Auf einen Blick
- Aufgaben: Verantworte unser Büro und sorge für eine einladende Atmosphäre in Frankfurt.
- Unternehmen: CLARK, ein innovatives Unternehmen im Versicherungsbereich mit über 400 engagierten Mitarbeitenden.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, tolle Team-Events und ein positives Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit vielen Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte das Büroerlebnis und unterstütze ein großartiges Team bei CLARK.
- Qualifikationen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management und Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
Stell dir vor, du hast deinen Versicherungsprofis und all deine Verträge jederzeit übersichtlich in deiner Hosentasche: Das ist CLARK! Wir machen es dir leicht, dich optimal zu versichern – ganz bequem und transparent direkt über unsere App. Was uns antreibt? Unsere Kund:innen! Wir sind überzeugt: Jeder Mensch verdient es, sich in seiner Welt sicher und relaxed zu fühlen – und das mit CLARK ein Leben lang. Derzeit arbeiten in Europaweit über 400 CLARKees daran, unseren 600.000 Kund:innen täglich mehr Peace of Mind in Sachen Versicherungen zu bringen. Du teilst unsere Vision und glaubst auch, dass Versicherungen zu managen so einfach sein sollte wie Online-Shopping? Dann komm zu uns ins Team!
- Office Operations: Du übernimmst eigenständig die Verantwortung für unser Büro in Frankfurt und unterstützt remote unseren Standort in Zürich. Du koordinierst lokale Dienstleister, darunter Reinigung, technische Services, Hausmeisterdienste und weitere externe Partner. Du sorgst für eine einladende Büroatmosphäre mit hohem Qualitätsanspruch, einschließlich Pflege und Überprüfung der Büroausstattung. Du kümmerst dich um Bestellungen und Lieferungen (Getränke, Snacks, Deko usw.). Du bist verantwortlich für die digitale Postbearbeitung, Ablage und Beauftragung von Kurieren. Du übernimmst die Bearbeitung von Rechnungen und Bestellungen im Rahmen des Office-Management-Budgets und verwaltest die Office-Kreditkarte für den Standort Frankfurt. Du unterstützt bei der Budgetplanung, Budgetüberwachung und weiteren Reportings.
- Travel & Events: Du organisierst Einzel- und Gruppenreisen zu Company Events, Board Meetings und Team-Events über unser Travel-Tool. Du planst und koordinierst lokale Office-Events wie Lunches, Meetups, Teamaktivitäten sowie unsere Sommer- und Weihnachtsfeier.
- Employee Experience & Wellbeing: Du sorgst für eine warme, positive Atmosphäre für Mitarbeitende und Gäste – vor Ort wie auch remote. Du setzt saisonale Initiativen um, die unsere Office‑Nutzung fördern (z. B. Fitness‑Challenge, Halloween und weitere kleine Überraschungen). Du begleitest On- und Offboardings inkl. Übergabe von Arbeitsmaterialien vor Ort und remote. Du arbeitest eng mit People & Culture, Office‑IT und Finance zusammen, um reibungslose Office‑Prozesse sicherzustellen. Du unterstützt unternehmensweite Gesundheitsinitiativen.
Anforderungen:
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management, in der Administration oder im Operations-Bereich – oder eine vergleichbare Erfahrung, idealerweise in einem internationalen, dynamischen Umfeld.
- Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu managen, Prioritäten zu setzen und Verantwortung für reibungslose Abläufe zu übernehmen.
- Proaktive, lösungsorientierte und hands‑on Arbeitsweise.
- Sicher im Umgang mit Budgets und Rechnungen.
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Dienstleistern.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
- Positives Mindset und Teamspirit sowie echtes Interesse daran, ein großartiges Arbeitsumfeld für andere zu schaffen.
- Erfahrung mit Tools wie Gmail, Slack, Personio oder Jira ist ein Plus.
Office Manager (m/w/d) - (Teilzeit/Vollzeit) Arbeitgeber: CLARK
CLARK ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Zürich eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Mit flexiblen Arbeitsmodellen und umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten fördert das Unternehmen nicht nur die berufliche Entwicklung, sondern auch eine ausgewogene Work-Life-Balance. Die Kombination aus innovativen digitalen Tools und einem engagierten Team macht die Arbeit als Sales Consultant besonders spannend und lohnend.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager (m/w/d) - (Teilzeit/Vollzeit) erhalten könntest
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bei CLARK interessierst, zögere nicht, uns direkt über unsere Website zu kontaktieren. Zeig uns, dass du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen und das Büro zum Strahlen zu bringen!
✨Tipp Nummer 2
Networking ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen CLARKees in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und zeig dein Interesse an der Unternehmenskultur – das kommt immer gut an!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Organisationstalente und deine Erfahrung im Office Management am besten präsentieren kannst. Denk daran, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit zu nennen, die zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Tipp Nummer 4
Zeig dein positives Mindset! Bei CLARK suchen wir nach Teamplayern, die eine einladende Atmosphäre schaffen können. Sei authentisch und lass uns wissen, wie du zur Verbesserung des Arbeitsumfelds beitragen möchtest – das wird sicher Eindruck hinterlassen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) - (Teilzeit/Vollzeit) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du zu CLARK passt.
Mach es übersichtlich:Halte deinen Lebenslauf klar und strukturiert. Verwende Absätze und Aufzählungen, damit wir schnell die wichtigsten Infos finden können. Denk daran, dass weniger manchmal mehr ist!
Betone relevante Erfahrungen:Wenn du schon im Office Management oder in ähnlichen Bereichen gearbeitet hast, dann hebe diese Erfahrungen hervor! Zeig uns, wie du mit verschiedenen Dienstleistern umgegangen bist und welche Erfolge du erzielt hast.
Bewirb dich über unsere Website:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist über unsere Website. Dort findest du alle Infos und kannst deine Bewerbung direkt einreichen. Wir freuen uns auf dich!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei CLARK vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über CLARK und deren Werte. Zeige im Interview, dass du die Vision teilst und verstehst, wie wichtig es ist, eine positive Atmosphäre für Mitarbeitende zu schaffen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung im Office Management, in denen du erfolgreich mehrere Aufgaben gleichzeitig gemanagt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Organisationstalente und Problemlösungsfähigkeiten zu demonstrieren.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Fähigkeiten in Deutsch und Englisch unter Beweis zu stellen. Übe, klar und präzise zu kommunizieren, um zu zeigen, dass du gut mit verschiedenen Dienstleistern und Teams zusammenarbeiten kannst.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews kannst du nach dem weiteren Verlauf des Auswahlprozesses fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir die Möglichkeit, mehr über die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
