Office Manager

Wer wir sind: Unser Ziel bei CloudHQ ist es, flexible, effiziente und resiliente Rechenzentrums-Lösungen für Unternehmen jeder Größe bereitzustellen. Unsere wachsende Organisation wurde von dem Pionier der Rechenzentrums-REITs gegründet. CloudHQ verfügt über hochmoderne Rechenzentrumsstandorte in zwei Standorten in Nordvirginia sowie in London, Frankfurt, Paris, Mailand und São Paulo, und wir erwarten in den nächsten Jahren ein exponentielles Wachstum sowohl in den USA als auch im Ausland.

Was die Rolle beinhaltet: Der Executive Assistant/Office Manager wird wesentliche operative, logistische und administrative Unterstützung für das Büro von CloudHQ Deutschland GmbH und den Geschäftsführer bieten. Zu den Hauptaufgaben gehören die Gewährleistung eines reibungslosen täglichen Betriebs im Büro, einschließlich der Bewertung und Optimierung der Raumnutzung.

• Überwachung und Unterstützung aller administrativen Funktionen des Büros und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
• Unterstützung des Geschäftsführers, einschließlich der Durchführung von Meetings, Reiseplanung, Terminmanagement und Ausgabenverwaltung.
• Koordination von Büro-Renovierungen, Raumplanung und Büroumzügen.
• Vermittlung von Verträgen mit Büroanbietern, einschließlich Anbietern von Büromaterial, Möbeln und Büroservices.
• Wartung des Inventars und der Organisation von Büromaterial; Sicherstellung angemessener Bestände.
• Wartung von Bürogeräten.
• Vermittlung zwischen Vermieter und Lieferanten.
• Verwaltung des Bürohaushalts, einschließlich Rechnungsbearbeitung und Zahlung von Ausgaben.
• Führung von Aufzeichnungen über Büro- und Lieferantenverträge sowie wichtige Unternehmensdokumente.
• Koordination von Büroversendungen, Lieferungen und Kurierdiensten.
• Planung und Durchführung von Bürobesprechungen und Veranstaltungen, sowohl intern als auch extern.
• Verantwortung für die Sicherheit im Büro, einschließlich Notfallvorsorge, Gesundheit und Sicherheit, Brandschutz, Erste Hilfe.
• Bereitstellung von monatlichen Berichten zu wichtigen vordefinierten Kennzahlen.
• Unterstützung der Managementteammitglieder, um einen nahtlosen Informationsfluss innerhalb von CloudHQ und zu unseren Beratern, Lieferanten und Auftragnehmern sicherzustellen.
• Effektive Zusammenarbeit mit internen Abteilungen, einschließlich Buchhaltung, IT, Recht und HR, um einen reibungslosen und effizienten Betrieb zu gewährleisten.

Anforderungen: Umfassende Kenntnisse der Büroverwaltungsverfahren. Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten. Außergewöhnliche zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kundenservicefähigkeiten. Exzellente organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details. Fähigkeit, professionelles Urteilsvermögen bei vertraulichen Angelegenheiten zu verwenden. Starke Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten mit nachweislicher Fähigkeit, Fristen einzuhalten. Kenntnisse der Microsoft Office Suite. Erfahrung mit Budget- und Buchhaltungsverfahren. Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig und effektiv zu bearbeiten. Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten und Beherrschung der englischen und deutschen Sprache in Wort und Schrift. Weitere Sprachkenntnisse wären von Vorteil. Selbstmotiviert mit der Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und Ressourcen richtig und effektiv zu nutzen. Fähigkeit, Diskretion und Vertraulichkeit in allen Aspekten der Aufgaben zu wahren. Positive, freundliche und anpassungsfähige Einstellung.

Unser idealer Kandidat wird auch folgende Eigenschaften besitzen: Bevorzugter Bachelor-Abschluss. Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung. Diese Position wird hauptsächlich im Büro an unserem Unternehmensstandort sein, mit gelegentlichen Anforderungen zur Unterstützung auf der Baustelle.