
• Verantwortlich für Nachverfolgungen zu ausstehenden Eingaben und Schließungen von Tickets.
• Gewährleistet eine zeitnahe und genaue Lösung aller Anfragen und Anforderungen.
• Gibt direkte Antworten an den Anfragenden (Telefon, E-Mail) und informiert über den Status.
• Beantwortet einen hohen Prozentsatz der Anfragen mit begrenzten Eskalationen.
• Nutzen von Wissensmanagement- und Fallmanagement-Anweisungen zur Bearbeitung, Verfolgung und Lösung von HR-Kundenanfragen innerhalb der SLAs.
• Kann als Kontakt zu HR-Anbietern (z.B. Gehaltsabrechnung, Zeit, ...) und anderen Stakeholdern (Mitarbeiter, Manager, lokale HR-Partner, CoEs, ...) dienen.
• Gibt Mitarbeitern und Managern Anleitung zu Selbstbedienungstransaktionen.

Datenmanagement und Personalverwaltung

• Durchführung moderater Prozessadministration im jeweiligen Verantwortungsbereich, als lokaler relevanter Ansprechpartner für Themen wie: Gehaltsabrechnung, Zeit/Abwesenheit, Leistungs- und Rentenaktivitäten.
• Globale Servicebereitstellung (Organisations- und Positionsmanagement, HR-Wissensmanagement-Datenbank, Lernadministration, HR-Datenqualitätsmanagement und Vergütung, Auszeichnungen und Mobilitätsadministration), falls zugewiesen.
• Bearbeitung von HR-Transaktionen, einschließlich Neueinstellungen, Onboarding, Kündigungen, Beförderungen und Versetzungen.
• Agiert als Administrator durch Vorbereitungsarbeiten in Bezug auf moderate Prozesse.
• Pflegt genaue und aktuelle Mitarbeiterdaten in HRIS-Systemen.
• Stellt sicher und dokumentiert den Abschluss von Prozessen basierend auf den relevanten Arbeitsanweisungen und führt Qualitätsprüfungen durch.
• Überwacht und verfolgt Änderungen der Mitarbeiterdaten und meldet Abweichungen gemäß den HR-Datenqualitätsprüfungsprozessen.

Wissensmanagement und Dokumentation

• Hält aktuelles Wissen über HR-Richtlinien, -richtlinien, -prozesse und -arbeitsanweisungen aufrecht.
• Unterstützt bei HR-Audits und Compliance-Berichterstattung nach Bedarf.
• Entwickelt, pflegt und stellt sicher, dass die HR-Dokumentation genau und aktuell ist.
• Unterstützt Schulungsaktivitäten für Mitarbeiter und Manager zu HR-Systemen und -prozessen.

Verbesserung der HR-Servicebereitstellung

• Unterstützt und initiiert das Design, die Anwendung und die kontinuierliche Verbesserung von HR-Prozessen.
• Arbeitet mit der HR Service Hub-Leitung zusammen, um Konsistenz und Standardisierung über HR-Prozesse hinweg sicherzustellen.
• Nimmt an der Implementierung von HR-Programmen, -Prozessen, -Richtlinien und -Vorgaben teil, mit Anleitung vom HR-Projektleiter (CoEs, HR-Lösungsmanager, ...), im Rahmen der Verantwortung und Rechenschaftspflicht, die im Global HR Process Framework / Katalog definiert sind.
• Nimmt an HR-Projekten und -Initiativen teil, wie zugewiesen.
• Engagiert sich in Schulungen, um das Bewusstsein der HR-Mitarbeiter für HR-Prozesse zu erhöhen.

Anforderungen

• Hochschulabschluss oder Bachelor in Betriebswirtschaft, HR, Finanzen, Wirtschaft oder verwandten Bereichen.
• Mindestens 3-5 Jahre Erfahrung im Bereich Personalverwaltung.
• Berufserfahrung in einer SSC (Shared Service Center)-Umgebung (Tier-Level-Support, Eskalation, Ticketbearbeitung, ...).
• Grundkenntnisse in SuccessFactors, SAP ERP HCM, verbundenen Systemen und HR-Anbietern (Gehaltsabrechnung, Zeitmanagement, Leistungen, Rente, ...).
• Grundkenntnisse in MS Excel und anderen MS Office-Tools zur Datenbearbeitung, Vorlagen-Uploads und Datenüberprüfung mit moderater Datenmenge.
• Japanisch- und Englischkenntnisse sind ein Muss.
• Lösungsorientiert, gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten zur effektiven Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und externen Partnern.
• Vorherige Erfahrungen im HR-Betrieb wären von Vorteil.

Unser Angebot

• Eine lohnende Herausforderung, um Ihre Fähigkeiten in einem professionellen Arbeitsumfeld weiterzuentwickeln.
• Karriereentwicklung innerhalb unserer Organisation.
• Möglichkeiten zur Erweiterung Ihres Wissens, Ihrer Fachkenntnisse und Sprachkenntnisse in einem attraktiven, globalen Arbeitsumfeld.
• Wettbewerbsfähige Vorteile, z.B. Unternehmensshuttlebus, Arbeitsessen, Transportzulage, zusätzliche Krankenversicherung, jährliche Gesundheitsuntersuchung, Jahresurlaub, jährlicher Krankheitsurlaub.
• Leistungsabhängiger jährlicher Bonus.
• Das gesamte Zielgehalt umfasst Grundgehalt und jährlichen Bonus; das endgültige Angebot basiert auf Fähigkeiten und Erfahrungen.
• Differenzierte Integrationsanlässe, z.B. Jahresessen, Familientag, Ausflüge, soziale Clubs oder hauseigenes Fitnessstudio.

Bei Clariant glauben wir, dass Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion entscheidend für unseren Erfolg sind. Wir streben danach, einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem sich alle Mitarbeiter willkommen, respektiert, unterstützt und geschätzt fühlen. Unsere vielfältige Belegschaft ermöglicht es uns, auf eine Fülle von Perspektiven, Erfahrungen und Fähigkeiten zurückzugreifen, die Innovationen vorantreiben. Wir setzen uns dafür ein, Chancengleichheit für berufliches Wachstum und Aufstieg auf allen Ebenen der Organisation zu gewährleisten, basierend auf objektiven Kriterien und unabhängig von Geschlecht, Geschlechtsidentität, Rasse, Ethnie, Religion, geschütztem Veteranenstatus, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung oder anderen Aspekten der Vielfalt gemäß den geltenden Gesetzen. Indem wir talentierte Personen mit unterschiedlichen Hintergründen und Sichtweisen zusammenbringen, gewinnen wir die Agilität, um den sich entwickelnden Bedürfnissen unserer globalen Kunden und Gemeinschaften gerecht zu werden. Treten Sie unserem Team bei, um unsere Mission voranzutreiben, eine Kultur des Zugehörigkeitsgefühls zu fördern, in der jeder gedeihen kann.