Procurements and Contract Manager

Um für diese Position in Betracht gezogen zu werden, müssen Sie in Großbritannien, Frankreich oder Deutschland ansässig sein. Die Rolle umfasst auch Reisen zu unseren Standorten und Büros in EMEA.

Bei CloudHQ ist es unsere Mission, flexible, effiziente und resiliente Rechenzentrumslösungen für Unternehmen weltweit bereitzustellen. Als schnell wachsendes Unternehmen mit modernen Rechenzentrumsstandorten weltweit suchen wir nach erstklassigen Talenten, um unseren Erfolg voranzutreiben und die Zukunft von CloudHQ zu gestalten.

Der Procurement & Contracts Manager wird ein Schlüsselmitglied des CloudHQ Development & Construction-Teams sein und ist verantwortlich für die Leitung der täglichen Beschaffungs- und Vertragsverwaltungsfunktionen in EMEA. Diese Rolle berichtet an den Director of Cost & Procurement und ist für das praktische Management der Beschaffungsprozesse, Tender-Governance, Vertragsabläufe, Genehmigungen, Dokumentenkontrollen und Beschaffungsberichte im regionalen Projektportfolio zuständig.

Die Rolle unterstützt Projekte von der frühen Beschaffungsplanung und Anbieterengagement über Ausschreibungen, Vertragsvorbereitung, Genehmigung, Ausführung bis hin zum Abschluss. Dies ist eine praktische Rolle mit Verantwortung für Prozesse, die sicherstellt, dass Beschaffungs- und Vertragsaktivitäten strukturiert, kontrolliert, dokumentiert und konsistent in EMEA vorangetrieben werden.

Mit dem Wachstum des EMEA-Portfolios von CloudHQ wird diese Rolle eine wichtige Rolle bei der Entwicklung der Beschaffungs- und Vertragsverwaltungsfunktion spielen, einschließlich der Verbesserung von Prozessen, der Verankerung von Governance-Standards und der Unterstützung des zukünftigen Wachstums des Teams.

Der Procurement & Contracts Manager wird eng mit Kostenmanagern, Projektmanagern, Rechtsabteilung, Finanzen, Risiko & Versicherung, Entwicklung, externen Beratern, Anbietern und anderen internen Stakeholdern zusammenarbeiten, um die Beschaffungs- und Vertragsaktivitäten gemäß den Anforderungen von CloudHQ voranzutreiben.

• Beschaffungsrahmen, Pipeline & Tender-Management
• Beschaffungsrahmen – Pflege und Entwicklung der EMEA-Beschaffungsprozesse, Tender-Governance, Genehmigungswege, Tracker und Vorlagen.
• Beschaffungs-Pipeline – Verwaltung der Sichtbarkeit von laufenden und bevorstehenden Beschaffungen, einschließlich Ausschreibungsdaten, Vergabedaten, Genehmigungen und Vertragsmeilensteinen.
• Tender-Management – Leitung des Tender-Verwaltungsprozesses, einschließlich Ausschreibungsausgabe, Anfragen, Klarstellungen, Nachträge, Rückgaben und Tenderunterlagen.
• Beschaffungsplanung – Unterstützung der Projektteams bei der Pflege klarer Beschaffungspläne, Sequenzierung, Ausschreibungswegen und wichtigen Beschaffungsmeilensteinen.

• Anbieter- und Lieferantenmanagement
• Anbieterengagement – Unterstützung bei der Marktbeteiligung, Anbieteransprache, Vorqualifizierung, Fähigkeitsbewertungen und Onboarding.
• Anbieterakten – Pflege von Aufzeichnungen über Anbieterkontakte, Fähigkeiten, Teilnahme an Ausschreibungen, Ernennungen und Projektverlauf.
• Lieferantenleistung – Unterstützung bei der Entwicklung von Leistungsnachverfolgung, Lessons Learned und Sichtbarkeit bevorzugter Anbieter.

• Vertragsprozessmanagement
• Vertragsablauf – Verwaltung des Vertragsverwaltungsprozesses von der Beschaffungsinitiierung bis zur Vertragserfüllung.
• Vertragspakete – Koordination der Vorbereitung von Vertragspaketen, einschließlich Vorlagen, Zeitplänen, Anlagen, Genehmigungsunterlagen und unterstützender Dokumentation.
• Voraussetzungen vor der Ausführung – Sicherstellung, dass rechtliche, finanzielle, versicherungs- und kreditgebende sowie andere interne Anforderungen identifiziert und erfüllt werden, bevor der Vertrag ausgeführt wird.
• Stakeholder-Koordination – Koordination mit internen Teams, externen Beratern und Anbietern, um Beschaffungs- und Vertragsangelegenheiten voranzutreiben, Maßnahmen zu klären und Blockaden bei Bedarf zu eskalieren.

• Dokumentenverwaltung & Berichterstattung
• Dokumentenverwaltung – Pflege sauberer und konsistenter Beschaffungs- und Vertragsunterlagen, einschließlich Ordnerstrukturen, Namenskonventionen, Versionskontrolle und ausgeführter Dokumente.
• Berichterstattung – Pflege von Beschaffungs-Dashboards, Vergabeverfolgern, Vertragsstatusberichten, Aktionsprotokollen und Pipeline-Updates.
• Datenqualität – Sicherstellung, dass Beschaffungs- und Vertragsverfolger genau, aktuell und für das Management-Reporting geeignet sind.

• Kontinuierliche Verbesserung & Funktionsentwicklung
• Leitfäden und Onboarding – Unterstützung von Beschaffungsleitfäden, Vertragschecklisten, Genehmigungsleitfäden und Schulungsmaterialien für interne Teams und externe Berater.
• Funktionsentwicklung – Unterstützung der kontinuierlichen Entwicklung der EMEA-Beschaffungs- und Vertragsverwaltungsfunktion, während das Projektportfolio wächst, einschließlich der Mitgestaltung zukünftiger Rollen, Prozesse, Systeme und Ressourcenanforderungen.

Starkes Verständnis für Beschaffungs-, Ausschreibungs- und Vertragsverwaltungsprozesse im Bauwesen. Erfahrung in der Verwaltung von Beschaffungsabläufen, Tenderunterlagen, Vertragsgenehmigungen und Projektdokumentation. Kommerzielle Sensibilität mit der Fähigkeit, den Ausschreibungsumfang, Ausschlüsse, Annahmen, Beschaffungsrisiken und Genehmigungen zu verstehen. Fähigkeit, sowohl Prozessmanagement- als auch praktische Verwaltungsaufgaben effektiv auszuführen. Starke Excel- und Berichtsfähigkeiten. Fähigkeit, effektiv in einer schnelllebigen, multi-projekt- und multi-ländlichen Umgebung zu arbeiten. Bereitschaft zu reisen, wie erforderlich.