Senior Administrative Assistant - Floater

Verfügbare Standorte: San Francisco oder New York

Über die Rolle

Wir suchen derzeit einen hochqualifizierten und anpassungsfähigen Floating Administrative Assistant, der unser Team verstärkt. Diese Person wird umfassende Backup-Administrative Unterstützung für Führungskräfte in verschiedenen Organisationen bieten, wenn nötig. Sie werden als wichtige Verstärkung für das Admin-Team fungieren, um geplante und ungeplante Abwesenheiten (wie PTO, Krankheitstage, Elternzeit und Sabbaticals) abzudecken und während Spitzenzeiten Unterstützung zu leisten.

Der ideale Kandidat wird eine dynamische Persönlichkeit besitzen und eine echte Begeisterung für den Umgang mit verschiedenen Personen, Abteilungen und Aspekten unserer Organisation zeigen. Mit mindestens 3-5 Jahren Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf VP-Ebene wird der erfolgreiche Kandidat ein „Chamäleon“ sein, das sich nahtlos in neue Arbeitsabläufe integriert, die betriebliche Kontinuität gewährleistet und unschätzbare Unterstützung in verschiedenen Funktionen bietet.

Hauptverantwortlichkeiten

• Nahtlose Abdeckung: Umfassende Backup-Administrative Unterstützung für Führungskräfte während der Abwesenheit von EAs bieten, dabei schnelle Kompetenz in deren spezifischem Kalender-Management, nationalen und internationalen Reisevorbereitungen sowie Spesenabrechnungen demonstrieren.
• Anpassungsfähige Priorisierung: Außergewöhnliche Multitasking-Fähigkeiten und Geschicklichkeit bei der Priorisierung von Aufgaben in einem schnelllebigen Umfeld zeigen, während akribische Aufmerksamkeit für Details, Genauigkeit und Einhaltung von Fristen gewahrt bleibt.
• Interdisziplinäre Kommunikation: Als zuverlässiger Vermittler zwischen Führungskräften und internen/externen Stakeholdern fungieren und effektive Kommunikation und Zusammenarbeit auf allen Ebenen der Organisation erleichtern.
• Projekt- & Überlaufunterstützung: Ad-hoc-Projekte, Veranstaltungskoordination und betriebliche Aufgaben mit Professionalität und Effizienz bearbeiten und Flexibilität sowie Einfallsreichtum bei der Bewältigung sich entwickelnder Prioritäten demonstrieren.
• Prozessverbesserung: Zur Effizienz der Büroabläufe beitragen, indem Bedürfnisse antizipiert, proaktiv Lösungen identifiziert und optimierte Prozesse für Übergaben und Abdeckungen implementiert werden.
• Vertraulichkeit: Hochsensible und vertrauliche Informationen jederzeit mit größter Diskretion und Professionalität behandeln.

Anforderungen

• Erfahrung: 3+ Jahre Erfahrung als Administrative Assistant oder Executive Assistant, die Führungskräfte auf Leitungsebene unterstützt.
• Anpassungsfähigkeit: Nachgewiesene Fähigkeit, schnell zu lernen und sich an die Arbeitsstile, Vorlieben und internen Prozesse verschiedener Führungskräfte anzupassen.
• Emotionale Intelligenz: Hohe emotionale Intelligenz mit starker Fähigkeit, schnell Vertrauen zu neuen Teams aufzubauen und unter Druck eine ruhige, lösungsorientierte Haltung zu bewahren.
• Kommunikation: Außergewöhnliche schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Organisation: Starke organisatorische Fähigkeiten, akribische Aufmerksamkeit für Details, Sinn für Dringlichkeit und Proaktivität.
• Projektfähigkeiten: Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung oder Leitung von ad-hoc-betrieblichen oder administrativen Projekten.

Bonuspunkte

• AI-Erfahrung: Vertrautheit mit der Nutzung von KI-Tools zur Optimierung administrativer Aufgaben und zur Steigerung der Effizienz.
• Gastgewerbehintergrund: Erfahrung im Gastgewerbe, in der Gästebetreuung oder im Luxus-Kundenservice ist sehr geschätzt.
• Google Workspace: Kenntnisse in Gmail, Kalender, Docs und Sheets.
• Navan-Erfahrung: Frühere Erfahrung mit Navan zur Buchung von Reisen und Verwaltung von Ausgaben.

Vergütung

San Francisco: Geschätztes Grundgehalt $88,000 – $110,000. New York: Geschätztes Grundgehalt $84,000 – $105,000.

Eigenkapital

Diese Rolle ist berechtigt, am Eigenkapitalplan von Cloudflare teilzunehmen.

Leistungen

• Gesundheits- und Sozialleistungen: Medizinische/Rx-Versicherung, Zahnversicherung, Augenversicherung, flexible Ausgabenrechnungen, Pendlerausgaben, Fruchtbarkeits- und Familienbildungsleistungen, On-Demand-Mentalgesundheitsunterstützung und Mitarbeiterhilfeprogramm, globale Reisekrankenversicherung.
• Finanzielle Vorteile: Kurz- und Langzeit-Invaliditätsversicherung, Lebens- und Unfallversicherung, 401(k) Altersvorsorgeplan, Mitarbeiteraktienbeteiligungsplan.
• Urlaub: Flexible bezahlte Freizeit, die Urlaub und Krankheitsurlaub abdeckt, Urlaubsprogramme, einschließlich Elternzeit, Schwangerschaftsgesundheit, medizinischer und Trauerurlaub.