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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office operations and support the management board in a dynamic environment.
- Arbeitgeber: Join CLASSIC ART VIENNA, a leading concert and event agency in Europe.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a bright penthouse office, daily lunches, and a supportive team culture.
- Warum dieser Job: Be part of an exciting international team with opportunities for creativity and growth.
- Gewünschte Qualifikationen: 5+ years in office management, fluent in German and good English, strong MS Office skills.
- Andere Informationen: Unlimited contract with a starting salary of €2,800/month, tailored to your experience.
CLASSIC ART VIENNA
Internationale Event- u. Konzertveranstaltungsagentur
Die CAV ist eine der führenden Konzertveranstaltungs- und Künstlervermittlungsagenturen in Europa. Gemeinsam mit 3 Schwesternagenturen bildet sie den Entertainmentsektor der Lanner Bros. Group und veranstaltet rund 4.000 Shows pro Saison. Unser Team koordiniert dabei ein Künstlerpool von ca. 5.000 Artisten in über 10 europäischen Ländern für vorwiegend amerikanische, australische und neuseeländische Gäste.
Zur Gewährleistung eines reibungslosen, allgemeinen Büroablaufes sowie zur Verstärkung unseres dynamischen und schlagkräftigen HQ-Teams im Herzen von Wien, suchen wir ab sofort eine/n Mitarbeiter/in für die Position:
Office Manager/in und Assistenz des Management Boards
Aufgaben
- Allgemeines Büromanagement (inkl. Frontoffice) und Gewährleistung eines reibungslosen administrativen Ablaufs
- Vorbereitende Buchhaltung sowie generelle Backoffice Organisation wie Abrechnung/Belegwesen, Ablagen, Postbearbeitung, Bestellwesen, usw.
- Unterstützung des Management Boards wie auch des Event-& Operations-Teams
- Allfällige Korrespondenz nach innen und außen
- Koordination und Bearbeitung interner/externer Agenden aller Tochter- und Partnerunternehmen abseits des Eventsektors
- Vorbereitung von Meetings, Unterlagen, Präsentationen, usw.
- Einkauf und Verwaltung von Büromaterial, etc.
- Verwaltung des Firmenfuhrparks, Liegenschaften, Versicherungen, Hardware,
Profil
- mind. 5 Jahre Berufserfahrung im Büromanagement bzw. als Assistenz
- Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse (insb. Word, Excel, Outlook)
- Hohe Zahlenaffinität
- Eigeninitiative, Belastbarkeit und Diskretion
- Eigenverantwortliche, genaue und strukturierte Arbeitsweise
- Teamfähige, empathische Persönlichkeit mit Freude am Umgang mit Menschen
Wir bieten
- Ein großes, helles Penthouse-Office im Zentrum des ersten Bezirkes inkl. sonniger Dachterrasse mit Blick auf den Stephansdom
- Tägliches gemeinsames Mittagessen in einem Restaurant im 1. Bezirk – natürlich auf unsere Kosten
- Ein spannendes Arbeitsumfeld in einem dynamischen und international tätigen Unternehmen
- Eigenverantwortliches Arbeiten und Entfaltungsspielraum für neue Ideen
- Ein professionelles, schlagkräftiges Team mit Leidenschaft und Vision
- Ein unbefristetes Angestelltenverhältnis mit einem Einstiegsbruttogehalt ab 2.800 Euro pro Monat. Das konkrete Angebot erfolgt individuell nach Qualifikation und Berufserfahrung
JBG81_AT
Office Manager/in und Assistenz des Management Boards Arbeitgeber: Classic Art Vienna GmbH
Kontaktperson:
Classic Art Vienna GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager/in und Assistenz des Management Boards
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in der Event- oder Konzertbranche tätig sind. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die neuesten Trends und Entwicklungen in der Eventbranche. Zeige in Gesprächen, dass du auf dem Laufenden bist und ein echtes Interesse an der Branche hast.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir spezifische Fragen über die CAV und ihre Veranstaltungen überlegst. Das zeigt dein Engagement und deine Vorarbeit.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Fähigkeiten im Büromanagement und in der Assistenz zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Eignung für die Position unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager/in und Assistenz des Management Boards
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über CLASSIC ART VIENNA und ihre Rolle in der Event- und Konzertveranstaltungsbranche. Besuche ihre Website, um mehr über ihre Projekte und das Team zu erfahren.
Lebenslauf und Anschreiben: Erstelle einen klar strukturierten Lebenslauf, der deine 5-jährige Berufserfahrung im Büromanagement hervorhebt. Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation und Eignung für die Position als Office Manager/in darlegst.
Betonung der Sprachkenntnisse: Stelle sicher, dass deine Deutsch- und Englischkenntnisse deutlich hervorgehoben werden. Dies ist besonders wichtig, da die Stelle verhandlungssichere Deutschkenntnisse erfordert.
Prüfung der Unterlagen: Überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit, bevor du deine Bewerbung einreichst. Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf gut formatiert sind und keine Rechtschreibfehler enthalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Classic Art Vienna GmbH vorbereitest
✨Zeige deine Organisationstalente
Da die Position viel Büromanagement und Koordination erfordert, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung nennen, die deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Sprich über deine Zahlenaffinität
Die Stelle erfordert eine hohe Zahlenaffinität, also sei bereit, deine Erfahrungen mit Buchhaltung und Abrechnungen zu erläutern. Zeige, wie du mit Zahlen umgehst und welche Tools oder Methoden du verwendest, um präzise und effizient zu arbeiten.
✨Bereite dich auf Fragen zur Teamarbeit vor
Da Teamarbeit in dieser Rolle wichtig ist, solltest du Beispiele für erfolgreiche Zusammenarbeit in einem Team parat haben. Überlege dir, wie du Konflikte gelöst oder das Team unterstützt hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
✨Präsentiere deine Sprachkenntnisse
Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse sind erforderlich. Sei bereit, in beiden Sprachen zu kommunizieren, und bringe Beispiele, wie du diese Fähigkeiten in der Vergangenheit eingesetzt hast, um mit internationalen Partnern oder Kunden zu interagieren.
