Procurement & Contracts Manager - EMEA

Um sich zu qualifizieren, müssen Sie im Vereinigten Königreich, Frankreich oder Deutschland ansässig sein. Die Rolle umfasst auch Reisen zu unseren Standorten und Büros in EMEA.

Wer wir sind

Bei CloudHQ ist es unsere Mission, flexible, effiziente und resiliente Rechenzentrums-Lösungen für Unternehmen weltweit bereitzustellen. Wir sind eine schnell wachsende Organisation mit modernen Rechenzentrumsstandorten weltweit in Städten wie Ashburn, London, Frankfurt, Paris, Mailand, Osaka und São Paulo. Während wir uns in einer spannenden Phase des globalen Wachstums befinden, suchen wir nach erstklassigen Talenten, um unseren Erfolg voranzutreiben und die Zukunft von CloudHQ zu gestalten.

Rollenübersicht

Der Procurement & Contracts Manager wird ein Schlüsselmitglied des CloudHQ Development & Construction-Teams sein, verantwortlich für die Leitung der täglichen Beschaffungs- und Vertragsverwaltungsfunktionen in EMEA. Diese Rolle wird die praktische Verwaltung der Beschaffungsprozesse, Tender-Governance, Vertragsabläufe, Genehmigungen, Dokumentenkontrollen und Beschaffungsberichte über das regionale Projektportfolio hinweg übernehmen.

Die Rolle unterstützt Projekte von der frühen Beschaffungsplanung und Anbieterengagement über Ausschreibungen, Vertragsvorbereitung, Genehmigung, Ausführung bis hin zum Abschluss. Dies ist eine praktische Rolle mit Verantwortung für den Prozess, die darauf abzielt, sicherzustellen, dass Beschaffungs- und Vertragsaktivitäten strukturiert, kontrolliert, dokumentiert und konsistent in EMEA vorangetrieben werden.

Der Procurement & Contracts Manager wird eng mit Kostenmanagern, Projektmanagern, Rechtsabteilung, Finanzen, Risiko & Versicherung, Entwicklung, externen Beratern, Anbietern und anderen internen Stakeholdern zusammenarbeiten, um die Beschaffungs- und Vertragsaktivitäten gemäß den Anforderungen von CloudHQ voranzutreiben.

Hauptverantwortlichkeiten

• Beschaffungsrahmen, Pipeline & Tender-Management
  • Beschaffungsrahmen – Pflege und Entwicklung der EMEA-Beschaffungsprozesse, Tender-Governance, Genehmigungswege, Tracker und Vorlagen.
  • Beschaffungspipeline – Verwaltung der Sichtbarkeit von laufenden und bevorstehenden Beschaffungen, einschließlich Ausschreibungsdaten, Vergabedaten, Genehmigungen und Vertragsmeilensteinen.
  • Ausschreibungsmanagement – Leitung des Ausschreibungsverwaltungsprozesses, einschließlich Ausschreibungsausgabe, Anfragen, Klarstellungen, Nachträge, Rückgaben und Ausschreibungsunterlagen.
  • Beschaffungsplanung – Unterstützung der Projektteams bei der Pflege klarer Beschaffungspläne, Sequenzierung, Ausschreibungswegen und wichtigen Beschaffungsmeilensteinen.
• Anbieter- & Lieferantenmanagement
  • Anbieterengagement – Unterstützung bei der Marktbeteiligung, Anbieteransprache, Vorqualifizierung, Fähigkeitsbewertungen und Onboarding.
  • Anbieterdaten – Pflege von Aufzeichnungen über Anbieterkontakte, Fähigkeiten, Teilnahme an Ausschreibungen, Ernennungen und Projektverlauf.
  • Lieferantenleistung – Unterstützung bei der Entwicklung von Leistungsnachverfolgung, Lessons Learned und Sichtbarkeit bevorzugter Anbieter.
• Vertragsprozessmanagement
  • Vertragsablauf – Verwaltung des Vertragsverwaltungsprozesses von der Beschaffungsinitiierung bis zur Vertragserfüllung.
  • Vertragspakete – Koordination der Vorbereitung von Vertragspaketen, einschließlich Vorlagen, Zeitplänen, Anlagen, Genehmigungsunterlagen und unterstützender Dokumentation.
  • Ausführungsprozess – Verwaltung der Genehmigungs-, Unterschrifts- und Ausführungsschritte, um sicherzustellen, dass Verträge in der richtigen Reihenfolge vorankommen und vollständig dokumentiert sind, sobald sie abgeschlossen sind.
• Governance, Genehmigungen & Stakeholder-Koordination
  • Genehmigungen und Autorität – Pflege von Genehmigungstrackern, Autoritätsanforderungen, Unterschriftswegen und Nachweisen interner Genehmigungen.
  • Vor-Ausführungsanforderungen – Sicherstellung, dass rechtliche, finanzielle, versicherungs- und kreditgebende sowie andere interne Anforderungen identifiziert und erfüllt werden, bevor der Vertrag ausgeführt wird.
  • Stakeholder-Koordination – Koordination mit internen Teams, externen Beratern und Anbietern, um Beschaffungs- und Vertragsangelegenheiten voranzutreiben, Maßnahmen zu klären und Blockaden zu beseitigen, wo erforderlich.
• Dokumentenverwaltung & Berichterstattung
  • Dokumentenverwaltung – Pflege sauberer und konsistenter Beschaffungs- und Vertragsunterlagen, einschließlich Ordnerstrukturen, Namenskonventionen, Versionskontrolle und ausgeführter Dokumente.
  • Berichterstattung – Pflege von Beschaffungs-Dashboards, Vergabeverfolgern, Vertragsstatusberichten, Aktionsprotokollen und Pipeline-Updates.
  • Datenqualität – Sicherstellung, dass Beschaffungs- und Vertragsverfolger genau, aktuell und für das Management-Reporting geeignet sind.
• Kontinuierliche Verbesserung & Funktionsentwicklung
  • Prozessverbesserung – Identifizierung wiederkehrender Probleme, Verbesserung von Arbeitsabläufen und Standardisierung von Checklisten, Vorlagen und Prozessen.
  • Leitfäden und Onboarding – Unterstützung von Beschaffungs-Handbüchern, Vertrags-Checklisten, Genehmigungsleitfäden und Schulungsmaterialien für interne Teams und externe Berater.
  • Funktionsentwicklung – Unterstützung der kontinuierlichen Entwicklung der EMEA-Beschaffungs- und Vertragsverwaltungsfunktion, während das Projektportfolio wächst, einschließlich der Mitgestaltung zukünftiger Rollen, Prozesse, Systeme und Ressourcenanforderungen.

Wichtige Fähigkeiten und Erfahrungen

• Starkes Verständnis der Beschaffung im Bauwesen, Ausschreibungen und Vertragsverwaltungsprozesse.
• Erfahrung in der Verwaltung von Beschaffungsabläufen, Ausschreibungsunterlagen, Vertragsgenehmigungen und Projektdokumentation.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit.
• Fähigkeit, mehrere Ausschreibungen, Verträge, Stakeholder und Genehmigungsprozesse gleichzeitig zu verwalten.
• Kommerzielles Bewusstsein mit der Fähigkeit, den Ausschreibungsumfang, Ausschlüsse, Annahmen, Beschaffungsrisiken und Genehmigungen zu verstehen.
• Selbstbewusstsein im Umgang mit internen und externen Stakeholdern.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten, vereinbarte Governance-Prozesse zu befolgen und Probleme angemessen zu eskalieren.
• Komfortable Durchführung sowohl von Prozessmanagement- als auch von praktischen administrativen Aufgaben.
• Starke Excel- und Berichtsfähigkeiten.
• Fähigkeit, effektiv in einem schnelllebigen, multi-projekt- und multi-ländlichen Umfeld zu arbeiten.
• Bereitschaft zu reisen, wie erforderlich, in EMEA.

Schließen Sie sich unserem wachsenden Team an und helfen Sie, die Zukunft der technologiekritischen Entwicklung in Europa zu gestalten. Für weitere Informationen besuchen Sie unsere LinkedIn-Seite oder kontaktieren Sie recruiting@cloudhq.com.