Auf einen Blick
- Aufgaben: Du unterstützt den CEO operativ, bereitest Meetings vor und entwickelst skalierbare Prozesse.
- Unternehmen: clockin digitalisiert das Workforce-Management für Deskless Workers mit einem Team von rund 70 Personen.
- Vorteile: Unbefristete Festanstellung, Home-Office Möglichkeit und moderne Ausstattung wie MacBook und höhenverstellbare Tische.
- Weitere Informationen: Du solltest eine hohe Affinität für KI-Tools und Automatisierung mitbringen.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Strukturen in einem schnell wachsenden Unternehmen ohne Endlosbürokratie.
- Qualifikationen: Mindestens 4 Jahre Erfahrung als Executive Assistant und sehr gute Kenntnisse in Google Workspace sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Du willst nicht nur Kalender koordinieren - du willst wirklich mitdenken, vorausschauen und dafür sorgen, dass eine ganze Führungsebene reibungslos funktioniert. Bei clockin bekommst du genau das: direkte Zusammenarbeit mit dem CEO, echter Gestaltungsspielraum und ein Team, das Tempo mag. Wir sind rund 70 Menschen, wachsen weiter und digitalisieren das Workforce-Management für Unternehmen mit Deskless Workers. Kein Konzern, keine Endlosbürokratie - dafür viel Eigenverantwortung und Aufgaben, die sich jeden Tag ein bisschen anders anfühlen.
Deine Aufgaben
- Du hältst unserem CEO operativ den Rücken frei, damit er sich auf Strategie, Produkt und Wachstum konzentrieren kann.
- Du bereitest Meetings vor und nach, erstellst Briefings, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung.
- Du steuerst den CEO-Kalender eigenständig, priorisierst Termine und sorgst für eine optimale Zeitplanung.
- Du sichtest, priorisierst und bearbeitest CEO-E-Mails, beantwortest viele Themen eigenständig und leitest nur wirklich relevante Entscheidungen weiter.
- Du koordinierst Board- und Investorentermine professionell und zuverlässig.
- Du identifizierst wiederkehrende Aufgaben und entwickelst eigenständig skalierbare Prozesse und Standards.
- Du baust Automatisierungs- und KI-Workflows auf, die den CEO nachhaltig entlasten.
- Du setzt KI-gestützte Meeting-Transkriptionen und Zusammenfassungen ein und stellst sicher, dass relevante Entscheidungen und To-dos dokumentiert und nachverfolgt werden.
- Du organisierst Geschäftsreisen inklusive Buchung, Planung und Reisekostenabrechnung.
- Du unterstützt bei Rechnungsfreigaben, Bestellungen und administrativen Geschäftsprozessen.
Das bringst du mit
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium im Bereich Wirtschaft, Management oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle mit direkter Unterstützung von Führungskräften.
- Erfahrung in der Arbeit mit mehreren Stakeholdern auf Management- oder C-Level-Ebene.
- Sehr gute Kenntnisse in Google Workspace sowie einen sicheren Umgang mit digitalen Tools und modernen Arbeitsweisen.
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie verhandlungssichere Englischkenntnisse (mindestens C1) in Wort und Schrift.
- Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen sowie ein ausgeprägtes Verständnis für Diskretion und Professionalität.
- Idealerweise erste Erfahrung mit Rechnungsfreigaben, Reisemanagement, Vertragsverwaltung oder ähnlichen administrativen Geschäftsprozessen.
Darüber hinaus überzeugst du uns mit
- Eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität und dem Anspruch, Themen eigenständig voranzutreiben.
- Der Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen und auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten.
- Einer strukturierten und lösungsorientierten Arbeitsweise.
- Dem Wunsch, in einem schnell wachsenden Unternehmen Verantwortung zu übernehmen und Strukturen aktiv mitzugestalten.
- Einer hohen Affinität für KI-Tools und Automatisierung.
- Ein hohes Maß an Eigeninitiative, Verlässlichkeit und unternehmerischem Denken.
Unsere Benefits
- Unbefristete Festanstellung.
- Home-Office Möglichkeit, flexible Arbeitszeiten.
- Betriebliche Altersvorsorge.
- Modernste Ausstattung (MacBook, Google) und höhenverstellbare Tische.
- Strukuriertes Onboarding inkl. Buddy.
- Dienstrad.
- Prepaid Gutscheinkarte.
- EGYM Wellpass.
- Corporate Benefits.
- Weiterbildungsangebote.
- Kostenlose Getränke und Snacks.
- Kostenlose Parkplätze.
- Regelmäßige Teamevents (Teamfrühstück, Weihnachts- und Sommerfeiern, monatliche clockin Events).
Executive Assistant (all genders) Arbeitgeber: Clockin
clockin bietet eine unbefristete Festanstellung und flexible Arbeitszeiten in einem dynamischen Umfeld. Das Unternehmen hat sich auf die Digitalisierung des Workforce-Managements spezialisiert und fördert Eigenverantwortung sowie innovative Ansätze im Team.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant (all genders) erhalten könnten
✨Mach mit bei E-Learning-Events!
Such nach Konferenzen oder Webinaren, die sich mit E-Learning und digitaler Bildung beschäftigen. Dort kannst du nicht nur neue Trends erfahren, sondern auch mit Branchenexperten ins Gespräch kommen und eventuell Kontakte knüpfen, die dir bei Clockin helfen können.
✨Engagiere dich in Online-Communities
Schau dir Foren und soziale Medien an, die sich mit E-Learning beschäftigen, wie z.B. LinkedIn-Gruppen oder Facebook-Communities. Poste Fragen oder teile deine Meinungen – so bekommst du nicht nur Sichtbarkeit, sondern auch wertvolle Insights und vielleicht sogar direkte Jobangebote.
✨Nutze deine Unis Ressourcen
Wenn du gerade studierst oder frisch von der Uni kommst, vergiss nicht, die Karrierezentren und Alumni-Netzwerke deiner Hochschule zu nutzen. Diese Ressourcen können dir helfen, Stellenangebote in der E-Learning-Branche zu finden, speziell bei Unternehmen wie Clockin.
✨Direkt bewerben bei Clockin!
Wir bei StudySmarter wissen, wie wichtig es ist, den direkten Draht zu suchen. Bewirb dich auf unserer Website und nutze die Möglichkeit, dein Interesse an Executive Assistant (all genders) klar und direkt zu zeigen. So bist du einen Schritt näher dran, Teil unseres Teams zu werden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (all genders) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Interesse an digitaler Bildung:In deiner Bewerbung solltest du klar machen, warum du Leidenschaft für e-Learning und digitale Bildung hast. Vielleicht hast du bereits Erfahrungen mit Online-Lernplattformen gemacht oder selbst digitale Bildungsprojekte initiiert? Teile deine Motivation und wie du bei Clockin einen Unterschied machen kannst!
Relevante Erfahrung betonen:Formuliere deinen Lebenslauf so, dass deine bisherigen Erfahrungen in der digitalen Bildung klar hervorgehoben werden. Das können Praktika, Projekte oder Studiengänge sein. Zeige direkte Zusammenhänge zwischen deinen Fähigkeiten und den Anforderungen von Executive Assistant (all genders).
Visuelle Unterlagen einfügen:In der Welt der digitalen Bildung kann es hilfreich sein, visuelle Beispiele deiner Arbeit beizufügen. Wenn du an E-Learning-Plattformen oder Lernmaterialien gearbeitet hast, kannst du Links oder Screenshots in deiner Bewerbung einfügen. Mach es der Personalabteilung von Clockin leicht, deine Kreativität und Fähigkeiten zu erkennen.
Klarheit über deine Verfügbarkeit:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, stelle sicher, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, welche Zeiträume du zur Verfügung stehst. Zeige, dass du bereit bist, dich voll und ganz in das Team von Clockin einzubringen und langfristige Ziele zu verfolgen.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Clockin vorbereitet
✨Mach dich mit den neuesten Trends vertraut
In der E-Learning-Branche ist es super wichtig, die neuesten Trends und Technologien zu kennen. Schau dir an, welche Tools und Plattformen aktuell populär sind und überlege, wie diese in die Strategien von Clockin passen könnten. Das zeigt, dass du nicht nur die Grundlagen beherrschst, sondern auch bereit bist, innovativ zu denken!
✨Portfolio, das begeistert
Stell sicher, dass du ein schönes Portfolio hast, das deine besten Arbeiten im Bereich digitale Bildung zeigt. Such dir ein paar Projekte aus, die deine Fähigkeiten in der Entwicklung von Lerninhalten oder -architekturen demonstrieren. Die Interviewer bei Clockin werden von konkreten Beispielen und Ergebnissen beeindruckt sein, die deine Herangehensweise an E-Learning zeigen.
✨Bereite dich auf technische Fragen vor
Technische Fragen sind in dieser Branche nicht ungewöhnlich. Sei bereit, Fragen zu beantworten, die sich auf deine Kenntnisse bezüglich Learning Management Systems (LMS), Content-Management-Systeme oder sogar UX/UI-Design beziehen. Das wird dir helfen zu zeigen, dass du das technische Know-how hast, um bei Clockin erfolgreich zu sein.
✨Engagement für lebenslanges Lernen
Da die Rolle in einem Vollzeitjob angesiedelt ist, wird dein Engagement für kontinuierliche Weiterbildung entscheidend sein. Mach dir Gedanken über deine eigene Lernreise und wie du dieses Engagement in die Kultur von Clockin einbringen kannst. Zeig, dass du aktiv daran interessiert bist, dich weiterzuentwickeln, sodass du nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft einen Wert bringst!
