Executive Support Manager

Die Rolle des Stelleninhabers unterstützt den General Manager Benelux (GM) bei den täglichen Abläufen des Büros in Luxemburg. Diese Rolle ist entscheidend für die reibungslose Ausführung der identifizierten Prioritäten und täglichen Effizienzen, damit sich der GM auf wichtige Initiativen und Geschäftsstrategien konzentrieren kann. In enger Zusammenarbeit mit dem GM wird der Stelleninhaber wesentliche Unterstützung für das Büro in Luxemburg bieten und als vertrauenswürdiger Berater fungieren, um sicherzustellen, dass Entscheidungen gut informiert und gründlich vorbereitet sind. Zudem wird er eine treibende Kraft sein, um die Ausrichtung an den strategischen Ambitionen der Firma zu maximieren.

Zusätzlich umfasst die Rolle die Unterstützung sowohl des GM als auch des Office Managing Partner Luxembourg (OMP) im Partnerschaftsmanagement. Dies beinhaltet die Überwachung der Umsetzung von Entscheidungen und die Bereitstellung organisatorischer Unterstützung für die Aktivitäten des OMP und GM. Der Stelleninhaber wird Kommunikationsmittel vorbereiten, einschließlich Aktionsplänen, Initiierung und Überwachung von Nachverfolgungen sowie Koordination und Vorbereitung von Meetings, Protokollführung und Nachverfolgung von Aktionspunkten. In allen Aktivitäten wird der Stelleninhaber die vollständige Suite der KI-Tools der Firma nutzen, um operative Exzellenz voranzutreiben. Er wird sicherstellen, dass er über alle verfügbaren Möglichkeiten gut informiert ist. Darüber hinaus erfordert die Rolle die Analyse von Informationen aus verschiedenen Quellen und die Zusammenarbeit mit relevanten Stakeholdern. Regelmäßiger Kontakt mit Partnern und Senior Business Professionals wird erwartet, ebenso wie die Entwicklung und Pflege eines starken Netzwerks und guter Arbeitsbeziehungen innerhalb der Firma.

Hauptverantwortlichkeiten

• Meeting Management: Planung und Organisation verschiedener Meetings einschließlich Vorbereitung und Nachverfolgung (z.B. Vorstandssitzungen, Partnersitzungen, Managersitzungen, Mitarbeiterversammlungen (in Französisch)). Vorbereitung von Meetings und Agenden (Durchführung von Recherchen, Zusammenstellung und Analyse von Informationen und Daten, Erstellung von Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten). Teilnahme und Erstellung von Protokollen / Aktionsplänen. Nachverfolgung von Aktionspunkten, Verfolgung und Überwachung der Umsetzung von Beschlüssen.
• Operational Governance: Verantwortlich für die Überwachung, dass das Büro die relevanten Regeln gemäß dem Partnerschaftsvertrag und anderen internen Regeln anwendet. Beratung zu Fragen der Unternehmensführung und bewährten Praktiken. Unterstützung bei der Entwicklung und Implementierung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren, wo erforderlich, und in Übereinstimmung mit globalen Richtlinien und Verfahren. Koordination und Nachverfolgung von Aktivitäten zur Geschäftskontinuitätsplanung über Funktionen hinweg. Pflege und Aktualisierung von Unternehmensunterlagen, einschließlich Aktionärsregistern und Aktienübertragungen. Koordination und Nachverfolgung von Beschaffungsaktivitäten über Funktionen hinweg. Unterstützung bei der Due Diligence von Lieferanten und bei der Aktualisierung der Bankmandate.
• Partner- und Weltfirma-Angelegenheiten: Unterstützung des GM bei der Erstellung von Leitlinien für neue Partner, Unterstützung bei der Pensionierung von Partnern und Überwachung von Weltfirma-Angelegenheiten. Bereitstellung von Informationen auf Anfrage, gemäß den geltenden Verfahren, um Informationen zu Partnerangelegenheiten den relevanten Parteien zur Verfügung zu stellen. Dokumentation und Umsetzung von Änderungen am luxemburgischen Partnerschaftsvertrag, falls erforderlich in Zusammenarbeit mit dem Partnerschaftsmanagement in London, dem OMP und dem GM. Vorbereitung von Entwürfen von Verträgen und Korrespondenz im Zusammenhang mit dem Eintritt und Austritt von Partnern. Kontakte und Korrespondenz mit den verantwortlichen Personen des Partnerschaftsmanagements in London, insbesondere Unterstützung von regulatorischen Verfahren im Zusammenhang mit dem Eintritt und Austritt von Partnern auf internationaler Ebene.
• Strategie und Geschäftsplanung: Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen zur Bereitstellung von Informationen, Sicherstellung der Einhaltung von Fristen zur Ausführung und Verbesserung des Planungs- und Kontrollzyklus des Büros. Als Bindeglied zwischen dem GM, dem Vorstand, den Managern agieren und die Umsetzung der Strategie der Firma nachverfolgen.
• Interne Kommunikation: Vorbereitung von Kommunikationsmitteln einschließlich Geschäfts- und Aktionsplänen. Verantwortlich für die Kommunikation bezüglich Partnersitzungen, Updates an die Partner und/oder OMP, Updates und angemessene interne Kommunikation für das Büro in Luxemburg, in Absprache mit dem OMP und dem GM.

Qualifikationen

Bevorzugt Hochschulabschluss im Bereich Betriebswirtschaft und/oder Wirtschaftswissenschaften. 4+ Jahre relevante Erfahrung, vorzugsweise in einer professionellen Dienstleistungsfirma. Erfahrung und Affinität zu einem komplexen politischen und Entscheidungsumfeld. Bevorzugt frühere Erfahrung in der Planung, Überwachung und Umsetzung strategischer Initiativen. Nachgewiesene Fähigkeit, mit hohen und variierenden Anforderungen, engen Zeitplänen, Fristen und anspruchsvollen internen Kunden umzugehen. Nachgewiesene Fähigkeit, sensible Informationen, Prozesse und (potenzielle) Entscheidungen angemessen zu behandeln. Selbstbewusstes Arbeiten und effektive Entscheidungsfindung. Fähigkeit, strategisch zu denken und Einsichten und Daten aus verschiedenen Quellen zu suchen, um Risiken, Probleme und Chancen zu erkennen. Sicherer Umgang mit Managementinformationen und anderen Firmendaten, mit nachgewiesener Fähigkeit in der Datenanalyse zur Unterstützung der Entscheidungsfindung. Natürlicher Antrieb, den Fokus auf die Verbesserung von Prozessen zu halten und Initiativen voranzutreiben. Affinität zu generativen KI-Tools, mit nachgewiesener Fähigkeit, diese zur Steigerung der Effizienz in der Arbeit von sich selbst und anderen zu nutzen. Hervorragende organisatorische und Projektmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben über mehrere Projekte hinweg zu priorisieren. Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten (Französisch und Englisch) mit der Fähigkeit, auf allen Ebenen innerhalb der Firma zu kommunizieren und starke Beziehungen zu verschiedenen Stakeholdern aufzubauen und zu pflegen. Hohe Fähigkeiten in der Verhandlung und Beeinflussung interner und externer Kunden und der Balance zwischen unmittelbaren Kundenbedürfnissen und strategischen Zielen der Firma. Tiefgehendes Verständnis der MS Office Suite (Outlook, Word, PowerPoint, Excel).

Unternehmensbeschreibung

Wir sind eine der größten internationalen Kanzleien der Welt. Mit über 30 Büros weltweit streben wir danach, die Erwartungen unserer Kunden zu übertreffen, indem wir ihnen die hochwertigste Beratung und rechtliche Einsicht bieten, die die globalen Standards der Kanzlei mit tiefgreifender lokaler Expertise kombiniert. Unsere Kanzlei, unsere Arbeit und unsere Menschen erstrecken sich über Jurisdiktionen, Kulturen und Sprachen. Wir bieten unseren Kunden eine wirklich internationale Perspektive. Wir glauben, dass jede Karriere lohnend und anregend sein sollte – voller Möglichkeiten zu lernen, zu gedeihen und zu wachsen. Deshalb sind wir so stolz auf unseren integrativen, freundlichen und teamorientierten Ansatz zur Arbeit. Unsere globale Strategie konzentriert sich auf gezieltes Wachstum, das von den Bedürfnissen unserer Kernkunden geleitet wird, denen wir mit der Breite und Tiefe der Expertise von Clifford Chance in den Sektoren und geografischen Regionen, die für sie am wichtigsten sind, am besten unterstützen können. Unsere Kunden finden sich in kommerziellen und industriellen Sektoren, der Gemeinschaft der Finanzinvestoren, Regierungen, Regulierungsbehörden, Handelsverbänden und gemeinnützigen Organisationen. Aber egal, wer sie sind oder warum sie sich an uns gewandt haben, wir bieten einen erstklassigen Service in jedem Schritt des Weges. Und das ist möglich dank des unternehmerischen Geistes und des gewissenhaften Ansatzes zur Arbeit, den Sie in all unseren Teams finden werden. In welchem Bereich des Unternehmens Sie auch immer einsteigen, Sie werden ein integraler Bestandteil eines innovativen, vielfältigen und ehrgeizigen Teams von Menschen.