Dokumentenmanager

Dokumentenmanager – 100 % (befristeter Vertrag von mindestens 6 Monaten)

Unsere Personalberatung, beauftragt von einem ihrer Kunden, einem bedeutenden Akteur im medizinisch-sozialen Bereich in Genf, sucht im Rahmen eines befristeten Vertrags von mindestens 6 Monaten in Vollzeit eine/n Dokumentenmanager/in. Sie werden in eine Institution eintreten, die für die Qualität ihrer Betreuung der Bewohner anerkannt ist, und dazu beitragen, eine sorgfältige, sichere und den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Dokumentenverwaltung zu gewährleisten. Diese Position bietet die Gelegenheit, Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre Dokumentenexpertise in einem anspruchsvollen Umfeld mit menschlichen Werten einzusetzen.

Ihre Aufgaben

• Verwaltung und Nachverfolgung der Bewohnerakten während ihres gesamten Lebenszyklus.
• Verwaltung und Archivierung der Bewohnerakten in Papier- und elektronischer Form.
• Sicherstellung der administrativen Qualität, Vollständigkeit und Konformität der Akten.
• Entwicklung, Umsetzung und Weiterentwicklung von Ablageregeln, Dokumentennomenklatur sowie Ablageplänen.
• Überwachung der Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und institutioneller Anforderungen bezüglich Dokumentenaufbewahrung, Vertraulichkeit und Datenschutz.
• Gewährleistung der Nachverfolgbarkeit, Zugänglichkeit und Sicherheit der Akten während ihres gesamten Lebenszyklus.
• Regelmässige Qualitätskontrollen der Dokumentation durchführen und eventuelle Anomalien mit den zuständigen Abteilungen verfolgen.
• Begleitung und Beratung der Mitarbeitenden bei der Anwendung bewährter Praktiken der Dokumentenverwaltung.
• Mitwirkung an Projekten zur Digitalisierung, Optimierung und kontinuierlichen Verbesserung der Dokumentenprozesse.
• Erstellung, Aktualisierung und Weiterentwicklung von Verfahren, Richtlinien und Werkzeugen im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung.

Ihr Profil

• HES-Diplom, eidgenössisches Diplom oder höhere Ausbildung in Dokumenteninformation, Archivwesen, Dokumentenmanagement, Records Management oder einem gleichwertigen Bereich.
• Alternativ eine kaufmännische Ausbildung ergänzt durch eine anerkannte Spezialisierung im Dokumentenmanagement oder Archivierung.
• Mindestens 5 Jahre nachgewiesene Erfahrung in einer ähnlichen Funktion.
• Erfahrung in einer Gesundheitseinrichtung, einem Pflegeheim, einer öffentlichen Verwaltung oder einem regulierten Umfeld ist von Vorteil.
• Ausgezeichnete Kenntnisse der Prinzipien des Dokumentenmanagements, der Ablage und Archivierung.
• Gute Kenntnisse der gesetzlichen Anforderungen bezüglich Dokumentenaufbewahrung sowie Datenschutz (DSGVO).
• Beherrschung der gängigen Bürosoftware.
• Fähigkeit, Verfahren zu verfassen, Dokumentenstandards zu formalisieren und deren Umsetzung zu begleiten.
• Ausgezeichnete Organisations-, Analyse- und Planungsfähigkeiten.
• Hohe Genauigkeit, methodisches Denken und ständiges Qualitätsbewusstsein.
• Verantwortungsbewusstsein, Vertraulichkeit und berufsethisches Verhalten.
• Initiative und Orientierung an kontinuierlicher Verbesserung.
• Fähigkeit, selbständig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv mit verschiedenen Ansprechpartnern zusammenzuarbeiten.
• Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten, Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit.

Was unser Kunde Ihnen bietet

• Ein befristeter Vertrag von mindestens 6 Monaten in Vollzeit.
• Ein möglichst baldiger Eintritt.
• Ein dynamisches, kooperatives und menschliches Arbeitsumfeld.
• Die Möglichkeit, an Projekten zur kontinuierlichen Verbesserung und Dokumententransformation mitzuwirken.
• Attraktive Arbeitsbedingungen innerhalb einer anerkannten Gruppe im medizinisch-sozialen Bereich in Genf.
• Eine Vergütung basierend auf dem Gehaltsschema des Kantons Genf.

Möchten Sie Ihre Dokumentenexpertise in den Dienst einer engagierten Institution stellen und zur Optimierung ihrer administrativen Prozesse beitragen? Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen im Rahmen dieses Mandats.