Office Manager

Wer wir sind: Unser Ziel bei CloudHQ ist es, flexible, effiziente und resiliente Rechenzentrums-Lösungen für Unternehmen jeder Größe bereitzustellen. Unsere wachsende Organisation wurde von dem Pionier der Rechenzentrums-REITs gegründet. CloudHQ verfügt über hochmoderne Rechenzentrumsstandorte in zwei Standorten in Nordvirginia sowie in London, Frankfurt, Paris, Mailand und São Paulo, und wir erwarten in den nächsten Jahren ein exponentielles Wachstum sowohl in den USA als auch im Ausland.

Was die Rolle beinhaltet: Der Executive Assistant/Office Manager wird wesentliche operative, logistische und administrative Unterstützung für das Büro von CloudHQ Germany GmbH und den Geschäftsführer bieten. Zu den Hauptaufgaben gehören die Gewährleistung eines reibungslosen täglichen Betriebs im Büro, einschließlich der Bewertung und Optimierung der Raumnutzung. Der Office Administrator sorgt für die Beschaffung und Wartung wichtiger Büromaterialien und -geräte, die Koordination von Besuchern, das Eventmanagement, die Pflege von Lieferantenbeziehungen sowie das Vertrags- und Dokumentenmanagement. Diese Person wird als proaktiver, nachdenklicher und kooperativer Partner agieren, um sicherzustellen, dass CloudHQ gut gegenüber Gästen, Besuchern und Geschäftspartnern vertreten ist.

Was Sie tun werden:

• Überwachung und Unterstützung aller administrativen Funktionen des Büros und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
• Unterstützung des Geschäftsführers, einschließlich der Organisation von Meetings, Reisen, Zeitplänen und Ausgabenmanagement.
• Durch Schaffung operativer Effizienzen das Team bei der Zeitverwaltung und Produktivitätsförderung unterstützen.
• Koordination von Bürorenovierungen, Raumplanung und Büroumzügen.
• Vermittlung von Verträgen mit Büroanbietern, einschließlich Anbietern von Büromaterialien, Möbeln und Büroservices.
• Wartung des Inventars und der Organisation von Büromaterialien; Sicherstellung angemessener Bestände.
• Koordination der Wartung von Bürogeräten.
• Als Verbindungsperson zu Vermietern und Lieferanten fungieren.
• Verwaltung des Bürohaushalts, einschließlich Rechnungsbearbeitung und Zahlung von Ausgaben.
• Führung von Aufzeichnungen über Büro- und Lieferantenverträge sowie wichtige Unternehmensdokumente.
• Als Backup und Unterstützung für das CloudHQ Site Administrative Team fungieren.
• Koordination von Büropostsendungen, Lieferungen und Kurierdiensten.
• Verantwortung für die Planung und Durchführung von Bürobesprechungen und -veranstaltungen, sowohl intern als auch extern.
• Als Sicherheitsbeauftragter des Büros fungieren, um die Notfallbereitschaft, Gesundheit und Sicherheit sowie Brandschutz und Erste Hilfe sicherzustellen.
• Verantwortung für die Lieferung vereinbarter monatlicher Berichte zu wichtigen vordefinierten Kennzahlen.
• Unterstützung der Mitglieder des Managementteams, um einen nahtlosen Informationsfluss innerhalb von CloudHQ sowie zu unseren Beratern, Lieferanten und Auftragnehmern sicherzustellen.
• Effektive Zusammenarbeit mit internen Abteilungen, einschließlich Buchhaltung, IT, Recht und HR, um einen reibungslosen und effizienten Betrieb sicherzustellen.

Anforderungen:

• Umfangreiche Kenntnisse der Büroverwaltungsverfahren.
• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Außergewöhnliche zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kundenservicefähigkeiten.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details.
• Fähigkeit, professionelles Urteilsvermögen bei vertraulichen Angelegenheiten zu verwenden.
• Starke Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten mit nachgewiesener Fähigkeit, Fristen einzuhalten.
• Kenntnisse der Microsoft Office Suite.
• Erfahrung mit Budget- und Buchhaltungsverfahren.
• Fähigkeit, an mehreren Projekten gleichzeitig effektiv zu arbeiten.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten und Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift. Weitere Sprachkenntnisse wären von Vorteil.
• Selbstmotiviert mit der Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und Ressourcen richtig und effektiv zu nutzen.
• Fähigkeit, Diskretion und Vertraulichkeit in allen Aspekten der Arbeitsaufgaben zu wahren.
• Positive, freundliche und anpassungsfähige Einstellung.

Unser idealer Kandidat wird auch folgende Eigenschaften besitzen:

• Bevorzugter Bachelor-Abschluss.
• Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung.
• Diese Position wird hauptsächlich im Büro an unserem Unternehmensstandort sein, mit gelegentlichen Anforderungen zur Unterstützung auf der Baustelle.