Projektassistenz Speaker Management (m/w/d) Mannheim · Temporarily Remote

Overview

WER WIR SIND: Die CloserStill Media Germany GmbH gehört zu den führenden Veranstaltern von Messen, Events und Konferenzen in Europa – mit Fokus auf Human Resources, Betriebliches Gesundheitsmanagement und Unternehmenswandel. Als Tochterunternehmen der britischen CloserStill Media Ltd. organisiert CloserStill Media weltweit mehr als 100 führende Fachveranstaltungen in Bildung, Gesundheitswesen, Technologie und Tiermedizin – in Europa, den USA und Asien.

Wir suchen dich – für großartige Messeerlebnisse!
Du hast Spaß am Umgang mit Menschen, handelst serviceorientiert und bleibst auch bei hohem Andrang ruhig? Dann werde Teil unseres Teams und hilf uns dabei, unseren Aussteller:innen und Besucherinnen einen erstklassigen Service zu bieten und ihren Messebesuch zu einem besonderen Erlebnis zu machen.

Deine Aufgaben

In dieser Schlüsselposition bist du das Bindeglied zwischen unserem Programm-Management und den Referent:innen unserer Präsenz- und virtuellen Top-Events im HR-Bereich. Du agierst als zentrale Ansprechperson und garantierst eine exzellente Kommunikation und Koordination – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum erfolgreichen Vortrag.

• Eigenverantwortliche Koordination: Du managst die Kommunikation mit unseren nationalen und internationalen Referent:innen und bist deren kompetente Ansprechperson im Vorfeld, während und nach den Veranstaltungen.
• Präzises Datenmanagement: Du pflegst unser webbasiertes Konferenzprogramm akribisch genau und stellst sicher, dass alle erforderlichen Details von den Referent:innen vollständig und fristgerecht vorliegen.
• Ablauf-Exzellenz: Du koordinierst und briefingst interne Teams, externe Referent:innen und Dienstleister, um einen reibungslosen Eventablauf zu gewährleisten.
• Inhaltliche Qualitätssicherung: Du erstellst und kontrollierst Programmankündigungen und sorgst für die erforderlichen Grafiken in höchster Qualität.

Das bringst du mit

Du bist eine Persönlichkeit, die Eigenverantwortung schätzt, Kommunikationsstärke lebt und eine ausgeprägte Liebe zum Detail besitzt:

• Sprachkenntnisse: Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich) für die Kommunikation mit internationalen Speakern.
• Kommunikationsstärke & Empathie: Du bist eine exzellente/er kommunizierende Person, die mit Fingerspitzengefühl auf unterschiedliche Persönlichkeiten und Kulturen eingehen kann.
• Struktur & Präzision: Dein gesunder Perfektionismus treibt dich an, Prozesse und Daten fehlerfrei zu managen – bei uns zählt jedes Detail.
• Serviceorientierung: Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude am Umgang mit Kunden und Speakern.
• Organisationstalent: Hervorragendes Zeitmanagement, Priorisierung und eigenständiges Arbeiten.
• Teamplayer: Sowohl eigenständig als auch im Team erfolgreich arbeiten.
• Flexibilität: Reisebereitschaft für Präsenzveranstaltungen.

Wir bieten – das kannst du von uns erwarten

• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld.
• Ein wertschätzendes Team mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und offener Kommunikation.
• Modernes Arbeiten nach dem New-Work-Prinzip – ergonomische Arbeitsplätze, hochwertige Ausstattung und inspirierende Arbeitsatmosphäre.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit auf mobiles Arbeiten für eine gute Work-Life-Balance.
• Regelmäßige Teamevents zur Stärkung des Zusammenhalts.
• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten und klare Entwicklungsperspektiven.
• Zugang zu spannenden Fachveranstaltungen, Konferenzen und Branchen-Events.
• Attraktive Zusatzleistungen, u.a. Kooperationen mit Fitnessstudios, kostenloser Zugang zu Getränken, Obst, Snacks und Süßigkeiten, Hunde im Büro, Massage-Stuhl, wöchentlicher Englisch-Unterricht mit zertifiziertem Lehrer, Employee Assistance Program, sowie Rabatte über Benefits-Portale.

Vielfalt und Inklusion

Die CloserStill Media Germany GmbH setzt auf Vielfalt in all ihren Formen und engagiert sich für die Entwicklung eines vielfältigen und integrativen Umfelds, das Zusammenarbeit und Innovation fördert. Wir sind ein Arbeitgeber der Chancengleichheit. Alle Bewerbenden werden auf Grundlage von Verdiensten berücksichtigt – unabhängig von Alter, ethnischer Zugehörigkeit, Religion oder Weltanschauung, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Familien- oder Elternstatus oder Behinderungsstatus.

Jetzt bewerben

Du möchtest Messeerlebnisse gestalten und Kund:innen ein Lächeln ins Gesicht zaubern? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf, frühestmöglichem Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung an:

j.goelz@closerstillmedia.com

Für Fragen vorab steht dir unsere HR-Managerin Frau Janine Gölz unter j.goelz@closerstillmedia.com zur Verfügung.