Office Manager

Unser Ziel bei CloudHQ ist es, flexible, effiziente und widerstandsfähige Rechenzentrums-Lösungen für Unternehmen jeder Größe bereitzustellen. Unsere wachsende Organisation wurde von einem Pionier der Rechenzentrums-REITs gegründet. CloudHQ verfügt über hochmoderne Rechenzentrumsstandorte in zwei Standorten in Nordvirginia sowie in London, Frankfurt, Paris, Mailand und São Paulo, und wir erwarten in den kommenden Jahren ein exponentielles Wachstum sowohl in den USA als auch im Ausland.

Was die Rolle beinhaltet

Der Executive Assistant/Office Manager wird wesentliche operative, logistische und administrative Unterstützung für das Büro von CloudHQ Deutschland GmbH und den Geschäftsführer bieten. Zu den Hauptaufgaben gehören:

• Sicherstellung eines reibungslosen täglichen Betriebs im Büro, einschließlich der Bewertung und Optimierung der Raumnutzung.
• Gewährleistung der Beschaffung und Wartung von wesentlichen Büromaterialien und -ausstattungen.
• Koordination von Besuchern, Veranstaltungsmanagement, Pflege von Lieferantenbeziehungen sowie Vertrags- und Dokumentenmanagement.
• Proaktive, durchdachte und kollaborative Partnerschaft zur Gewährleistung einer guten Vertretung von CloudHQ gegenüber Gästen, Besuchern und Geschäftspartnern.

Was Sie tun werden

• Überwachung und Unterstützung aller administrativen Funktionen des Büros und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
• Unterstützung des Geschäftsführers, einschließlich der Durchführung von Meetings, Reiseplanung, Termin- und Ausgabenmanagement.
• Schaffung operativer Effizienzen zur Unterstützung des Teams bei der Zeitverwaltung und Produktivitätsförderung.
• Koordination von Bürorenovierungen, Raumplanung und Büroumzügen.
• Vermittlung von Verträgen mit Büroanbietern, einschließlich Anbietern von Büromaterialien, Möbeln und Büroservices.
• Wartung des Inventars und der Organisation von Büromaterialien; Sicherstellung angemessener Bestände.
• Wartung von Bürogeräten.
• Vermittlung zwischen Vermieter und Lieferanten.
• Verwaltung des Bürohaushalts, einschließlich Rechnungsbearbeitung und Zahlung von Ausgaben.
• Führung von Aufzeichnungen über Büro- und Lieferantenverträge sowie wichtige Unternehmensdokumente.
• Unterstützung des CloudHQ Site Administrative Teams.
• Koordination von Büroversendungen, Lieferungen und Kurierdiensten.
• Verantwortung für die Planung und Durchführung von Bürobesprechungen und -veranstaltungen, sowohl intern als auch extern.
• Übernahme der Rolle des Sicherheitsbeauftragten im Büro, Gewährleistung der Notfallbereitschaft, Gesundheit und Sicherheit, Brandschutz, Erste Hilfe.
• Verantwortung für die Lieferung vereinbarter monatlicher Berichte zu wichtigen vordefinierten Kennzahlen.
• Unterstützung der Mitglieder des Managementteams zur Gewährleistung eines nahtlosen Informationsflusses innerhalb von CloudHQ sowie zu unseren Beratern, Lieferanten und Auftragnehmern.
• Effektive Zusammenarbeit mit internen Abteilungen, einschließlich Buchhaltung, IT, Recht und Personalwesen, um einen reibungslosen und effizienten Betrieb sicherzustellen.

Anforderungen

• Umfangreiche Kenntnisse der Büroverwaltungsverfahren.
• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Außergewöhnliche zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kundenservicefähigkeiten.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details.
• Fähigkeit, professionelles Urteilsvermögen bei vertraulichen Angelegenheiten zu verwenden.
• Starke Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten mit nachweislicher Fähigkeit, Fristen einzuhalten.
• Kenntnisse der Microsoft Office Suite.
• Erfahrung mit Budget- und Buchhaltungsverfahren.
• Fähigkeit, an mehreren Projekten gleichzeitig effektiv zu arbeiten.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
• Selbstmotiviert mit der Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und Ressourcen richtig und effektiv zu nutzen.
• Fähigkeit, Diskretion und Vertraulichkeit in allen Aspekten der Arbeitsaufgaben zu wahren.
• Positive, freundliche und anpassungsfähige Einstellung.

Unser idealer Kandidat wird auch folgende Eigenschaften besitzen:

• Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung.
• Diese Position wird hauptsächlich im Büro an unserem Unternehmensstandort sein, mit gelegentlichen Anforderungen zur Unterstützung auf der Baustelle.

Senioritätsstufe: Mid-Senior level

Beschäftigungsart: Vollzeit

Berufsbereich: Allgemeines Geschäft, Management und Verwaltung

Branchen: Immobilien, Ingenieurdienstleistungen und Bauwesen